Management Assistant

UNIQUE; Watermaal-Bosvoorde; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

UNIQUE à Bruxelles recherche un(e) Management Assistant polyvalent(e) pour apporter un soutien administratif à l’équipe de direction. Vous serez en charge de la gestion des agendas, de la coordination des voyages et du suivi de divers dossiers administratifs.

Le candidat idéal a une expérience antérieure en administration et est prêt à travailler dans un environnement dynamique. Rejoignez une structure à taille humaine où vous pouvez évoluer !

Qualifications

• Expérience dans un rôle administratif similaire.
• Compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Support administratif pour 8 membres de la direction.
• Gestion complexe des agendas et coordination des réunions.
• Organisation des voyages d'affaires internationaux.

Description du poste

Envie de rejoindre une structure internationale à taille humaine à Bruxelles et de vivre une expérience professionnelle stimulante? Nous recherchons un(e) Management Assistant polyvalent(e) pour un rôle riche et varié, aux côtés de l’Office Manager et d’un(e) autre Management Assistant.

Responsabilités principales

• Support administratif pour 8 membres du management (1 Partner, 2 Directors et 5 profils juniors)
• Gestion complexe des agendas (planification, coordination et suivi des réunions)
• Préparation logistique et administrative des réunions
• Coordination des contacts avec les partenaires externes et les autres départements
• Organisation complète des voyages d’affaires internationaux (de A à Z)
• Gestion des notes de frais et des réconciliations Mastercard
• Suivi des e-mails, préparation et suivi de dossiers
• Impression, reliure et préparation de documents
• Suivi des rapports ESG trimestriels
• Gestion du classement et de l’archivage digital des documents

Tâches partagées (en rotation avec l’équipe)

• Accueil des visiteurs, fournisseurs et prestataires
• Préparation des salles de réunion, coordination du catering, commande de taxis
• Commande de fournitures de bureau et gestion des lunchs quotidiens
• Supervision du bon fonctionnement du bureau (stock, imprimantes, espaces communs, etc.)