Executive assistant (part-time)

Biopark; Henegouwen; Hybrid; EUR 23,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

CDI à mi-temps

Autonomie dans l’organisation du work

Équipe à taille humaine

Environnement biotech

Job summary

Stellaris SA, biotech belge basée à Charleroi, recherche un assistant exécutif à temps partiel pour soutenir le CEO et l'équipe dans un environnement technologique au rythme soutenu.

Vous assurerez le fonctionnement quotidien: gestion administrative, facturation via Odoo, documents RH et onboarding, organisation de réunions, déplacements et suivis. Maîtrise d'Odoo et DocuSign appréciée; anglais B1 requis.

Qualifications

• Première expérience dans une fonction administrative polyvalente, idéalement PME/biotech/pharma.
• Expérience en facturation et suivi des pièces justificatives; pas comptable.
• Maîtrise d'Odoo et DocuSign appréciée; anglais B1 requis.
• Organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs sujets.

Responsibilities

• Gestion administrative quotidienne: mails, orientation des demandes, suivi des actions.
• Support à la facturation: encodage des factures, suivi administratif et archivage.
• Préparation des dossiers et pièces justificatives, audits et demandes.
• Administration RH: onboarding des nouveaux collaborateurs, suivi des signatures.
• Organisation d'activités internes et team buildings.
• Suivi des contrats via DocuSign et relances.
• Gestion des commandes et fournitures, organisation des réunions et déplacements.
• Mise à jour des listes et archivage des documents.
• Support ponctuel à divers projets opérationnels.

Skills

Gestion administrative

Facturation

Odoo

DocuSign

Anglais (B1)

Organisation

Discrétion

Proactivité

Tools

Odoo

DocuSign

Job description

Executive assistant (part-time) STELLARIS SA

Afin de soutenir le CEO et l'équipe, nous recherchons un soutien administratif et organisationnel, afin de leur permettre de travailler de maniere efficace et optimale dans un environnement technologique au rythme soutenu.

Stellaris est une société biotechnologique belge basée à Charleroi, dédiée au développement de thérapies innovantes pour le traitement de la fibrose. À travers le développement de nouvelles petites molécules thérapeutiques, Stellaris ambitionne de faire progresser la recherche et d’apporter de nouvelles solutions aux patients.

Évoluer chez Stellaris, c’est rejoindre une biotech en pleine croissance, dans un environnement scientifique, entrepreneurial et international.

Afin de soutenir le CEO et l'équipe, nous recherchons un soutien administratif et organisationnel, afin de leur permettre de travailler de maniere efficace et optimale dans un environnement technologique au rythme soutenu.

Vos responsabilités

Vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien du bureau et apporterez un support administratif à l'ensemble de l'équipe.

Vos responsabilités comprendront notamment :

• Gestion administrative quotidienne : suivi des boîtes mails générales, traitement et orientation des demandes, suivi des actions jusqu'à leur finalisation
• Support à la facturation : encodage des factures dans Odoo, suivi administratif des factures et préparation/classement des documents nécessaires
• Préparation des dossiers administratifs et rassemblement des pièces justificatives nécessaires, notamment dans le cadre d'audits ou de demandes spécifiques
• Administration RH : préparation et classement de documents, suivi des signatures, mise à jour des dossiers, support administratif lors de l'onboarding de nouveaux collaborateurs
• Organisation d'activités internes et de team buildings
• Suivi des contrats et documents via DocuSign, notamment avec les partenaires externes, et relance des différentes parties lorsque nécessaire
• Gestion des commandes et fournitures du bureau et suivi des prestataires
• Organisation pratique des réunions, agendas, déplacements et autres besoins logistiques de l'équipe
• Mise à jour des listes, fichiers et tableaux de suivi
• Classement et archivage rigoureux des documents
• Support ponctuel à différents projets ou besoins opérationnels de l'équipe

Votre profil

Nous recherchons avant tout une personne qui apprécie un rôle administratif très polyvalent et concret, au sein d'une petite structure.

• Vous avez une première expérience dans une fonction administrative polyvalente, idéalement au sein d'une PME, biotech, pharma ou environnement similaire
• Vous avez déjà été en contact avec de la facturation : encodage et suivi de factures, préparation et classement des pièces justificatives, etc. Il ne s'agit pas d'une fonction de comptable
• Une première expérience avec Odoo constitue un réel atout
• Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les environnements digitaux ; une expérience avec DocuSign est appréciée
• Vous avez un niveau d'anglais d'au moins B1, vous permettant de gérer des échanges et documents professionnels courants
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle
• Vous aimez prendre les choses en main et assurer leur suivi jusqu'à leur finalisation
• Vous faites preuve de discrétion, de proactivité et d'un véritable sens du service
• Vous vous sentez à l'aise dans une petite équipe où les responsabilités sont variées et où chacun contribue au fonctionnement quotidien de l'entreprise

Ce que la société propose

• Un CDI à mi-temps ou à 4/5ème, selon le profil
• Une fonction variée, avec une réelle autonomie dans l'organisation du travail
• Une équipe à taille humaine où votre contribution aura un impact direct sur le fonctionnement quotidien de l société
• L'opportunité de rejoindre une aventure scientifique ambitieuse au service de patients atteints de maladies graves
• Un environnement de travail au cœur d'un écosystème biotech reconnu