Operations Coördinator

CATERING COMPANY; Bredene; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Making Memories zoekt een Operations Coördinator die structuur brengt in onze eventprojecten. Je werkt als rechterhand van de COO en bewaakt deadlines, zodat afspraken ook echt uitgevoerd worden.

Je trekt mee aan dossiers, plant crew aan en onderhoudt contacten met leveranciers en partners, zowel op kantoor als op locatie tijdens events. De rol combineert kantoorwerk met hands-on support op terreinen, en vereist enthousiasme voor drukte tijdens evenementen en een pragmatische aanpak bij telkens

Qualifications

• Administratieve opvolging van lopende projecten en dossiers.
• Personeelsplanningen opmaken en communicatie met crew.
• Contracten en offertes opvolgen en deadlines bewaken.

Responsibilities

• Administratieve opvolging van lopende projecten en dossiers.
• Personeelsplanningen opmaken, crew contacteren, briefings opmaken.
• Contracten, offertes en andere administratieve documenten opvolgen.
• Deadlines bewaken en openstaande actiepunt opvolgen.
• Meetings voorbereiden en gemaakte afspraken opvolgen.
• Contact opnemen met collega’s, leveranciers en externe partners.
• Structuur brengen in lopende dossiers en interne processen ondersteunen.
• Praktische afspraken en aanvragen opvolgen.

Skills

Administratieve coördinatie

Planningsvaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

MS Office / Microsoft Office

Tools

MS Office

Job description

Breng structuur in de mooiste evenementen van Vlaanderen. Ben jij administratief ijzersterk, hou je ervan om structuur te brengen en ben je tegelijk niet bang om op een event zelf de handen uit de mouwen te steken?

Dan ben jij misschien de Operations Coördinator die wij zoeken.

Bij Making Memories organiseren we de mooiste evenementen van Vlaanderen. Van winterevents en kerstmarkten tot zomerbars en foodconcepten. Achter elk van die projecten schuilt een sterke voorbereiding. Daar speel jij een sleutelrol in.

De job

Je bent de rechterhand van onze COO en zorgt ervoor dat procten, dossiers en collega’s vooruit blijven gaan. Je brengt structuur, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken ook écht uitgevoerd worden. Jouw belangrijkste verantwoordelijkheid is ervoor zorgen dat zaken opgevolgd worden.

• Administratieve opvolging van lopende projecten en dossiers;
• Personeelsplanningen opmaken, crew contacteren, briefings opmaken;
• Contracten, offertes en andere administratieve documenten opvolgen;
• Deadlines bewaken en openstaande actiepunten opvolgen;
• Meetings voorbereiden en gemaakte afspraken verder opvolgen;
• Contact opnemen met collega’s, leveranciers en externe partners;
• Structuur brengen in verschillende lopende dossiers;
• Interne processen administratief ondersteunen en verbeteren;
• Praktische afspraken en aanvragen opvolgen;

Je bent de lijm binnen het team. Je zorgt ervoor dat iedereen binnen het team funcioneert naar behoefte en kan groeien.

Van kantoor naar het terrein

Het grootste deel van je voorbereidende werk gebeurt op kantoor, maar Making Memories is een evenementenbureau. Wanneer onze projecten live gaan, verwachten we dat je ook op locatie mee ondersteunt. Dat betekent dat je bijvoorbeeld:

• Een production office mee operationeel maakt;
• Zorgt dat alle documenten en materiaal aanwezig zijn;
• Administratieve ondersteuning biedt op locatie;
• Crew, leveranciers of partners praktisch verder helpt.

Kortom, dit is geen klassieke nine-to-five bureaujob, maar een functie waarbij je de memories ook van dichtbij beleeft. We vinden die ingesteldheid zeer belangrijk. We zoeken iemand die energie haalt uit een druk eventweekend en die het net leuk vindt om af en toe het resultaat van al zijn/haar voorbereidingen zelf op het terrein te beleven.