Office Manager (deeltijds)

Tentmoment; Belgique; Remote; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

Job summary

Tentmoment, onderdeel van Veldeman Group en gevestigd in Maldegem, zoekt een Office Manager die de operationele administratie strak beheert. Je ondersteunt planning, tijdsregistratie, en projectadministratie zodat dossiers vlot verlopen. Een hands-on teamspeler met administratieve kracht zorgt voor een vlekkeloze interne workflow.

Met ervaring in soortgelijke rollen werk je aan kostenbewaking, boekingen en facturatie, en draag je bij aan procesverbeteringen in een dynamische omgeving.

Qualifications

• Enige jaren ervaring in een gelijkaardige rol.
• Administratief sterk, gestructureerd en organisatorisch onderlegd.
• Een echte teamspeler die flexibel schakelt binnen een klein en dynamisch team.
• Sterk in plannen, prioriteiten stellen en overzicht bewaren.
• Communicatief vaardig, oplossingsgericht en stressbestendig.
• Hands-on ingesteld en ownership nemen.
• Ervaring in een technische, logistieke of bouwgerelateerde omgeving is een plus.
• Basiskennis van de sector of bereidheid om deze snel aan te leren.

Responsibilities

• De werkplanning van eigen en ingehuurd personeel opvolgen en administratief ondersteunen.
• Tijdsregistraties beheren en vervolledigen voor intern en extern personeel.
• Extern personeel administratief aanmelden en opvolgen volgens de geldende wetgeving.
• Hotelovernachtingen boeken en administratief verwerken.
• Transporten en hulpmiddelen administratief opvolgen en registreren.
• Inhuur van hulpmiddelen, transport en rollend materieel administratief verwerken.
• Keuringen, onderhoud en reserveraties van voertuigen, heftrucks en rollend materiaal opvolgen.
• Materialen controleren en administratief opvolgen.
• Projectgebonden bestellingen plaatsen en beheren, zoals verwarming, verlichting en HVAC.
• Projectfacturatie opmaken, verzenden en opvolgen, inclusief extra geleverde diensten.
• Problemen of onverwachte situaties binnen de projectadministratie mee oplossen en opvolgen.
• Je bent backup voor de tijdsregistratie via geodynamics.
• Ondersteuning van de sales in voorbereiding, opvolging en uitwerking van dossiers.

Skills

Administratieve ervaring

Teamplayer

Plannen en organiseren

Communicatief

Stressbestendig

Hands-on

Geodynamics ervaring

Tools

Geodynamics

Job description

Bij Tentmoment, part of Veldeman Group en gevestigd in Maldegem, bouwen we tentstructuren voor onvergetelijke evenementen en industriële toepassingen, van tijdelijke eventlocaties tot praktische oplossingen voor bedrijven.

Je komt terecht in een hecht team van doorzetters die geen uitdaging uit de weg gaan en samen altijd die extra mile gaan om indrukwekkende constructies neer te zetten. Respect, samenwerking en werkplezier vormen de basis van alles wat we doen. Hier werk je niet alleen, hier bouw je samen.

Challenge our limits – houd jij onze operationele administratie strak georganiseerd?

Ben jij een ervaren, gestructureerde en hands-on administratieve duizendpoot die energie krijgt van overzicht creëren, plannen opvolgen en operationele processen vlot laten draaien?

Als Office Manager ben jij een centrale spil binnen onze organisatie. Je ondersteunt onze operationele werking en zorgt ervoor dat administratie, planning en opvolging perfect op elkaar afgestemd zijn.

• De werkplanning van eigen en ingehuurd personeel opvolgen en administratief ondersteunen.
• Tijdsregistraties beheren en vervolledigen voor intern en extern personeel.
• Extern personeel administratief aanmelden en opvolgen volgens de geldende wetgeving.
• Hotelovernachtingen boeken en administratief verwerken.
• Transporten en hulpmiddelen administratief opvolgen en registreren.
• Inhuur van hulpmiddelen, transport en rollend materieel administratief verwerken.
• Keuringen, onderhoud en reservaties van voertuigen, heftrucks en rollend materiaal opvolgen.
• Materialen controleren en administratief opvolgen.
• Projectgebonden bestellingen plaatsen en beheren, zoals verwarming, verlichting en HVAC.
• Projectfacturatie opmaken, verzenden en opvolgen, inclusief extra geleverde diensten.
• Problemen of onverwachte situaties binnen de projectadministratie mee oplossen en opvolgen.
• Je bent backup voor de tijdsregistratie via geodynamics.
• Ondersteuning van de sales in voorbereiding, opvolging en uitwerking van dossiers.

Zo maak jij het verschil

• Je hebt reeds een aantal jaren ervaring in een soortgelijke rol.
• Administratief sterk, gestructureerd en organisatorisch onderlegd.
• Een echte teamplayer die flexibel schakelt binnen een klein en dynamisch team.
• Sterk in plannen, prioriteiten stellen en overzicht bewaren.
• Communicatief vaardig, oplossingsgericht en stressbestendig.
• Hands-on ingesteld en niet bang om ownership te nemen.
• Ervaring in een technische, logistieke of bouwgerelateerde omgeving is een plus.
• Basiskennis van de sector of bereidheid om deze snel aan te leren.

Zo maken wij het verschil

• Een functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid.
• Een sleutelrol binnen een dynamische operationele omgeving.
• Ruimte om processen mee te verbeteren en initiatief te nemen.
• Een hecht team waar samenwerking, respect en engagement centraal staan.
• Competitief salaris met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering
• Flexibiliteit en een werkomgeving waar initiatief en betrokkenheid gewaardeerd worden.