Operations Coordinator – Inhouse Events

House of Entertainment; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

House of Entertainment zoekt een organisatorische doener die onze Inhouse Events mee van plan naar praktijk brengt. Je coördineert operationeel, bewaakt planningen en zorgt voor soepele uitvoeringen van eigen events.

Je werkt nauw samen met productie- en marketingteams en externe partners, en je bent regelmatig op locatie aanwezig om alles vlot te laten verlopen.

Qualifications

• Sterke organisatorische vaardigheden en deadlines in het oog houden.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie in Nederlands; Engels/Frans basis is een plus.
• Inzet om zelfstandig te werken en ook in teamverband te presteren, met oog voor detail.

Responsibilities

• Operationeel voorbereiden en opvolgen van evenementen.
• Opstellen en bewaken van planningen, draaiboeken en checklists.
• Offertes aanvragen en offertes bij leveranciers vergelijken.
• Materialen, infrastructuur en diensten bestellen en opvolgen.
• Contacten met locaties, leveranciers en crew onderhouden.
• Leveren van operationele ondersteuning tijdens producties.
• Problemen herkennen en oplossen voordat ze escaleren.
• Administratieve afhandeling na afloop van elk evenement.

Skills

Planning en organisatie

Zelfstandigheid

Teamwerk

Communicatie

Nauwkeurigheid

Probleemoplossing

Flexibiliteit

Werk op locatie

Digitale tools

Nederlands taalvaardig

Engels en Frans basis

Tools

Office-pakket

Job description

House of Entertainment zoekt een organisatorische doener die onze Inhouse Events mee van plan naar praktijk brengt.

House of Entertainment is een veelzijdig entertainmentbedrijf waar events, artiesten, bookings, marketing, content, techniek, comedy, theater, muziek en publishing samenkomen.

Binnen onze afdeling Inhouse Events ontwikkelen en organiseren we eigen publieksevenementen en producties. Van het eerste idee en de voorbereiding tot opbouw, show en afbraak: we proberen zoveel mogelijk kennis en expertise onder één dak samen te brengen.

Om die afdeling verder te versterken zoeken we een Operations Coordinator – Inhouse Events.

Je bent één van de operationele schakels achter onze eigen evenementen. Je zorgt ervoor dat plannen niet alleen goed klinken op papier, maar ook daadwerkelijk uitgevoerd worden.

Je werkt nauw samen met de verantwoordelijke van Inhouse Events, onze productie- en marketingteams en externe partners.

Je takenpakket is breed en verschilt van project tot project. Onder andere:

• operationeel voorbereiden en opvolgen van evenementen;
• opmaken en bewaken van planningen, draaiboeken en praktische checklists;
• aanvragen en vergelijken van offertes bij leveranciers;
• bestellen en opvolgen van materialen, infrastructuur en diensten;
• contacten onderhouden met locaties, leveranciers, crew en andere partners;
• opvolgen van praktische afspraken, deadlines en leveringen;
• administratieve voorbereidingen;
• mee opvolgen van budgetten en gemaakte kosten;
• voorbereiden en coördineren van op- en afbouw;
• aanwezig zijn tijdens producties en evenementen en ter plaatse operationeel bijsturen waar nodig;
• problemen zien vóór ze problemen worden — en ze oplossen wanneer ze dat toch worden;
• na afloop zorgen voor een correcte administratieve en operationele afsluiting
  

Wie zoeken we?

Iemand die organiseert, vooruitdenkt en verantwoordelijkheid neemt.

• sterk is in planning en organisatie;
• zelfstandig kan werken, maar even goed functioneert binnen een team;
• overzicht bewaart wanneer er twintig dingen tegelijk gebeuren;
• praktisch ingesteld is en graag oplossingen zoekt;
• vlot communiceert met heel verschillende mensen;
• nauwkeurig werkt en afspraken opvolgt;
• niet wacht tot iemand drie keer vraagt of iets gebeurd is;
• flexibel is in werkuren — events houden zich nu eenmaal niet altijd aan kantooruren;
• bereid is om regelmatig aanwezig te zijn op locatie;
• vlot overweg kan met courante digitale tools;
• Nederlands uitstekend beheerst en je ook behoorlijk uit de slag kunt trekken in het Engels en Frans.

Ervaring in events, productie, hospitality of entertainment is uiteraard een plus. Maar drive, verantwoordelijkheidszin en gezond verstand wegen voor ons minstens even zwaar.

Wat mag je van ons verwachten?

Geen job waarbij iedere week er hetzelfde uitziet.

Wel een plek midden in een bedrijf waar voortdurend nieuwe producties en evenementen ontstaan en waar je de kans krijgt om daar zelf mee je schouders onder te zetten.

Korte communicatielijnen, ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en mee te groeien met onze Inhouse Events-afdeling.

Marktconform verloningspakket in functie van ervaring en profiel.

We zijn minstens even benieuwd naar wie je bent en hoe je werkt als naar wat er allemaal op je cv staat.