Office & Operations Assistant

ARCADIUS; Diegem; Sur place; EUR 22 000 - 29 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

DKV-hospitalisatieverzekering

Résumé du poste

ARCADIUS in Diegem zoekt een initiatiefrijke Junior Medewerker (parttime 50%‑60%) die de dagelijkse administratie, logistiek en sales support ondersteunt in een hecht, klein team. Je neemt initiatief, beheert taken zelfstandig en zorgt dat alle processen vlekkeloos verlopen.

Je werkt aan verwerken van goederen, orderverwerking en klantencontact, verzorgt facturatie en data in het ERP-systeem en houdt kwaliteits- en GDPR-procedures scherp in de gaten.

Qualifications

• Junior profiel met eerste brede office/ondersteunende ervaring.
• Accuraat en gestructureerd met hands-on mentaliteit.
• Goede kennis van Nederlands en Engels (of Frans en Engels).

Responsabilités

• Verwerking, controle en registratie van inkomende goederen, verpakking en transportcoördinatie.
• Beheer van orders, leveringen, klantenservice en klachtenafhandeling.
• Facturatie, herinneringen en beheer van klant- en productgegevens in het ERP-systeem.
• Naleving van kwaliteitsprocedures conform FAGG-vereisten en GDPR-richtlijnen.
• Coördinatie van afspraken, reizen, beurzen en events; HR- en directieprojecten.

Connaissances

Office ervaring

Proactief

Gestructureerd

Klantgericht

Outils

ERP-systeem

Salesforce

Description du poste

Voor een gezonde startup in de medische & orthopedische sector in Diegem zoeken we een initiatiefrijke Junior Medewerker (parttime 50%-60%) met een 1e brede office-ervaring. In deze afwisselende spilfunctie binnen een hecht, klein team stuur je de dagelijkse administratie, logistiek en sales support. Als Junior Support Medewerker ben jij de motor achter onze dagelijkse administratie, logistiek en customer support. Omdat je in een klein team werkt en regelmatig alleen op kantoor aanwezig bent, neem je graag initiatief en zorg je dat alles vlekkeloos verloopt.

Logistiek & Operations

Verwerking, controle en registratie van inkomende goederen, verpakking, inpakken van bestellingen en transportcoördinatie. Opvolging van voorraadbeheer en planningsbeheer.

Sales Support & Klantencontact

Eerste aanspreekpunt voor klanten (zoals medisch professionals/ziekenhuizen) en externe partners. Beheer van bestellingen, leveringen, klantenservice, klachtenbehandeling en ondersteuning van de external sales force.

Administratie & Financiën

Opmaak en opvolging van verkoopfacturen, creditnota's en herinneringen. Beheer van klant- en productgegevens in ons ERP-systeem (beschikbaar in NL/FR).

Kwaliteit & Compliance

Naleving en opvolging van kwaliteitsprocedures conform FAGG-vereisten en GDPR-richtlijnen.

Office & HR Support

Coördinatie van afspraken, reizen, beurzen en events. Beheer van kantoorbenodigdheden, facilitair contact en ondersteuning bij HR- en directieprojecten.

Ervaring

Een enthousiast junior profiel met een eerste ervaring in een brede en gevarieerde office/ondersteunende functie.

Talenkennis

Zeer goede kennis van Nederlands & Engels óf Frans & Engels.

Eigenschappen

Sterk gestructureerd, nauwkeurig en proactief. Je bent op je gemak wanneer je zelfstandig op kantoor bent en neemt vlot initiatief.

Instelling

Hands-on mentaliteit, en een echte aanpakker die houdt van een veelzijdig takenpakket in een kleine, persoonlijke organisatie.

Groeipad

Een parttime opstart (50% tot max. 60%) met een concreet perspectief om mee te bouwen met het bedrijf en op te schalen naar een fulltime functie (100%) als Office Manager.

• Loonpakket: Een marktconform salaris aangevuld met extra-legale voordelen zoals Maaltijdcheques en een DKV-hospitalisatieverzekering.
• Top werkomgeving & faciliteiten: Prachtige, moderne kantoren...

Compliance, Initiative taker, Nederlands, Opérations, Delivery, Quality Procedures, Service client, Enthusiasm, Administration, Managing orders, Client Management, Néerlandais, Coordination, Frans, Service hospitalier, Vente, Operations, Klantendienst, Initiative taker, Ressources humaines, Planification, Contact clients, Sales Support, Crédit, Gestion de stock, Français, Payments, Office Management, Inpakken, Klachtenmanagement, Système de santé, Travaux d'entretien, Proactivity, Inpakken, Motors, Project Management, Klantencontact, Livraison, Réception, Français, Logistics, Logistique, Daily Operations, Customer Service, Salesforce, Goods Inwards, Intervention, Frans, Practicality, Direction, Office Support, Credit memos, Product Data, Voorraadbeheer, Office supplies, Field Sales, Financiën, Finance, Logistieke sector, Quality assurance, Monitoring, Office Operations, Packing Orders, Aanpassingsvermogen, Néerlandais, Hospitals, Administratie, HR Assistance, Sales invoice, Trade fairs, Customer support, GDPR compliance, Engelse taal, Packaging, Conditionnement, Sales Support, Nederlands, Norme EN