Office Manager - Administratief Coördinator M/V/X

WERAANBIEDING UIT EEN ANDERE REGIO; Ukkel; On-site; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

4/5-basis of voltijds mogelijk

Bedienstestatuut of zelfstandige basis

Aantrekkelijk verloningspakket

Job summary

New Deal Academy in Ukkel zoekt een Office Manager / Administratief Coördinator die een sleutelpositie inneemt in de dagelijkse werking van het kantoor en de Academy. Je ondersteunt interne teams, docenten en partners, bewaakt administratieve processen en zorgt voor een professionele ondersteuning van collega’s, deelnemers en klanten.

Het takenpakket biedt ruimte voor zelfstandigheid, initiatief en verantwoordelijkheid, met aandacht voor deadlines en prioriteiten.

Qualifications

• Graduaatsdiploma of hoger in handel/kantoor.
• Relevante ervaring in administratie, office management of managementondersteuning.
• Ervaring als Management Assistant, Administratief Bediende of Office Manager.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands.
• Basiskennis Frans; Engels is een pluspunt.
• Goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams).

Responsibilities

• Beheren en coördineren van agenda’s en afspraken.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning van kantoormedewerkers.
• Ondersteunen van docenten en coaches van New Deal Academy.
• Verwerken en opvolgen van facturatie voor advocaten- en bemiddelingskantoor.
• Opvolgen van inschrijvingen voor opleidingen en evenementen.
• Opstellen en versturen van facturen voor opleidingen.
• Betalen en opvolgen van openstaande facturen.
• Beantwoorden van praktische vragen van deelnemers.
• Beheren van documenten, bestanden en deelnemersgegevens.
• Bewaken van deadlines en prioriteiten stellen.

Skills

Office management

Administratief werk

Klantgerichtheid

Discretie

Plannen en prioriteiten

Servicegericht

Coördineren van agenda’s

Communicatie

Nederlands (vloeiend)

Frans (basis)

Engels (plus)

Education

Graduaatsdiploma (handel/kantoor)

Secundair onderwijs handel/kantoor

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Referentie 5977517 |Gecreëerd op 11 oktober 2026

• Beroepengroep : Administratie en boekhouding / Secretariaat, kantoorwerk en administratie van het personeel
• Aantal jaren ervaring : Minstens 3 jaar ervaring

Beschrijving van de functie

Jouw functie

AlsOffice Manager / Administratief Coördinator ben je een belangrijke spil in de dagelijkse werking van het kantoor en de Academy.

Je ondersteunt het interne team, de docenten, coaches en andere partners van New Deal Academy. Je bewaakt de administratieve processen, houdt het overzicht en zorgt ervoor dat collega's, cliënten, docenten en deelnemers professioneel worden geholpen.

Je krijgt een veelzijdig takenpakket met ruimte voor zelfstandigheid, initiatief en verantwoordelijkheid.

Jouw takenpakket

Je staat onder meer in voor:

• het beheren en coördineren van agenda’s en afspraken;
• de algemene administratieve en organisatorische ondersteuning van de kantoormedewerkers;
• de administratieve ondersteuning van docenten en coaches van New Deal Academy;
• het voorbereiden, verwerken en opvolgen van de facturatie van het advocaten- en bemiddelingskantoor;
• het administratief opvolgen van inschrijvingen voor opleidingen, masterclasses, webinars en congressen;
• het opmaken en versturen van facturen voor opleidingen;
• het opvolgen van betalingen en openstaande facturen;
• het beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van deelnemers;
• het beheren en actualiseren van administratieve documenten, bestanden en deelnemersgegevens;
• het bewaken van deadlines en het helpen stellen van prioriteiten;
• andere administratieve en organisatorische taken die bijdragen aan een vlotte kantoorwerking.

Wie zoeken we?

• Je beschikt over een graduaatsdiploma of secundair onderwijs studierichtingen Handel, Kantoor
• Je hebt relevante ervaring in administratie, office management of managementondersteuning.
• Je werkte eerder als Management Assistant, Administratief Bediende of Office Manager.
• Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands.
• Je beschikt over een goede basiskennis van het Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je werkt vlot met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en administratief sterk.
• Je kan verschillende opdrachten combineren, het overzicht bewaren en duidelijke prioriteiten stellen.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en durft verantwoordelijkheid op te nemen.
• Je gaat discreet en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent servicegericht, collegiaal en professioneel in je contacten met cliënten, deelnemers, docenten en collega's.

Taalvaardigheden

Nederlands (troef)

• Begrijpen : Vaardig - (C1)
• Schrijven : Vaardig - (C1)
• Lezen : Vaardig - (C1)
• Spreken : Vaardig - (C1)
• Schrijven : Basis (A)
• Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

Wat bieden wij?

• Een vaste functie op4/5-basis of voltijds.
• De mogelijkheid om samen te werken onderbediendestatuut of op zelfstandige basis.
• Een gevarieerd takenpakket met veel verantwoordelijkheid.
• De vrijheid om je werk zelfstandig te organiseren en mee vorm te geven.
• Een aantrekkelijk verloningspakket, aangevuld met voordelen en afgestemd op je ervaring en statuut.
• Een professionele werkomgeving waarin initiatief en betrokkenheid worden gewaardeerd.
• Een kleinschalig, dynamisch en aangenaam kantoor in Ukkel.
• Een kantoor dat vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama