Office Manager - Administratief Coördinator

New Deal Academy; Ukkel; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Job summary

New Deal Academy zoekt een Office Manager / Administratief Coördinator die een belangrijke spil vormt in de dagelijkse werking van het kantoor en de Academy. Je ondersteunt het interne team, de docenten en coaches en bewaakt administratieve processen zodat collega’s, cliënten, docenten en deelnemers professioneel worden geholpen.

Je krijgt een veelzijdig takenpakket met ruimte voor zelfstandigheid, initiatief en verantwoordelijkheid en zorgt voor een vlotte kantoorwerking.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van agenda’s en afspraken.
• Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning van kantoormedewerkers.
• Administratieve ondersteuning van docenten en coaches.
• Voorbereiden, verwerken en opvolgen van de facturatie.
• Administratief opvolgen van inschrijvingen voor opleidingen, masterclasses, webinars en congressen.
• Opmaken en versturen van facturen voor opleidingen.
• Opvolgen van betalingen en openstaande facturen.
• Beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van deelnemers.
• Beheren en actualiseren van administratieve documenten, bestanden en deelnemersgegevens.
• Bewaken van deadlines en helpen prioriteiten te stellen.
• Overige administratieve taken die bijdragen aan een vlotte kantoorwerking.

Job description

Jouw functie

Als Office Manager / Administratief Coördinator ben je een belangrijke spil in de dagelijkse werking van het kantoor en de Academy.

Je ondersteunt het interne team, de docenten, coaches en andere partners van New Deal Academy. Je bewaakt de administratieve processen, houdt het overzicht en zorgt ervoor dat collega’s, cliënten, docenten en deelnemers professioneel worden geholpen.

Je krijgt een veelzijdig takenpakket met ruimte voor zelfstandigheid, initiatief en verantwoordelijkheid.

Jouw takenpakket

• het beheren en coördineren van agenda’s en afspraken;
• de algemene administratieve en organisatorische ondersteuning van de kantoormedewerkers;
• de administratieve ondersteuning van docenten en coaches van New Deal Academy;
• het voorbereiden, verwerken en opvolgen van de facturatie van het advocaten- en bemiddelingskantoor;
• het administratief opvolgen van inschrijvingen voor opleidingen, masterclasses, webinars en congressen;
• het opmaken en versturen van facturen voor opleidingen;
• het opvolgen van betalingen en openstaande facturen;
• het beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van deelnemers;
• het beheren en actualiseren van administratieve documenten, bestanden en deelnemersgegevens;
• het bewaken van deadlines en het helpen stellen van prioriteiten;
• andere administratieve en organisatorische taken die bijdragen aan een vlotte kantoorwerking.