Office Assistant (m/v/x) - Mechelen

Verschaeren & Mertens; Antwerpen; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Verzekering gewaarborgd inkomen

Fietsleasing

Job summary

Verschaeren & Mertens in Mechelen zoekt een ervaren Office Assistant die zelfstandig dossiers beheert en als centrale schakel het balieteam versterkt. Je ondersteunt dossierbeheerders en klanten bij oprichtingen, publicaties en jaarverslagen, en verzorgt een warme ontvangst.

Je beheert agenda’s, plant afspraken en behandelt vragen professioneel. Het aanbod omvat een marktconform salarispakket en extralegale voordelen, met een voltijdse positie (40 uur/week) of 4/5-werkweek in een warme,

Qualifications

• Ervaring in een gelijkaardige functie, bij voorkeur in een sociaal verzekeringskantoor, ondernemingsloket, boekhoudkantoor of soortgelijke professionele dienstverlening.
• Snel zelfstandig inzetbaar en prioriteiten kunnen stellen in een dynamische werkomgeving.
• Affiniteit met de accountancysector en klantgerichte dienstverlening.

Responsibilities

• Ondersteunt dossierbeheerders en klanten bij oprichtingen of stopzettingen van zelfstandige activiteiten; publicaties in het Belgisch Staatsblad; opvolging van sociale bijdragen; opmaak van jaarverslagen en notulen.
• Beheert zelfstandig agenda's en plant afspraken efficiënt in.
• Verantwoordelijk voor een correcte administratieve verwerking van dossiers en een professionele klantcontact.

Skills

Administratieve nauwkeurigheid

Organisatietalent

Communicatief sterk

Gastvrijheid

Proactief en zelfstandig

Flexibel en oplossingsgericht

Job description

Om ons kantoor in Mechelen verder te versterken, zijn wij op zoek naar een ervaren Office Assistant die zelfstandig verantwoordelijkheid neemt, administratief sterk is en graag een centrale rol opneemt binnen ons balie team.

Ben jij een gastvrij organisatietalent dat energie haalt uit het ontzorgen van klanten en collega’s? Dan ben jij de onmisbare schakel in onze dagelijkse werking!

Bij Verschaeren & Mertens in Mechelen combineer je het beste van twee werelden. Je komt terecht in één van de grootste accountancykantoren van de regio die de nodige ondersteuning van PIA Group krijgt. Tegelijk werk je in een zeer warme, persoonlijke omgeving waar collega's elkaar echt kennen!

Jouw takenpakket

• Je ondersteunt dossierbeheerders/accountants en klanten met: oprichtingen of stopzettingen van zelfstandige activiteiten; wijzigingen voor bestaande zelfstandigen; publicaties in het Belgisch Staatsblad; opvolging van sociale bijdragen; opmaak van jaarverslagen, notulen van algemene vergaderingen; opmaak andere juridische documenten; ….
• Je beheert zelfstandig de agenda's en plant afspraken efficiënt in;
• Je staat in voor een correcte administratieve verwerking van dossiers;
• Je bent een betrouwbaar aanspreekpunt voor klanten en beantwoordt hun vragen op een professionele en klantgerichte manier;
• Je verzorgt mee het onthaal en zorgt voor een warme en professionele eerste indruk van ons kantoor.
• Je helpt mee bij de organisatie van kantooractiviteiten, evenementen en interne initiatieven;
• Je ondersteunt de vennoten en collega's bij diverse administratieve en organisatorische taken;
• Je beheert de kantoorvoorraad en zorgt ervoor dat alle benodigdheden tijdig worden besteld;

Wie ben jij?

• Je beschikt over relevante ervaring in een gelijkaardige functie, bij voorkeur binnen een sociaal verzekeringskantoor, ondernemingsloket, boekhoudkantoor of andere professionele dienstverlenende omgeving;
• Dankzij jouw ervaring ben je snel zelfstandig inzetbaar en weet je prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving;
• Je hebt affiniteit met de accountancysector en voelt je thuis in een professionele en klantgerichte omgeving.

Jouw skills en mindset:

• Administratieve nauwkeurigheid. Je werkt gestructureerd, hebt oog voor detail en stelt foutloze documenten, brieven en verslagen op;
• Organisatietalent? Absoluut! Je bewaart het overzicht, plant afspraken efficiënt in en zorgt voor een vlotte opvolging van administratieve processen;
• Communicatief sterk. Je bent een betrouwbaar aanspreekpunt voor klanten, collega's en externe contacten;
• Gastvrijheid zit in jouw DNA. Jij bent het eerste aanspreekpunt en verwelkomt elke klant met een warme glimlach;
• Proactief en zelfstandig. Je neemt initiatief, denkt mee met collega's en ziet werk voordat anderen het opmerken;
• Flexibel en oplossingsgericht. Je behoudt het overzicht, ook wanneer prioriteiten wijzigen, en zoekt steeds naar de meest efficiënte oplossing.

Hoe werk je?

• Betrouwbaar en daadkrachtig: jij doet wat je belooft en neemt verantwoordelijkheid op;
• Teamspeler pur sang: je werkt nauw samen met je collega's aan de balie en draagt actief bij aan een positieve teamdynamiek;
• Zelfstandig en proactief: je kan dossiers en administratieve processen zelfstandig opvolgen;
• Klantgericht en service-minded: Je anticipeert op de noden van klanten en zet alles op alles om hen optimaal te ondersteunen;
• Discreet en nauwkeurig: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en levert kwalitatief werk af.

Wat kan jij van ons verwachten

• Een aantrekkelijk en marktconform salarispakket, afgestemd op jouw ervaring, aangevuld met tal van extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen en de mogelijkheid tot fietsleasing;
• Een voltijdse functie (40 uur/week) of een 4/5 tewerkstelling, afhankelijk van jouw voorkeur. Samen met jouw collega's aan de balie stem je het werkrooster af, zodat het onthaal tijdens de kantooruren tussen 8u30 en 17u00 steeds bemand is;
• Bij een voltijdse tewerkstelling geniet je naast de 20 wettelijke verlofdagen van 12 extra ADV-dagen, goed voor een mooie work-life balance;
• De kans om jouw expertise verder uit te bouwen dankzij een uitgebreid aanbod aan interne en externe opleidingen;
• Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een hecht en ervaren balieteam van drie collega's, waar samenwerking, kennisdeling en collegialiteit centraal staan;
• Een werkplek bij Verschaeren & Mertens, een gevestigde waarde in de regio, gelegen op de Battelsesteenweg in Mechelen-Noord, vlot bereikbaar en met een gezellige, familiale werksfeer;

En als kers op de taart: regelmatig leuke teamactiviteiten! Kijk maar eens op onze LinkedIn Pagina! Zo maken we niet alleen werk van onze klanten, maar ook van een fijne werkomgeving voor onze medewerkers.

Verschaeren & Mertens maakt bovendien deel uit van PIA Group, de 3de grootste accountancy- en advisorygroep van België. Onze organisatie bundelt meer dan 90 lokale accountancy-, audit- en advieskantoren met elk hun uniek DNA. Hun kracht? Professioneel financieel advies en een dienstverlening, die dicht bij de ondernemers van bij ons staan.

#OfficeAssistant #Receptie #Onthaal #Vacature #Mechelen #PiaGroup