Office & Administration Coordinator - deeltijds

Belgie Vacature; Antwerpen; Hybride; EUR 14 000 - 20 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Kantoor in Antwerpen

Thuiswerk mogelijk

Résumé du poste

Mercy Ships België zoekt een gedreven Office & Administration Coordinator om het kantoor en vrijwilligers te ondersteunen en zo de missie mogelijk te maken.

Je beheert dagelijkse kantoorprocessen, rapporteert aan de directeur, coördineert dossiers en bewaakt IT-vragen en algemene administratieve taken. De functie is deeltijds, voornamelijk op kantoor in Antwerpen, met af en toe thuiswerk.

Qualifications

• Voldoende ervaring in office management of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig en discreet.
• Goede kennis van NL/FR en Engels in woord en schrift.

Responsabilités

• Beheer van dagelijkse kantooractiviteiten en leveranciersrelaties.
• Rapporteren aan de directeur en coördineren prioriteiten en agenda’s.
• Beheer dossiers, deadlines en informatie; coördinatie van vrijwilligers.
• Verantwoordelijk voor algemene telefoon- en IT-gerelateerde vragen.
• Ondersteunen van de directie en administratieve taken.

Connaissances

Office management

Administratie

Communicatie

Tweetalig NL-FR

Engels

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

Teams

SharePoint (plus)

Outils

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

Teams

SharePoint

Description du poste

Taken en verantwoordelijkheden

Mercy Ships zet ziekenhuisschepen in om mensen in Afrika toegang te geven tot veilige, gratis chirurgische zorg. Tegelijk werken we samen met lokale partners aan het duurzaam versterken van de gezondheidszorg, onder meer door opleiding, training en capaciteitsopbouw. Zo willen we niet alleen individuele levens veranderen, maar ook bijdragen aan structurele verandering in de gezondheidszorg.

Een sterke organisatie achter de schermen maakt meer impact vooraan mogelijk. Mercy Ships België is in groei en ontwikkeling. In ons kleine, warme team kennen collega’s elkaar goed en zijn de lijnen kort. Als Office & Administration Coordinator zorg jij ervoor dat collega’s, vrijwilligers en het team goed ondersteund worden en zich maximaal op onze missie kunnen richten. Je combineert breed office management met administratie, directieondersteuning en de coördinatie van kantoor- en thuisvrijwilligers.

Je houdt overzicht, denkt vooruit en pakt aan wat nodig is. Van agenda’s en afspraken tot verzekeringen, klassement, leveranciers, praktische IT-vragen en administratieve opvolging: jij zorgt dat collega’s kunnen rekenen op een goed georganiseerde werkplek en betrouwbare ondersteuning.

Jouw rol

• Je beheert de dagelijkse kantoorwerking zelfstandig en met veel autonomie: van leveranciers en kantoorbenodigdheden tot klassement en praktische IT-vragen. Je brengt structuur aan, ziet wat nodig is en zorgt dat praktische en administratieve processen goed functioneren.
• Je rapporteert aan de directeur en stemt af over prioriteiten, voortgang, knelpunten en zaken die besluitvorming vragen. Daarnaast ondersteun je bij agenda’s, afspraken, bezoeken, documenten en uiteenlopende organisatorische taken.
• Je neemt een breed pakket administratieve taken op en bewaakt mee dat dossiers, deadlines en informatie correct worden opgevolgd.
• Je coördineert administratieve taken van vrijwilligers die op kantoor of van thuis uit werken.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers, leveranciers en bezoekers en neemt waar nodig algemene telefoontjes mee op.

Profiel kandidaat

• Een zelfstandige en betrokken organisator die graag verantwoordelijkheid neemt, structuur brengt en oplossingen ziet.
• Je werkt nauwkeurig, discreet en servicegericht en voelt je thuis in een organisatie in ontwikkeling, waar niet alles vastligt en je zelf initiatief neemt.
• Je hebt enkele jaren relevante ervaring in office management, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent tweetalig Nederlands-Frans en beschikt over een goede kennis van het Engels.
• Je werkt vlot met Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Word, Excel en Teams. Ervaring met SharePoint is een plus en je staat open voor efficiënte digitale werkwijzen.
• Je herkent je in de missie en waarden van Mercy Ships en kunt je verbinden met onze christelijk geïnspireerde identiteit.

Geboden wordt

Wat bieden wij?

• Een betekenisvolle en veelzijdige functie binnen een warme, internationale en missiegedreven organisatie. Je werkt in een klein team met korte lijnen, veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling van Mercy Ships België.
• Een centrale rol met zichtbare impact op de dagelijkse werking van Mercy Ships België, met ruimte om processen te verbeteren, je talenten breder in te zetten en jezelf verder te ontwikkelen.
• Een deeltijdse functie van 20 tot 26 uur per week, idealiter verspreid over vier of vijf dagen. Binnen de afgesproken werkdagen is enige flexibiliteit mogelijk, rekening houdend met de noden van het kantoor en het team.
• Je werkt bij voorkeur voornamelijk vanuit ons kantoor in Antwerpen; occasioneel thuiswerk is mogelijk wanneer de taken dit toelaten.
• Verloning volgens de geldende barema’s van PC 329.01, rekening hietend met erkende relevante anciënniteit. Voor het profiel dat we zoeken, verwachten we doorgaans een bruto maandloon van circa € 2.500 tot € 3.500 op voltijdse basis, pro rata volgens het deeltijdse werkregime.

Zo maak jij vanuit Antwerpen mee mogelijk dat Mercy Ships haar missie kan waarmaken.

Mercy Ships België wil een inclusieve en respectvolle werkplek zijn. We verwelkomen kandidaten op basis van hun talenten, ervaring en motivatie.

www.mercyships.be