Medewerker secretariaat

Start People; Gent; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Provincie Oost-Vlaanderen, Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid zoekt een gemotiveerde medewerker secretariaat. Je biedt administratieve ondersteuning bij welzijnsrondgangen, keuringen en andere terugkerende processen, registreert gegevens in databanken en bereidt vergaderingen voor.

Je zorgt voor overzichtelijke documentatie, signaleert verbeterpunten en werkt handleidingen uit. Je draagt bij aan de continuïteit van de dienstverlening en communiceert meet- en analysetresultaten naar betrokken

Responsibilities

• Je biedt administratieve ondersteuning bij welzijnsrondgangen, keuringen, jaaractieplannen en andere terugkerende processen.
• Je verwerkt arbeidsongevallen en diverse administratieve aanvragen.
• Je registreert, verwerkt en beheert gegevens in databanken, waaronder risicoanalyses, inventarissen en instructiekaarten.
• Je maakt actiepunten aan, volgt deze op en bezorgt overzichtslijsten aan de betrokken collega's.
• Je communiceert meet- en analyseresultaten naar de betrokken diensten en locaties.
• Je organiseert vergaderingen en zorgt voor de administratieve voorbereiding ervan.
• Je brengt bestaande administratieve werkprocessen in kaart en werkt duidelijke handleidingen en werkinstructies uit.
• Je zorgt ervoor dat procedures en documentatie overzichtelijk, toegankelijk en actueel blijven.
• Je signaleert verbeterpunten en denkt actief mee over efficiëntere administratieve werkwijzen.
• Je neemt stapsgewijs administratieve taken over van collega's om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.

Job description

Voor Provincie Oost-Vlaanderen Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid zoeken we een medewerker secretariaat.

Taken:

• Je biedt administratieve ondersteuning bij welzijnsrondgangen, keuringen, jaaractieplannen en andere terugkerende processen.
• Je verwerkt arbeidsongevallen en diverse administratieve aanvragen.
• Je registreert, verwerkt en beheert gegevens in databanken, waaronder risicoanalyses, inventarissen en instructiekaarten.
• Je maakt actiepunten aan, volgt deze op en bezorgt overzichtslijsten aan de betrokken collega's.
• Je communiceert meet- en analyseresultaten naar de betrokken diensten en locaties.
• Je organiseert vergaderingen en zorgt voor de administratieve voorbereiding ervan.
• Je brengt bestaande administratieve werkprocessen in kaart en werkt duidelijke handleidingen en werkinstructies uit.
• Je zorgt ervoor dat procedures en documentatie overzichtelijk, toegankelijk en actueel blijven.
• Je signaleert verbeterpunten en denkt actief mee over efficiëntere administratieve werkwijzen.
• Je neemt stapsgewijs administratieve taken over van collega's om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.