Marketing & Office Assistant

AGO International; Kortrijk; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

AGO International in Kortrijk zoekt een Marketing & Office Assistant om de dagelijkse werking van het team te ondersteunen. Je beheert agenda's, planningen en office management, en ondersteunt bij events.

Je werkt nauw samen met de Marketing Manager en zorgt voor een vlotte kantoororganisatie zodat het team zich kan richten op campagnes, activaties en marketingprojecten. Je draagt bij aan rapportages, contact met leveranciers en gastenlijsten tijdens events, en fungeert als eerste aanspreekpunt

Responsibilities

• Agendabeheer en planning: agenda’s beheren, meetings inplannen en deadlines en afspraken nauwgezet bewaken.
• Meetings en opvolging: deelnemen aan interne meetings, verslagen opmaken en actiepunten opvolgen tot ze afgerond zijn.
• Teamadministratie: de planning rond verlof, ziekte en afwezigheden up-to-date houden en ondersteunen bij de praktische organisatie van aanwervingen.
• Office management: zorgen voor een vlotte kantoorwerking, van kantoorbenodigdheden en onderhoud tot het onthaal van bezoekers en contacten met leveranciers.
• Event- en marketinglogistiek: verzendingen van materiaal en merchandise organiseren en praktische zaken zoals guestlists, accreditaties en eventmateriaal coördineren.
• Rapportering: cijfers en informatie verzamelen en vertalen naar overzichtelijke rapporten en presentaties voor het team en het management.
• Ondersteuning op het terrein: het team praktisch bijstaan tijdens events en marketingactivaties en ook ter plaatse mee de handen uit de mouwen steken.

Job description

Voor een groeiende en ondernemende organisatie uit regio Kortrijk en ter aanvulling van een dynamisch marketingteam, zoeken we een Marketing & Office Assistant die de dagelijkse organisatie mee in goede banen leidt. Van agenda’s en meetings tot office management en eventlogistiek: dankzij jouw organisatietalent kan het team zich focussen op zijn marketingprojecten, campagnes en activaties. Bovendien steek je graag zelf de handen uit de mouwen en ondersteun je het team ook tijdens events.

Functie

Als Marketing & Office Assistant ben je de organisatorische spil van het marketingteam én een belangrijk aanspreekpunt voor de praktische kantoorwerking. Je rapporteert aan de Marketing Manager en werkt nauw samen met het volledige team.

• Agendabeheer en planning: agenda’s beheren, meetings inplannen en deadlines en afspraken nauwgezet bewaken.
• Meetings en opvolging: deelnemen aan interne meetings, verslagen opmaken en actiepunten opvolgen tot ze afgerond zijn.
• Teamadministratie: de planning rond verlof, ziekte en afwezigheden up-to-date houden en ondersteunen bij de praktische organisatie van aanwervingen.
• Office management: zorgen voor een vlotte kantoorwerking, van kantoorbenodigdheden en onderhoud tot het onthaal van bezoekers en contacten met leveranciers.
• Event- en marketinglogistiek: verzendingen van materiaal en merchandise organiseren en praktische zaken zoals guestlists, accreditaties en eventmateriaal coördineren.
• Rapportering: cijfers en informatie verzamelen en vertalen naar overzichtelijke rapporten en presentaties voor het team en het management.
• Ondersteuning op het terrein: het team praktisch bijstaan tijdens events en marketingactivaties en ook ter plaatse mee de handen uit de mouwen steken.