Management Assistant

Anima; Antwerpen; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Extralegale voordelen

Job summary

Anima zoekt een gemotiveerde Management Assistant die de CEO, CDO en de groepsdirectie administratief, organisatorisch en logistiek ondersteunt vanuit Mechelen-Noord. Je rapporteert aan de CEO en bent het eerste aanspreekpunt binnen het hoofdkantoor.

Je werkt met Microsoft 365, bewaakt agenda’s, plant vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze organisatie. Wij vragen minstens een professionele Bachelor en minimaal 5 jaar relevante ervaring, sterke organisatorische vaardigheden, tweetaligheid

Qualifications

• Minimaal een professionele Bachelor in een relevante richting.
• Kennis van en ervaring met Office Management en administratieve processen.

Responsibilities

• Ondersteunt CEO en CDO en groepsdirectie op administratief, organisatorisch en logistiek vlak.
• Beheer van agenda, vergaderingen en documenten, opvolging van comply- en interne procedures.
• Ontvangst en ondersteuning op het hoofdkantoor, coördinatie van meetings en events.

Skills

Organisatorisch talent

Plannen

Coördineren

Tweetalig NL-FR

Microsoft 365

Proactief

Klantgericht

Discreet

Education

Bachelor (relevante richting)

Tools

Microsoft 365

Job description

Werken bij Anima betekent meebouwen aan een warme en mensgerichte zorgorganisatie met een duidelijke missie. Verspreid over heel België beheert Anima 30 woonzorgcentra, assistentiewoningen en herstelverblijven. Met 2.500 geëngageerde medewerkers zorgen we elke dag met hart en ziel voor 3.400 bewoners.

Om onze verdere groei te ondersteunen en de werking van onze organisatie optimaal te begeleiden, zijn we op zoek naar een gedreven en professionele tweetalige Management Assistant.

In deze veelzijdige functie ondersteun je de CEO, CDO en de groepsdirectie op administratief, organisatorisch en logistiek vlak. Je rapporteert aan de CEO en werkt vanuit ons hoofdkantoor te Mechelen-Noord.

Jouw verantwoordelijkheden?

• Assistentie CEO en CDO: Als rechterhand van het management zorg je voor een vlekkeloze organisatie van agenda’s, afspraken en vergaderingen. Je bewaakt het overzicht, denkt vooruit en houdt meerdere ballen tegelijk in de lucht. Ook wanneer de planning onverwacht verandert, blijf je rustig en flexibel, zodat alles op de rails blijft en de organisatie efficiënt kan blijven draaien.
• Administratie: Daarnaast speel je een belangrijke rol in de ondersteuning van de Raad van Bestuur, het Executief Comité en andere comités. Je helpt bij het opstellen en beheren van de bijhorende documentatie, verwerkt en archiveert juridische dossiers in samenwerking met de Secretaris-Generaal en volgt compliance-, KYC- en interne procedures nauwgezet op.
• Office Management: Jij bent het eerste aanspreekpunt van onze organisatie. Met jouw professionele uitstraling zorg je voor een vlot onthaal van bezoekers, beheer je oproepen en de algemene mailbox, en ondersteun je collega’s bij meetings, onboardings en evenementen. Je houdt het hoofdkantoor georganiseerd en uitnodigend, van vergaderruimtes en facilitaire opvolging tot het beheer van het economaat. Dankzij jouw oog voor detail, servicegerichte houding en organisatietalent creëer je een aangename werkomgeving waarin alles op rolletjes loopt.

Hoe zien we jouw profiel?

• Je beschikt minstens over een professionele Bachelor in een relevante richting zoals Office Management, Communicatie, Talen, enz.
• Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie en kan enkele goede referenties voorleggen.
• Een organisatorisch talent met een passie voor plannen en coördineren.
• Creatief, positief en sterk in het verbinden van mensen.
• Digitaal vaardig en erg vertrouwd met Microsoft 365.
• Zeer goed tweetalig Nederlands-Frans (schriftelijk en mondeling).
• Proactief, hands-on en oplossingsgericht.
• Discreet, betrouwbaar en klantgericht.

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een contract van onbepaalde duur.
• Een competitief verloningspakket aangevuld met extralegale voordelen .
• Een veelzijdige functie in een dynamische en mensgerichte organisatie.
• Werken op een mooie, goed bereikbare locatie met zicht op de Dijle.

Ben jij de Management Assistant die we zoeken?