Management Assistant

Cartamundi; Antwerpen; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Job summary

Cartamundi zoekt een Management Assistant voor onze Turnhout vestiging. Je ondersteunt het Belgische Management team bij administratieve, organisatorische en communicatieve taken, beheert agenda's en vergaderingen, en fungeert 1 dag per week als receptie-back-up.

Je werkt autonoom, nauwkeurig en houdt stakeholders professioneel aan. Met jouw bachelor of gelijkwaardige ervaring ben je een belangrijke schakel in een dynamische, ondersteunende functie binnen een wereldwijd bedrijf.

Qualifications

• Bachelor denkniveau of gelijkwaardige ervaring.
• Enkele jaren ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Directiesecretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Sterke planner en organisator met oog voor detail.
• Werkt zelfstandig, proactief en neemt verantwoordelijkheid.
• Communiceert vlot en professioneel met verschillende stakeholders.
• Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Servicegericht, hands-on en flexibel.
• Uitstekende kennis van het Nederlands en goede kennis van het Engels. Frans is een plus.
• Vertrouwd met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams).

Responsibilities

• Administratieve ondersteuning en rapportering: verwerken, archiveren en rapporteren van documenten en attesten.
• Agenda- en vergaderbeheer: plannen, coördineren en communiceren over interne en externe meetings.
• Reis- en bezoekersbeheer: organiseren van zakenreizen, visa en bezoekersprogramma's.
• Receptie- back-up: taken op receptie overnemen als vervanging.
• Organiseren van townhalls en bedrijfscommunicatie, en ondersteunen van evenementen.

Skills

Sterke planner en organisator

Proactief

Zelfstandig werken

Verantwoordelijkheid nemen

Vlotte, professionele communicatie

Discretie met vertrouwelijke info

Servicegericht en flexibel

Goede kennis Nederlands

Goede kennis Engels

Frans is een plus

Education

Bachelor denkniveau of gelijkwaardige ervaring

Tools

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)

Job description

Cartamundi is wereldmarktleider in “play”-oplossingen. Denk aan speelkaarten, kaart- en bordspellen, collectibles en trading card games.

Ons doel? “Live Different, Play Different” voor iedereen. Met bijna 3.000 mensen zetten we ons elke dag in om die ambitie waar te maken. Ons familiebedrijf, met hoofdkantoor in België, heeft daarvoor een wereldwijd netwerk van designcenters, verkoopkantoren en productiefaciliteiten. Een netwerk dat loopt van de VS en Brazilië tot Europa en Japan.

Cartamundi heeft een wereldwijde merkenportefeuille met heritage brands zoals Bicycle®, Bee®, Copag®, Shuffle® en heel wat lokaal geliefde merken. We zijn ook de vertrouwde partner van toonaangevende speelgoed- en entertainmentbedrijven voor productie- en distributieoplossingen.

De drukpersen van Cartamundi draaien al sinds 1765. We koppelen die rijke traditie aan innovatie in digitale en hybride speelervaringen. Om zo relevant te blijven – vandaag en morgen.

Cartamundi voert een strategie van duurzame en winstgevende groei. Op die manier streven we ernaar om onze planeet en ons bedrijf in topconditie te houden voor de komende generaties.

Lees meer op www.cartamundi.com.

Ben jij een echte organisator die energie haalt uit plannen, coördineren en ondersteunen? Hou je ervan om verschillende ballen tegelijk in de lucht te houden en ben je een betrouwbare sparringpartner voor management en medewerkers? Dan ben jij misschien wel de Management Assistant die we zoeken voor onze vestiging in Turnhout.

In deze veelzijdige functie ondersteun je het Belgische Management team en senior management bij administratieve, organisatorische en communicatieve activiteiten. Je speelt een sleutelrol in het vlot laten verlopen van agenda's, meetings, bezoekersbezoeken, evenementen en interne communicatie. Gedurende 1 dag per week neem je de taken aan de receptie waar ter vervanging van onze vaste receptioniste.

Jouw functie

Administratieve ondersteuning & rapportering

• Verwerken en archiveren van documentatie, trainingsattesten en rapporteringen.
• Ondersteunen van administratieve processen binnen de organisatie.
• Opvolgen van actielijsten en administratieve dossiers.
• Opstellen, verzamelen en verspreiden van managementrapportages.
• Fungeren als back-up voor de receptie.

Agenda- en vergaderbeheer

• Inplannen en coördineren van interne en externe meetings.
• Organiseren van recurrente overlegmomenten.
• Opvolgen van afspraken, deadlines en actiepunten.
• Beheren van agenda's van het management.
• Opmaken, vertalen en verspreiden van interne communicatie en nieuwsbrieven.
• Ondersteunen van townhalls en communicatiecampagnes.
• Mee beheren van digitale communicatietools en informatieschermen.
• Ondersteunen van communicatie rond veiligheid, kwaliteit en medewerkersbetrokkenheid.
• Organiseren en coördineren van personeelsevenementen, townhalls en managementmeetings.
• Voorbereiden van off-site meetings en bedrijfsactiviteiten.
• Ondersteunen van engagementinitiatieven en activiteiten die bijdragen aan een positieve bedrijfscultuur.
• Verzorgen van speciale attenties voor medewerkers en stakeholders.

Reis- en bezoekersbeheer

• Organiseren van zakenreizen, visa en reisdocumentatie.
• Coördineren van klanten- en directiebezoeken.
• Opstellen van bezoekersprogramma's en organiseren van plant tours.
• Afstemmen met hotels, reisbureaus en externe partners.
• Je beschikt over een bachelor denkniveau of gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt enkele jaren ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je bent een sterke planner en organisator met oog voor detail.
• Je werkt zelfstandig, proactief en neemt verantwoordelijkheid.
• Je communiceert vlot en professioneel met verschillende stakeholders.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent servicegericht, hands-on en flexibel.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels. Kennis van het Frans is een plus.
• Je bent vertrouwd met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams).

We bieden je de uitdaging om zelfstandig een boeiende en gevarieerde job uit te oefenen. Je komt terecht in een dynamische onderneming en een hecht team waar je kan werken in een aangename werksfeer. Je krijgt de mogelijkheden jezelf te ontwikkelen. Het salarispakket is in overeenstemming met je ervaring en de verantwoordelijkheden van de functie.