Executive Support & Operations Coordinator

Cartamundi; Antwerpen; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Job summary

Cartamundi zoekt een Management Assistant voor onze Turnhout vestiging. Je ondersteunt het Belgische Management team bij administratieve, organisatorische en communicatieve taken, beheert agenda's en vergaderingen, en fungeert 1 dag per week als receptie-back-up.

Je werkt autonoom, nauwkeurig en houdt stakeholders professioneel aan. Met jouw bachelor of gelijkwaardige ervaring ben je een belangrijke schakel in een dynamische, ondersteunende functie binnen een wereldwijd bedrijf.

Qualifications

• Bachelor denkniveau of gelijkwaardige ervaring.
• Enkele jaren ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Directiesecretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Sterke planner en organisator met oog voor detail.
• Werkt zelfstandig, proactief en neemt verantwoordelijkheid.
• Communiceert vlot en professioneel met verschillende stakeholders.
• Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Servicegericht, hands-on en flexibel.
• Uitstekende kennis van het Nederlands en goede kennis van het Engels. Frans is een plus.
• Vertrouwd met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams).

Responsibilities

• Administratieve ondersteuning en rapportering: verwerken, archiveren en rapporteren van documenten en attesten.
• Agenda- en vergaderbeheer: plannen, coördineren en communiceren over interne en externe meetings.
• Reis- en bezoekersbeheer: organiseren van zakenreizen, visa en bezoekersprogramma's.
• Receptie- back-up: taken op receptie overnemen als vervanging.
• Organiseren van townhalls en bedrijfscommunicatie, en ondersteunen van evenementen.

Skills

Sterke planner en organisator

Proactief

Zelfstandig werken

Verantwoordelijkheid nemen

Vlotte, professionele communicatie

Discretie met vertrouwelijke info

Servicegericht en flexibel

Goede kennis Nederlands

Goede kennis Engels

Frans is een plus

Education

Bachelor denkniveau of gelijkwaardige ervaring

Tools

Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)

Job description

Cartamundi zoekt een Management Assistant voor onze Turnhout vestiging. Je ondersteunt het Belgische Management team bij administratieve, organisatorische en communicatieve taken, beheert agenda's en vergaderingen, en fungeert 1 dag per week als receptie-back-up.

Je werkt autonoom, nauwkeurig en houdt stakeholders professioneel aan. Met jouw bachelor of gelijkwaardige ervaring ben je een belangrijke schakel in een dynamische, ondersteunende functie binnen een wereldwijd bedrijf.