(Junior) Management Assistant (architectenbureau)

Talent Source; Kortrijk; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Talent Source zoekt een organisatorisch sterke en communicatieve Management Assistant die het onthaal en de dagelijkse werking van het kantoor mee in goede banen leidt. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en medewerkers en ondersteunt de dagelijkse kantoorprocessen.

Daarnaast beheer je dossiers, bereidt contracten en voorstellen voor, coördineert lopende dossiers in overleg met het team en ondersteunt de facturatie met de boekhouding.

Qualifications

• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en medewerkers.
• Beheer dagelijkse kantoorwerking en documentatie.

Responsabilités

• Het onthaal en de dagelijkse kantoorwerking beheren.
• Dossiers aanmaken en opstarten.
• Contracten en samenwerkingsvoorstellen voorbereiden.
• Dossiers coördineren in overleg met klant en team.
• Correspondentie en projectdocumentatie beheren.
• Voorbereiding van facturatie in samenwerking met boekhouding.
• Offertes opvragen bij studiebureaus in overleg.
• Werkplanning opvolgen en ondersteunen.
• Professioneel onthaal en een vlotte interne organisatie verzorgen.
• Teamactiviteiten organiseren.

Connaissances

Organisatie

Communicatie

Administratieve vaardigheden

Description du poste

Onze klant zoekt een organisatorisch sterke en communicatieve professional die het onthaal en de dagelijkse werking van het kantoor mee in goede banen leidt en tegelijkertijd een belangrijke administratieve en coördinerende rol opneemt binnen de projecten.

Als Management Assistant ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en medewerkers. Je beheert in principe de dagelijkse werking van het kantoor en ook het gebouw.

Daarnaast sta je in voor:

• Het aanmaken en opstarten van nieuwe dossiers.
• Het voorbereiden van contracten en samenwerkingsvoorstellen.
• Het mee opstarten, opvolgen en coördineren van lopende dossiers in overleg met klant, directie, ontwerp- en uitvoeringsteam.
• Het beheren en klasseren van correspondentie, contracten en projectdocumentatie, onder meer ter ondersteuning van de facturatie.
• De voorbereiding van de facturatie in samenwerking met de boekhouding op basis van de uitgevoerde activiteiten.
• Het opvragen (en evt vergelijken) van offertes bij studiebureaus in overleg met ontwerp en uitvoering.
• Het mee opvolgen en ondersteunen van de werkplanning.
• Het verzorgen van een professioneel onthaal en een vlotte interne organisatie.
• Organiseren van teamactiviteiten