Office Manager

Ago Jobs en HR; Maldegem; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Temps partiel

Résumé du poste

Ago Jobs en HR zoekt voor een klant in de events-sector een parttime Office Manager die administratieve allrounder is en van structuur houdt.

Je bewaakt planning, coördineert tijdregistraties en zorgt voor een vlotte operationele opvolging achter de schermen.

Met een hands-on instelling werk je samen met interne en externe partners om projecten tijdig en correct af te ronden.

Qualifications

• Administratieve, organisatorische vaardigheden en intrapersonale proactiviteit.
• Ervaring met werkplanning en coördinatie van externe partners.
• Nauwkeurige tijdregistratie en correcte administratie.
• Verzorgt operationele opvolging en documentatie van projecten.

Responsabilités

• Beheert en volgt werkplanning van medewerkers en externe partners.
• Verwerkt tijdsregistraties en administratie.
• Regelt administratie extern personeel conform regelgeving.
• Boekt hotelovernachtingen en verwerkt bijhorende documenten.
• Volgt transporten, hulpmiddelen en rollend materieel administratief op.
• Ondersteunt inhuur van transport, machines en hulpmiddelen.
• Bewakt keuringen, onderhoud en reservaties van voertuigen en heftrucks.
• Controleert materialen en houdt administratie bij.
• Maakt projectfacturen op en verstuurt ze.
• Zoekt mee naar oplossingen bij administratieve uitdagingen.
• Fungeert als back-up voor tijdsregistratie via Geodynamics.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Planningsorganisatie

Hands-on mentaliteit

Nauwkeurigheid

Outils

Geodynamics

Description du poste

Voor onze klant, in de eventsector, zijn we op zoek naar een office manager.

Ben jij een administratieve alleskunner die energie krijgt van structuur brengen, planningen opvolgen en alles achter de schermen vlot kan laten draaien? Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen enkele dag dezelfde is én waar jouw initiatief echt gewaardeerd wordt? Dan ben jij misschien de collega die wij zoeken.

Als deeltijdse Office Manager ben jij een onmisbare schakel binnen de organisatie. Jij zorgt ervoor dat administratie, planning en operationele opvolging perfect op elkaar afgestemd zijn. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en hands-on aanpak kunnen de projecten efficiënt blijven draaien.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Jij zorgt ervoor dat alles administratief en organisatorisch op rolletjes loopt:

• Je ondersteunt en volgt de werkplanning van eigen medewerkers en externe partners op.
• Je beheert tijdsregistraties en zorgt voor een correcte administratieve verwerking.
• Je verzorgt de administratieve opvolging van extern personeel volgens de geldende regelgeving.
• Je boekt hotelovernachtingen en verwerkt de bijhorende administratie.
• Je volgt transporten, hulpmiddelen en rollend materieel administratief op.
• Je ondersteunt bij de inhuur van transport, machines en hulpmiddelen.
• Je bewaakt keuringen, onderhoud en reservaties van voertuigen, heftrucks en ander materiaal.
• Je controleert materialen en houdt de administratie nauwkeurig bij.
• Je plaatst projectgebonden bestellingen zoals verwarming, verlichting en HVAC-materialen.
• Je maakt projectfacturen op, verstuurt ze en volgt ze verder op.
• Je helpt mee oplossingen zoeken bij onverwachte administratieve of operationele uitdagingen.
• Je bent back-up voor de tijdsregistratie via Geodynamics.