External Workforce Management Lead (H/F/X)

The Profile Group; Luik; On-site; EUR 65,000 - 85,000; Full time

Job summary

THE PROFILE GROUP recherche un External Workforce Management Lead pour piloter la gestion des talents externes du client, du sourcing à l’onboarding, en passant par les contrats et la facturation.

Vous assurez le lien entre managers, agences, freelances et les départements Achats, RH et Finance afin que chaque ressource soit mandatée efficacement, en conformité avec la réglementation et les besoins terrain.

Qualifications

• Expérience en sourcing et sélection de talents externes et d’agences partenaires.
• Rédaction et gestion de contrats, suivi de prestations et de commandes.
• Gestion de la facturation: timesheets, notes de frais, SAP et suivi dans Excel.

Responsibilities

• Mener les réunions d’intake avec les managers et clarifier le besoin.
• Réaliser les négociations contractuelles et suivre les accords avec le département Achats.
• Gérer l onboarding des prestataires et expliquer les processus de timesheets et facturation.

Skills

Sourcing externe

Gestion des contrats

Facturation SAP

Onboarding

Négociation

Gestion de projet

Excel

Education

Bac+ ou équivalent en RH/Achats

Tools

SAP

Excel

Word

PowerPoint

Job description

En tant qu'External Workforce Management Lead, vous pilotez de bout en bout la gestion des talents externes de notre client : du sourcing à l'onboarding, en passant par l'administration des contrats et le suivi de la facturation.

Vous faites le lien entre les managers, les agences, les freelances et les départements Achats, RH et Finance, pour que chaque ressource externe soit mandatée efficacement, en conformité avec la réglementation et en phase avec les besoins du terrain.

Vos responsabilités clés :

• Sourcing et sélection des talents externes et des agences partenaires :
  • Mener les réunions d'intake avec les managers et clarifier le besoin
  • Sélectionner et rencontrer les profils en entretien
  • Préparer les discussions contractuelles et suivre les négociations, sous la supervision du département Achats
• Gestion des contrats :
  • Rédiger les contrats, présenter les accords de service aux fournisseurs et répondre à leurs questions
  • Envoyer les contrats pour signature, ainsi que les bons de commande (PO) et les instructions de facturation
  • Suivre les contrats en cours (prolongations, dates de fin de mission, nouveaux périmètres de projet) et préparer les avenants, extensions et résiliations
  • Agir comme point de contact principal des prestataires externes, freelances comme agences
• Onboarding : animer la réunion d'accueil de chaque prestataire pour lui expliquer le fonctionnement des timesheets, des factures, des bons de commande et des frais de déplacement
• Suivi de la facturation :
  • Contrôler les timesheets et les notes de frais
  • Encoder les factures dans SAP et tenir à jour le suivi sur Excel
  • Relancer en cas d'erreur, de document manquant ou de correction nécessaire
  • Répondre aux questions liées aux factures et aux retards de paiement
• Conseil : guider les parties prenantes sur la maîtrise des risques liés aux prestataires externes et veiller au respect des lois et réglementations encadrant la sous-traitance
• Amélioration continue : proposer et mettre en place les outils et processus qui rendront la gestion des prestataires externes plus fluide et plus efficace

Équipe

Vous intégrez la Business Unit MSP de Profile Group : une équipe de 8 personnes qui accompagne plusieurs clients. Ici, on se serre les coudes quand un dossier se complique, on se demande volontiers « et toi, comment tu t’y prendrais ? », et les bonnes idées de l’un deviennent vite les réflexes de l’autre.