Enthousiaste onthaalmedewerker

Notaris.be; Boutersem; On-site; EUR 27,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

maaltijdcheques

hospitalisatieverzekering

aanvullend pensioenplan

inkomensverliesverzekering

eindejaarspremie

CAO-premie

verplaatsingsonkosten

ecocheques

Job summary

Notaris.be in België zoekt een vriendelijk en professioneel onthaalmedewerker om cliënten te ontvangen en als eerste aanspreekpunt te dienen. Je beheert inkomende oproepen, post en de centrale mailbox, en zorgt voor een vlekkeloze planning voor notarissen en juristen.

Je levert administratieve ondersteuning, verwerkt identiteitsgegevens en bereidt zalen voor, zodat elke dag vlot kan verlopen. Een discreet, teamgericht en klantvriendelijk profiel is gewenst, met goede kennis van Frans en Office.

Qualifications

• Idealiter heb je een opleiding als onthaalmedewerker of management assistant gevolgd.
• Ervaring als receptionist(e) in een juridische sector is een pluspunt.
• Goede kennis van Microsoft Office en bereid om nieuwe toepassingen aan te leren.
• Goede kennis van het Frans is vereist.
• Je bent discreet, volwassen en klantgericht.
• Je kan je gemakkelijk in een team integreren en houdt van contact met klanten.

Responsibilities

• Ontvangen van cliënten en fungeren als gezicht van ons kantoor.
• Beantwoorden van inkomende telefoons op een vlotte en professionele manier.
• Contactpersoon voor leveranciers van bureaumateriaal en dranken.
• Controleren en klaarmaken van auditieve zalen en kantoorruimte voor de volgende dag.
• Administratieve ondersteuning aan collega’s en notarissen.
• Dossierbeheer: identifiëren klanten en digitaal inlezen van identiteitsgegevens.
• Afspraken plannen voor notarissen en juristen.
• Verwerking van inkomende en uitgaande post en beheer van de centrale mailbox.
• Classificeren en archiveren van afgesloten dossiers.

Skills

ontvangstmedewerker

klantgericht

teamspeler

Frans

Education

Opleiding onthaalmedewerker

Tools

Microsoft Office

Job description

Je rol

In De Rol Van Onthaalmedewerker

• ben je de stem en het gezicht van ons kantoor:
• Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
• Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal en dranken.
• Je controleert de aktezalen voor je naar huis gaat ’s avonds en maakt ze klaar om er de volgende dag nieuwe cliënten te kunnen ontvangen (drank, papier, brochures, enz.).
• bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
• Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
• Je plant afspraken in voor de notarissen en de juristen.
• Je behandelt inkomende en uitgaande post.
• Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op.
• Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.

Zodra je volledig operationeel bent, krijg je de kans om nieuwe kennis op te doen bv. door een deel van de post-akte taken over te nemen tijdens vakantieperiodes van de bevoegde collega.

Je profiel

• Idealiter heb je een opleiding als onthaalmedewerker of als management assistant gevolgd.
• Je hebt ervaring als receptionist(e) in een juridische sector of je wenst het notariaat te ontdekken. Wij zullen sowieso ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
• Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen aan te leren.
• Je hebt een goede kennis van het Frans.
• Je bent matuur en discreet.
• Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.
• Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.

Wij bieden

• een voltijds contract van onbepaalde duur
• een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
• talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques
• een aangename werkomgeving, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken, zowel op kantoor als thuis
• diverse opleidingsmogelijkheden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor