Office Assistant

Notaris.be; Haacht; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering

Aanvullend pensioenplan

Verzekering inkomensverlies

Eindejaarspremie

CAO-premie

Verplaatsingsonkosten

Résumé du poste

Notaris.be zoekt een enthousiaste receptionist die als eerste aanspreekpunt fungeert voor cliënten en partners. U verwelkomt bezoekers, beantwoordt telefoons en verzorgt professionele administratieve ondersteuning voor collega’s en notarissen.

U identificeert klanten, registreert dossiers digitaal en plant afspraken in voor de notaris. Ook postafhandeling, dossieropstart en archivering behoren tot de taken in een collegiale, kantoorgerichte omgeving.

Qualifications

• Opleiding als onthaalmedewerker of managementassistent.
• Ervaring als receptioniste in juridische sector gewenst.
• Goede kennis van Microsoft Office en bereidheid om nieuwe toepassingen te leren.
• Goede kennis van het Frans.

Responsabilités

• Zijn stem en gezicht van het kantoor ontvangen cliënten vriendelijk en professioneel.
• Ontvangen van cliënten en vlot afhandelen van inkomende telefoongesprekken.
• Eerste aanspreekpunt voor cliënten en andere notariskantoren.
• Fungeren als contactpersoon voor leveranciers van kantoorbenodigdheden en drank.
• Administratieve ondersteuning aan collega’s en notarissen.
• Identificeren van nieuwe cliënten en dossiers digitaal aanmaken.
• Afspraken inplannen voor de notaris.
• Behandelen van inkomende en uitgaande post.
• Central mailbox opvolgen en dossiers opstarten en documenten opvragen.
• Dossiers classificeren en archiveren.

Connaissances

Receptionist ervaring

Formation

Opleiding onthaalmedewerker / managementassistant

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Verantwoordelijkheden

• ben je de stem en het gezicht van ons kantoor:
• Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
• Je bent het eerste aansprekingspunt voor de cliënten en andere notariskantoren.
• Je fungeert als contactpersoon voor de leveranciers van bureaumateriaal en dranken.
• bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notarissen:
• Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
• Je plant afspraken in voor de notaris.
• Je behandelt inkomende en uitgaande post.
• Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op.
• Je start de verschillende dossiers op en zorgt voor het opvragen van de betreffende opzoekingen en attesten.
• Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.

Zodra je volledig operationeel bent, krijg je de kans om nieuwe kennis op te doen bv. door een deel van de post-akte taken over te nemen.

Profiel

• Idealiter heb je een opleiding als onthaalmedewerker of als management assistant gevolgd.
• Je hebt ervaring als receptioniste in een juridische sector of je wenst het notariaat te ontdekken. Wij zullen sowieso ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
• Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen aan te leren.
• Je hebt een goede kennis van het Frans.
• Je bent matuur en discreet.
• Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.
• Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.

Wij bieden

• een voltijds contract van onbepaalde duur, 37u30 te presteren in 5 dagen
• een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
• talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten
• een aangename werkomgeving en zeer leuke collega's, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken
• ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor