dossierbeheerder syndic

Interim Solutions; Zottegem; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Interim Solutions zoekt een dossierbeheerder syndic voor een kantoor in Zottegem. Je combineert administratieve taken, financiële opvolging en communicatie met mede-eigenaars en leveranciers.

Je beheert dossiers, bereidt documenten voor vergaderingen en houdt kosten en offertes in de gaten, met aandacht voor correcte verslaggeving en tijdige opvolging van klachten en meldingen.

Qualifications

• Ervaring met administratief beheer van mede-eigendom(en) is gewenst.
• Kennis van schriftelijke communicatie en verslaggeving.
• Klantgerichte communicatie en coördinatievaardigheden.

Responsabilités

• Beheren van dossiers van appartementsgebouwen en opvolging van onderhoud.
• Voorbereiden van documenten voor algemene vergaderingen en verslaggeving.
• Contacten met mede-eigenaars, huurders, leveranciers en aannemers.
• Opvolgen van facturen, budgetten en kosten in samenwerking met een boekhouder.

Connaissances

Dossierbeheer

Communicatie

Organisatie

Description du poste

Voor een kantoor te Zottegem zijn we dringend opzoek naar een dossierbeheerder.

Een dossierbeheerder syndic is verantwoordelijk voor het administratieve, financiële en organisatorische beheer van mede-eigendommen (appartementsgebouwen) namens de syndicus. De functie combineert administratie, klantencontact en coördinatie.

Administratief beheer

• Opvolgen van dossiers van appartementsgebouwen.
• Voorbereiden van documenten voor algemene vergaderingen.
• Opstellen en versturen van verslagen en brieven.
• Beheren van contracten met leveranciers en dienstverleners.

Communicatie

• Aanspreekpunt voor mede-eigenaars, huurders en leveranciers.
• Beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail.
• Opvolgen van meldingen en klachten.

Financiële opvolging

• Opvolgen van facturen en betalingen.
• Voorbereiden van afrekeningen en budgetten (vaak in samenwerking met een boekhouder).
• Controleren van kosten en offertes.

Technische coördinatie

• Inplannen en opvolgen van onderhouds- en herstellingswerken.
• Contact onderhouden met aannemers en technische firma's.
• Opvolgen van schadegevallen en verzekeringsdossiers.

Vergaderingen

• Voorbereiden van de algemene vergadering.
• Uitvoeren en opvolgen van de genomen beslissingen.
• Soms aanwezig zijn tijdens avondvergaderingen.