Document Controller

SOLID TALENT; Dessel; Sur place; EUR 40 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

SOLID TALENT zoekt een Document Controller voor een technische projectomgeving. Je beheert, coördineert en volgt projectdocumentatie op volgens gangbare procedures en fungeert als centraal aanspreekpunt voor documentbeheer.

De rol legt de nadruk op documentstromen, administratieve opvolging en correcte toepassing van procedures, met samenwerking met projectleiders, interne teams en externe partijen zoals aannemers.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor beheren, coördineren en opvolgen van projectdocumentatie.
• Zorgt voor registratie, controle, revisie en goedkeuring volgens procedures.
• Functie fungeert als centraal aanspreekpunt voor documentbeheer.

Responsabilités

• Beheren en optimaliseren van het Document Management Systeem (DMS) en goedkeuringsflows afstemmen op projecten.
• Toegangsrechten controleren en zorgen voor juiste documentatie voor interne/externen.
• Documentversies, revisies en goedkeuringsstreams volgen met actuele informatie.
• Leveren van documentatie voor interne en externe audits.
• Zorgen voor uniforme documentstructuur en correcte toepassing van procedures.
• Uitleg en opleiding geven aan projectteams en aannemers over documentmanagement.

Description du poste

Voor een technische projectomgeving zijn we op zoek naar een Document Controller die verantwoordelijk is voor het beheren, coördineren en opvolgen van projectdocumentatie. Je zorgt ervoor dat documenten correct worden geregistreerd, gecontroleerd, gereviseerd en goedgekeurd volgens de geldende procedures.

Je vormt het centrale aanspreekpunt voor documentbeheer en werkt nauw samen met projectleiders, interne teams en externe partijen, zoals aannemers. Je waakt over de kwaliteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid van documenten en zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Daarbij ligt de nadruk op documentstromen, administratieve opvolging en het correct toepassen van documentmanagementprocedures, niet op het zelf opmaken of inhoudelijk beoordelen van technische documenten.

• Je beheert en optimaliseert het Document Management Systeem (DMS) en stemt goedkeuringsflows af op de specifieke behoeften van projecten.
• Je past standaardgoedkeuringsflows aan door in overleg met projectstakeholders extra stappen of controles toe te voegen.
• Je controleert toegangsrechten en zorgt ervoor dat interne en externe medewerkers toegang krijgen tot de juiste documentatie.
• Je volgt documentversies, revisies en goedkeuringsflows op en waakt erover dat steeds met de meest actuele informatie wordt gewerkt.
• Je beheert en coördineert de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie.
• Je registreert, centraliseert en actualiseert projectdocumenten, zoals as-built dossiers, constructiedossiers en exploitatiedossiers, zonder deze zelf op te maken.
• Je bewaakt de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en bijbehorende goedkeuringen.
• Je ondersteunt interne en externe audits door correcte en volledige documentatie aan te leveren.
• Je controleert, registreert en classificeert documenten op volledigheid, naamgeving, structuur en andere vormvereisten aan de hand van gestandaardiseerde checklists.
• Je waakt over een uniforme documentstructuur en een correcte toepassing van de geldende procedures.
• Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en licht processen en goedkeuringsflows toe aan interne en externe stakeholders.
• Je geeft uitleg en opleidingen aan projectteams en aannemers om een correcte toepassing van het documentmanagementsysteem te bevorderen.
• Je volgt op wanneer documenten vastlopen in goedkeuringsflows en signaleert knelpunten of risico’s tijdig aan de projectleider.
• Je ondersteunt projectleiders bij de documentatieplanning en stelt rapporten op over de status en voortgang van documenten.
• Je beheert projectmailboxen, verzorgt algemene informatie-uitwisseling en maakt verslagen van vergaderingen.
• Je signaleert verbeterpunten en doet voorstellen om documentbeheerprocessen efficiënter en uniformer te maken.