Document Controller

Netwerk; Dessel; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Freelancers welkom

Extralegale voorwaarden

Job summary

Netwerk zoekt een gestructureerde beheerder voor document- en informatiestromen. Je beheert het DMS, optimaliseert goedkeuringsflows en ziet toe op correcte toegangsrechten en extensief documentbeheer binnen projecten.

Je bewaakt versies, levert nauwkeurige documentatie voor interne en externe audits en ondersteunt audits met tijdige en volledige dossiers.

Qualifications

• Sterke organisatorische vaardigheden en nauwkeurige administratie.
• Ervaring met document- en informatiebeheer en workflows.
• Kennis van toegangsrechten en compliance-eisen in projecten.

Responsibilities

• Beheren en optimaliseren van het Document Management Systeem (DMS).
• Technische aanpassingen aan goedkeuringsflows in projecten in samenwerking met stakeholders.
• Bewaken van documentversies, revisies en goedkeuringsflows.

Skills

Documentbeheer

Toegangsbeheer

Audits en controles

Tools

DMS-software

Audit-tools

Job description

Ben jij sterk in structuur en hou je ervan om administratie nauwkeurig in orde te brengen en te houden?

Functie-informatie:

• Beheren, optimaliseren en inrichten van het Document Management Systeem (DMS) en de goedkeuringsflows,
• Technisch aanpassen van de standaard goedkeuringsflow binnen projecten door het inbouwen van extra stappen, in samenwerking met projectstakeholders
• Nakijken van bevoegdheden en het verlenen van de juiste toegangen tot specifieke informatie.
• Opvolgen van documentversies, revisies en goedkeuringsflows om de meest actuele informatie te borgen.
• Beheren, controleren en coördineren van de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie,
• Inschrijven, bijhouden en centraliseren van projectdocumenten, zoals as-built dossiers, uitbatingsdossiers en constructiedossiers, in het daarvoor voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken.
• Bewaken van de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en de bijhorende goedkeuringen.
• Administratief voorbereiden en ondersteunen van interne en externe audits door het aanleveren van correcte en volledige documentatie, om aan te tonen dat alles conform is bij indienstname.
• Controleren, registreren en classificeren van documenten op volledigheid en vormvereisten
• Uitvoeren van een puur vormelijke controle van documenten op basis van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling.
• Toezien op correcte naamgeving en documentstructuur.
• Optreden als centraal aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en het sensibiliseren van projectteams,
• Geven van opleidingen en toelichten van processen en flows aan interne en externe partijen, zoals aannemers, om een vlotte samenwerking te garanderen.
• Aanspreken van stakeholders wanneer documenten vastzitten en proactief signaleren van knelpunten of risico's aan de projectleider.
• Ondersteunen van projectleiders bij documentatieplanning en het opstellen van rapporten over de status van documenten.
• Beheren, opvolgen en uitvoeren van aanvullende administratieve taken
• Aanmaken, opvolgen en beheren van toegangen tot documentatie voor externe medewerkers.
• Verzuren van algemene informatie-uitwisseling, beheren van projectmailboxen en notuleren tijdens vergaderingen.
• Proactief signaleren van risico's en doen van verbetervoorstellen binnen documentbeheerprocessen.
• Ervaring in een grootschalige technische projectomgeving is een plus. Bijvoorbeeld binnen bouw, industriële installaties, ontmantelingsprojecten, engineeringprojecten of sterk gereguleerde omgevingen.
• Vertrouwd zijn met documentatie uit technische projectcontexten, zoals as-built dossiers, constructiedossiers, exploitatiedossiers en technische projectdocumentatie. Bijvoorbeeld in sectoren zoals energie, chemie, farma, automotive of een nucleaire omgeving.
• Een boeiende job met de nodige verantwoordelijkheid
• Persoonlijke opvolging in je professionele bezigheden
• De mogelijkheid om verder te groeien in je vakgebied
• Een correct salaris aangevuld met extralegale voorwaarden (freelancers komen ook in aanmerking)
• De kans om deel te nemen aan spraakmakende projecten