Document Controller

Tormans Projectsourcing; Dessel; Presencial; EUR 42.000 - 66.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Tormans Projectsourcing in België zoekt een medewerker die verantwoordelijk is voor het opmaken, ondersteunen en monitoren van documentstromen binnen technische projecten.

Je beheert het Document Management Systeem (DMS), stemt workflows af met projectstakeholders en ondersteunt interne en externe audits om de integriteit en naleving te waarborgen.

Formación

• Ervaring in een grootschalige technische projectomgeving is een plus.
• Vertrouwd met documentatie uit technische projectcontexten (as-built dossiers, constructiedossiers, exploitatiedossiers).

Responsabilidades

• Beheren en coördineren van volledige documentlevenscyclus voor projectdocumentatie.
• Ondersteunen van audits door correcte en volledige documentatie aan te leveren.
• Inrichten en monitoren van DMS en goedkeuringsflows.
• Zorgen voor traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en goedkeuringen.

Conocimientos

DMS beheer

Documentbeheer

Audit ondersteuning

Stakeholder communicatie

Descripción del empleo

De functie is verantwoordelijk voor het opmaken, ondersteunen en monitoren van documentstromen, zoals indiening, review, goedkeuring en vrijgave. Daarnaast neemt de functie de achterliggende coördinatie op, met als doel een efficiënte tijdsbesteding en strikte naleving van de documentmanagementprocedures te realiseren.

Voornaamste taken:

Beheren, optimaliseren en inrichten van het Document Management Systeem (DMS) en de goedkeuringsflows, met als doel een correcte werking te garanderen en de workflows af te stemmen op de specifieke noden van projecten.

• Technisch aanpassen van de standaard goedkeuringsflow binnen projecten door het inbouwen van extra stappen, in samenwerking met projectstakeholders.
• Nakijken van bevoegdheden en het verlenen van de juiste toegangen tot specifieke informatie. Opvolgen van documentversies, revisies en goedkeuringsflows om de meest actuele informatie te borgen.

Beheren, controleren en coördineren van de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie, met als doel de integriteit, traceerbaarheid en beschikbaarheid van informatie te waarborgen conform interne richtlijnen en wettelijke vereisten.

• Inschrijven, bijhouden en centraliseren van projectdocumenten, zoals as-built dossiers, uitbatingsdossiers en constructiedossiers, in het daarvoor voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken.
• Bewaken van de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en de bijhorende goedkeuringen.
• Administratief voorbereiden en ondersteunen van interne en externe audits door het aanleveren van correcte en volledige documentatie, om aan te tonen dat alles conform is bij indienstname.

Controleren, registreren en classificeren van documenten op volledigheid en vormvereisten, met als doel kwalitatieve dossiers op te bouwen die voldoen aan de projectafspraken.

• Uitvoeren van een puur vormelijke controle van documenten op basis van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling.
• Toezien op correcte naamgeving en documentstructuur.

Optreden als centraal aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en het sensibiliseren van projectteams, met als doel een uniforme en kwalitatieve werkwijze binnen de organisatie te bevorderen.

• Geven van opleidingen en toelichten van processen en flows aan interne en externe partijen, zoals aannemers, om een vlotte samenwerking te garanderen.
• Aanspreken van stakeholders wanneer documenten vastzitten en proactief signaleren van knelpunten of risico’s aan de projectleider.
• Ondersteunen van projectleiders bij documentatieplanning en het opstellen van rapporten over de status van documenten.

Beheren, opvolgen en uitvoeren van aanvullende administratieve taken, met als doel de operationele voortgang van projecten te ondersteunen en het rechtenbeheer inzake documentatie te faciliteren.

• Aanmaken, opvolgen en beheren van toegangen tot documentatie voor externe medewerkers.
• Verzuren van algemene informatie-uitwisseling, beheren van projectmailboxen en notuleren tijdens vergaderingen.
• Proactief signaleren van risico’s en doen van verbetervoorstellen binnen documentbeheerprocessen.

Ervaring in een grootschalige technische projectomgeving is een plus.

• Bijvoorbeeld binnen bouw, industriële installaties, ontmantelingsprojecten, engineeringprojecten of sterk gereguleerde omgevingen.

Vertrouwd zijn met documentatie uit technische projectcontexten, zoals as-built dossiers, constructiedossiers, exploitatiedossiers en technische projectdocumentatie.

• Bijvoorbeeld in sectoren zoals energie, chemie, farma, automotive of een nucleaire omgeving.

Bereid om zich op lange termijn te engageren.