Diensthoofd Bestuursondersteuning & Onthaal

Werkenbijdeoverheid; Boortmeerbeek; Sur place; EUR 40 000 - 65 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Zorgverzekering

Woon-werkvergoeding

Verlof 35 dagen

Flexibele uren

Opleidingsmogelijkheden

Pensioenspaarregeling

PlusPas korting

Résumé du poste

Boortmeerbeek zoekt een diensthoofd Bestuursondersteuning & Onthaal met een focus op dagelijkse werking en ontwikkeling van de dienst. U geeft leiding aan het secretariaat, administratieve medewerkers en onthaalmedewerkers en zorgt voor duidelijke afspraken en efficiënte processen.

U bewaakt kwaliteit van besluitvormingsprocessen en ondersteunt de algemeen directeur bij bestuurlijke workflows. Verder werkt u aan een klantgerichte onthaalervaring en aan digitaliseringsprojecten, inclusief nieuw

Qualifications

• Een bachelordiploma of gelijkwaardig; capaciteitstest kan vereist zijn.
• Minimaal 3 jaar relevante beroepservaring in bestuursondersteuning en het aansturen van administratieve processen.
• Sterk organisatorisch en analytisch inzicht.
• Affiniteit met bestuursondersteuning, administratieve processen en dienstverlening.
• Interesse in procesoptimalisatie, digitalisering en kwaliteitsmanagement.
• Sterke communicatievaardigheden en coachende leiderschapsstijl; teamverbinding.
• Proactieve, oplossingsgerichte houding en het vermogen om processen te verbinden.

Responsabilités

• Leiden van de dienst Bestuursondersteuning & Onthaal en dagelijkse werking waarborgen.
• Leiding geven aan het secretariaat en onthaalmedewerkers; duidelijke afspraken en processen uitzetten.
• Ondersteunen van medewerkers in werking en ontwikkeling.
• Beoordelen van besluitvormingsprocessen, en ondersteuning van beleidsorganen.
• Ondersteunen van de algemeen directeur bij opvolging van bestuurlijke processen.
• Uitbouwen van een efficiënte en klantgerichte onthaalwerking.
• Analyseren van dienstverlening en verbeteringen aandragen.
• Zorgen voor continuïteit via permanenties, back-ups en kennisborging.
• Trekkersrol in digitalisering en implementatie van nieuw agenda-/notulering software.
• Samenwerken met andere diensten voor uniforme dienstverlening.

Connaissances

Leidinggevende ervaring

Analytisch

Procesverbetering

Communicatievaardigheden

Formation

Bachelor diploma

Description du poste

Toelichting

• een voltijdse functie (38/38) - contractueel verband -salarisschaal B4-B5, met valorisatie van relevante anciënniteit:

Korte omschrijving

Wil jij een team aansturen dat een belangrijke rol speelt in de dagelijkse werking van ons lokaal bestuur? Krijg je energie van heldere processen, een sterk onthaal en een goede ondersteuning van bestuur en organisatie? En zie je kansen om de werking slimmer en efficiënter te organiseren?

Dan ben jij misschien ons nieuwediensthoofd Bestuursondersteuning & Onthaal.

Functieinhoud

Wat ga je doen?

Als diensthoofd ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking en verdere ontwikkeling van de dienst Bestuursondersteuning & Onthaal.

Je geeft leiding aan de deskundige secretariaat, de administratief medewerker secretariaat en de onthaalmedewerkers. Je zorgt voor duidelijke afspraken en processen en ondersteunt je medewerkers in hun werking en ontwikkeling.

Daarnaast:

• bewaak je de kwaliteit van de besluitvormingsprocessen en de ondersteuning van de beleidsorganen;
• ondersteun je de algemeen directeur bij de opvolging van bestuurlijke processen en administratieve workflows;
• werk je aan een efficiënte en klantgerichte onthaalwerking;
• analyseer je gegevens over de dienstverlening en gebruik je die om de werking verder te verbeteren;
• zorg je voor continuïteit via duidelijke permanenties, back-ups en kennisborging;
• neem je een trekkersrol op in digitaliserings- en verbeterprojecten, waaronder de implementatie van nieuwe software voor agendabeheer en notulering;
• werk je samen met andere diensten aan een uniforme en professionele dienstverlening.

Je combineert dusleidinggeven, bestuursondersteuning, dienstverlening en procesverbeteringin één functie.

Functieprofiel

Wie ben jij?

Je bent een verbindende leidinggevende die overzicht bewaart, structuur brengt en mensen meekrijgt. Je denkt analytisch, werkt oplossingsgericht en zoekt actief naar manieren om processen en dienstverlening te verbeteren.

Je beschikt over:

• een bachelordiploma of slaagt voor een capaciteitstest;
• minstens 3 jaar relevante beroepservaring in bestuursondersteuning en het aansturen van administratieve processen;
• een sterk organisatorisch en analytisch inzicht;
• affiniteit met bestuursondersteuning, administratieve processen en dienstverlening;
• interesse in procesoptimalisatie, digitalisering en kwaliteitsmanagement;
• sterke communicatievaardigheden en een coachende leiderschapsstijl;
• het vermogen om medewerkers, processen en dienstverlening met elkaar te verbinden;
• een proactieve, oplossingsgerichte en kwaliteitsgerichte houding.

Ervaring met het aansturen van medewerkers of teams is een pluspunt. Ervaring binnen een lokaal bestuur of kennis van besluitvormingsprocessen is een belangrijke troef.

Aanbod

Je krijgt een afwisselende functie waarin je rechtstreeks bijdraagt aan de werking van het lokaal bestuur en de dienstverlening aan onze inwoners. Je krijgt ruimte om initiatief te nemen, verbeteringen door te voeren en mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.

We bieden jou:

• een voltijdse functie (38/38) in contractueel verband of behoud van je statuut als statutair medewerker;
• verloning volgens baremaB4-B5, met valorisatie van relevante anciënniteit;
• een bruto maandloon van minimaal3.598,81 EURen maximaal5.862,73 EUR;
• maaltijdcheques van10 EUR per gewerkte dag;
• een hospitalisatieverzekering;
• een vergoeding voor woon-werkverkeer;
• 35 verlofdagen;
• flexibele werktijden;
• uitgebreide opleidingsmogelijkheden;
• een tweede pensioenpijler van6%;
• aansluiting bij de sociale dienst GSD-V, inclusief PlusPas-kortingskaart.

Nog vragen?

Heb je een vraag over de selectieprocedure? Neem contact op met de personeelsdienst via [e-mail].

Wil je meer weten over de inhoud van de functie? Neem contact op met Sam Geleyn via [e-mail].