Customer Service Manager – Pharma

Medipartner; Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 70 000 - 98 000; Plein temps

Résumé du poste

Medipartner zoekt een ervaren Customer Service Manager om de Customer Service afdeling te structureren, te professionaliseren en uit te bouwen. Je geeft dagelijks leiding aan twee medewerkers en zorgt voor efficiënte, klantgerichte processen.

Je fungeert als schakel tussen klanten, Customer Service, Warehouse, Supply Chain, Sales en andere interne stakeholders en draagt bij aan continue verbetering. Ervaring in pharma en sterke talenkennis NL, FR en ENG zijn vereist.

Qualifications

• Bachelor- of gelijkwaardig door ervaring.
• Minstens 5 jaar relevante ervaring in Customer Service.
• Ervaring in de farmaceutische sector is een sterke troef.
• Goede kennis van Nederlands, Frans en Engels.
• Sterke people management en leidinggevende vaardigheden.

Responsabilités

• Aansturen, begeleiden, coachen en motiveren van twee medewerkers.
• Bewaken operationele continuïteit en optimale dienstverlening.
• Coördineren samenwerking tussen Customer Service, Supply Chain, Warehouse en Sales.
• Orderproces van A tot Z volgen en leveren controleren.
• Bevorderen van procesoptimalisatie en uitbouwen van CS-processen en workflows.
• Behandelen complexe klantendossiers en escalaties.
• Analyseren van sales- en operationele data en rapportages voorbereiden.

Connaissances

People management

Leadership

Process optimization

Customer service management

Team coaching

Formation

Bachelor's degree or equivalent

Outils

ERP-Oracle

Mobirep CRM

Warehouse systems

Description du poste

Voor een internationale farmaceutische speler actief binnen de gezondheidszorg, zijn we op zoek naar een ervaren Customer Service Manager om de Customer Service afdeling verder te structureren, professionaliseren en uit te bouwen.

Je krijgt de verantwoordelijkheid over een klein team en speelt een sleutelrol in het optimaliseren van processen, het bewaken van een kwalitatieve dienstverlening en het verder ontwikkelen van de afdeling. Je vormt een belangrijke schakel tussen klanten, Customer Service, Warehouse, Supply Chain, Sales en andere interne stakeholders.

Jouw functie

Als Customer Service Manager neem je de dagelijkse leiding over de Customer Service afdeling. Je stuurt twee medewerkers rechtstreeks aan en zorgt ervoor dat de afdeling efficiënt, klantgericht en gestructureerd functioneert.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de verdere professionalisering van de processen en neem je een actieve rol op in de optimalisatie van de werking van de afdeling.

Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

Het aansturen, begeleiden, coachen en motiveren van twee Customer Service medewerkers.

Het organiseren en opvolgen van de dagelijkse werking en het bewaken van de operationele continuïteit van de afdeling.

Het verdelen en opvolgen van de workload binnen het team.

Het bewaken van een optimale dienstverlening naar apotheken, groothandelaars en ziekenhuizen.

Het opvolgen van het volledige orderproces van A tot Z en toezien op een correcte verwerking en tijdige levering.

Optreden als eerste escalatiepunt voor belangrijke klanten en complexe klantendossiers.

Het opvolgen en oplossen van complexe orderproblemen, zoals tekorten, leveringsfouten en andere afwijkingen.

Het structureren, optimaliseren en verder uitbouwen van Customer Service processen en workflows.

Het bewaken van de toepassing van interne procedures, bedrijfsrichtlijnen en afgesproken servicenormen.

Het coördineren van de samenwerking tussen Customer Service, Supply Chain, Warehouse, Sales en andere interne stakeholders.

Het opvolgen en bewaken van retouren, creditnota's en klachten.

Het bewaken van de correcte toepassing van commerciële voorwaarden en prijsafspraken.

Het opvolgen van productbeschikbaarheid en voorraadgegevens en het analyseren van eventuele voorraadverschillen.

Het coördineren van nieuwe productlanceringen en de bijhorende operationele voorbereiding.

Het bewaken van de correcte verwerking en actualisatie van klant-, prijs- en productgegevens in het ERP-systeem.

Het coördineren en opvolgen van Customer Service-gerelateerde activiteiten tijdens de maandafsluiting.

Het analyseren van sales- en operationele data en het voorbereiden van rapporteringen en inzichten voor het management.

Het bieden van administratieve ondersteuning bij tenders en commerciële activiteiten, onder meer binnen de ziekenhuisbusiness.

Het samenwerken met verschillende interne teams, waaronder Business Intelligence, Field Force en management.

Het identificeren van verbeterpunten en het implementeren van efficiëntere werkwijzen.

Het mee uitbouwen van een sterk, performant en professioneel Customer Service team.

Het creëren en bewaken van duidelijke processen, verantwoordelijkheden en werkafspraken binnen de afdeling.

Je bent een ervaren Customer Service professional met leidinggevende capaciteiten en krijgt energie van het structureren, verbeteren en verder uitbouwen van een team en afdeling.

Je beschikt over een bacheloropleiding of bent gelijkwaardig door ervaring.

Je hebt minstens 5 jaar relevante ervaring binnen Customer Service of een gelijkaardige functie.

Ervaring binnen de farmaceutische sector is een sterke troef.

Je hebt ervaring met people management en het rechtstreeks aansturen van medewerkers.

Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en Frans en een goede kennis van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Je bent sterk georganiseerd, nauwkeurig en procesmatig ingesteld.

Je hebt een analytische blik, werkt graag met data en ziet snel waar processen efficiënter kunnen.

Je kunt verschillende taken en prioriteiten tegelijk beheren in een dynamische omgeving.

Je bent communicatief sterk en weet medewerkers te motiveren, begeleiden en ondersteunen.

Je neemt verantwoordelijkheid, durft beslissingen te nemen en bent niet bang om zelf de handen uit de mouwen te steken.

Je bent oplossingsgericht en weet op een professionele manier om te gaan met complexe dossiers en escalaties.

Je hebt een goede kennis van Word, Excel en Outlook en bent vlot met digitale systemen.

Ervaring met een ERP-systeem, bij voorkeur Oracle, is een plus.

Kennis van een CRM-systeem, bijvoorbeeld Mobirep, is een plus.

Ervaring met warehouseplatformen is een plus.

Je combineert een strategische blik met voldoende voeling met de dagelijkse operationele realiteit.

Je bent een echte people manager én process optimizer.

Wat mag je verwachten?

Een rechtstreeks vast contract bij een internationale speler binnen de farmaceutische sector.

Een sleutelpositie binnen de verdere ontwikkeling en professionalisering van de Customer Service afdeling.

Een functie met verantwoordelijkheid, autonomie en ruimte voor initiatief.

Een veelzijdige rol met impact op zowel de dagelijkse werking als de verdere groei

2 dagen / week telewerk