Coördinator Customer Administration

SQUARE CITY; Antwerpen; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Voltijdse functie

Autonomie & ownership

Internationale teams

Contract 1 jaar

26 vakantiedagen

Extralegale voordelen

Moderne digitale tools

Job summary

Square City zoekt een Coördinator Customer Administration in Berchem die de levering van documentatie en de klantbeleving van A tot Z optimaliseert. Je werkt nauw samen met interne teams en internationale stakeholders in een dynamische logistieke omgeving.

Je hebt min. 2 jaar ervaring in customer administration en shipping documentation, met aandacht voor kwaliteit, compliance en deadlines. Een zelfstandige, proactieve werker wordt gezocht.

Qualifications

• Minstens 2 jaar ervaring in customer administration of shipping documentation.
• Sterke kennis van exportdocumentatie en Bill of Lading-processen.
• Werkt zeer nauwkeurig en is verantwoordelijk voor kwaliteit en compliance.
• Communiceert helder met klanten, collega’s en internationale teams, en pakt documentatieafwijkingen professioneel aan.

Responsibilities

• Coördineert en verwerkt exportdocumentatie van A tot Z: shipping instructions, B/L drafts en final releases.
• Beheert manifesten en dient ze tijdig in bij douane en instanties volgens maritieme regels en deadlines.
• Waakt over datakwaliteit zodat documenten en submissions foutloos zijn en blocking issues voorkomen.
• Adviseert klanten en interne collega’s rond B/L-vereisten, L/C en relevante trade regulations.

Skills

Customer administration

Exportdocumentatie

Bill of Lading

Kwaliteit & naleving

Documentatie-afwijkingen

Nederlands

Engels

Zelfstandigheid

Tools

Bill of Lading

Exportdocumentatie

Job description

Verwacht het onverwachte voor jouw talent! SQUARE CITY werkt als trusted advisor voor profielen in office, finance, logistiek, supply chain & engineering. Wij bieden expertise, dialoog en continuïteit om als selectiepartner de juiste match te vinden voor onze klanten en kandidaten. Door ons uitgebreid netwerk van professionals en de persoonlijke benadering van onze consultants mag je rekenen op een kwalitatieve, duurzame en transparante samenwerking.

In Berchem zoekt onze partner een Coördinator Customer Administration die het verschil maakt in shipping documentatie en de customer experience van A tot Z. Deze rol is ideaal voor iemand die energie krijgt van ownership, nauwkeurigheid en vlotte samenwerking met interne teams én internationale stakeholders.

De verantwoordelijkheden voor deze functie zijn:

• Je coördineert en verwerkt exportdocumentatie van A tot Z: shipping instructions (S/I), Bill of Lading (B/L) drafts en final releases.
• Je beheert manifesten en dient ze tijdig en correct in bij douane en bevoegde instanties, volgens maritieme regelgeving en deadlines.
• Je waakt over datakwaliteit zodat documenten en submissions foutloos zijn en operationele blokkades vermeden worden.
• Je adviseert klanten en interne collega’s rond B/L-vereisten, letters of credit (L/C) en relevante trade regulations om vertragingen te voorkomen.
• Je volgt dossiers proactief op, neemt disputen vast en zorgt voor duidelijke klantcommunicatie waar nodig.
• Je blijft up-to-date met wijzigingen in SOP’s, sectorontwikkelingen en richtlijnen rond documentatie en administratieve verwerking.
• Je werkt nauw samen met Customer Care, service agents en overseas offices om een vlotte end-to-end service te garanderen.

De vereiste kwalificaties zijn:

• Je hebt minstens 2 jaar relevante ervaring in customer administration en/of shipping documentation binnen een logistieke of maritieme context.
• Je hebt sterke kennis van exportdocumentatie, Bill of Lading-processen en het werken met strikte cut-offs en deadlines.
• Je werkt zeer nauwkeurig en voelt je verantwoordelijk voor kwaliteit en compliance.
• Je communiceert helder en professioneel met verschillende partijen (klanten, collega’s, internationale teams) en je schakelt vlot bij documentatie-afwijkingen.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels.
• Je bent een medior profiel dat zelfstandig kan werken, prioriteiten kan bewaken en rustig blijft bij piekmomenten.

Dit is wat onze partner aanbiedt:

• Je gaat aan de slag in een voltijdse functie (vaste daguren) met impact op de kwaliteit en snelheid van de volledige documentatiestroom.
• Je krijgt autonomie en ownership in een rol waar jouw expertise echt gewaardeerd wordt.
• Je komt terecht in een omgeving met een sterke focus op service, kwaliteit en samenwerking met internationale teams (kudos en reputatie).
• Je ontvangt een contract van 1 jaar in het kader van een tijdelijke vervanging.
• Je geniet van ruim verlof (inclusief 26 vakantiedagen per jaar).
• Je krijgt een aantrekkelijk pakket aan extralegale voordelen, waaronder maaltijdcheques, ecocheques, groepsverzekering/pensioenplan, hospitalisatieverzekering, inkomensbescherming en een woon-werkvergoeding.
• Je kan rekenen op ondersteuning via moderne digitale tools en ruimte om je verder te ontwikkelen via nieuwe uitdagingen en procesverbetering (opportunities).