Contract and Claim Management Service

Tormans Projectsourcing; Ukkel; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Tormans Projectsourcing zoekt een gedreven dossiercoördinator in Brussel. Je bewaakt volledigheid en kwaliteit van klantdossiers, stemt af met verschillende interne teams en zorgt voor tijdige omlooptijden doorheen het studieproces. Je werkt nauw samen met betrokken afdelingen en rapporteert aan de verantwoordelijke dienst.

Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en proactief in een complexe technische omgeving, beheert documenten en draagt bij aan procesverbeteringen en standaardisatie.

Qualifications

• Technische bachelor of gelijkwaardige ervaring in industriële wetenschappen of vergelijkbaar.
• Vloeiende communicatie in Nederlands en Frans; professioneel Engels.
• Ervaring in technische coördinatie, documentbeheer of operationele ondersteuning.

Responsibilities

• Registreren en bijhouden van dossiers en documentatie in digitale systemen.
• Coördineren van informatie tussen interne teams en zorgen voor tijdige updates.
• Toezicht houden op deadlines, mijlpalen en kwaliteitscontrole van gegevens.

Skills

Talen NL/FR/EN

Education

Technische bachelor of gelijkwaardige ervaring

Job description

Doelstelling

In deze functie zorg je voor een gestructureerde opvolging van dossiers en ondersteun je de coördinatie, documentatie en gegevensverwerking. Je bewaakt de volledigheid en kwaliteit van de informatie, stemt af met verschillende interne teams en zorgt ervoor dat dossiers tijdig en correct doorheen het studieproces verlopen. Je werkt nauw samen met de betrokken afdelingen en rapporteert aan de verantwoordelijke dienst.

Voornaamste taken

• Registreren, structureren en actualiseren van klantendossiers voor aansluitingsstudies in de daarvoor voorziene digitale systemen.
• Controleren of alle technische, klant- en projectgegevens volledig zijn om een studie op te starten of verder te zetten.
• Coördineren van ontbrekende informatie, acties en documenten met verschillende interne afdelingen, waaronder netontwikkeling, infrastructuur, key accountmanagement en andere betrokken teams.
• Opvolgen van mijlpalen, afhankelijkheden en deadlines, en tijdig signaleren van risico’s, vertragingen of ontbrekende informatie aan de verantwoordelijke dienst.
• Voorbereiden en beheren van ontwerp-offertes, aansluitingscontracten, technische bijlagen en conformiteitsdocumenten op basis van goedgekeurde sjablonen en aangeleverde informatie.
• Uitvoeren van eerstelijnscontroles op de gegevenskwaliteit, documentconsistentie en technische volledigheid van dossiers, voordat deze ter beoordeling of goedkeuring worden voorgelegd.
• Bewaken van de correcte versiecontrole, traceerbaarheid en opslag van documenten volgens de geldende procedures.
• Ondersteunen van de communicatie met klanten door statusupdates voor te bereiden, ontbrekende informatie op te vragen en de opvolging van dossiers te documenteren. Dit gebeurt steeds in afstemming met de verantwoordelijke contactpersoon.
• Detecteren van terugkerende knelpunten en fouten in de gegevensverwerking, en voorstellen formuleren om processen te verbeteren, te standaardiseren en waar mogelijk te automatiseren.

Profiel

• Je beschikt over een technische bachelor of gelijkwaardige ervaring binnen industriële wetenschappen, elektromechanica, elektriciteit, energietechnologie, handelsingenieur of een aanverwante richting.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Frans en kunt je professioneel uitdrukken in het Engels.
• Je hebt relevante ervaring in technische coördinatie, klantgerichte operationele ondersteuning, contract- of documentbeheer, engineering support, energieactiviteiten of gereguleerde operationele processen.
• Je kunt technische informatie begrijpen en ontbrekende, tegenstrijdige of onduidelijke gegevens herkennen.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en gedisciplineerd, met bijzondere aandacht voor deadlines en documentkwaliteit.
• Je bent sterk in het coördineren van verschillende betrokken partijen en weet dossiers efficiënt vooruit te helpen in een complexe technische en operationele omgeving.
• Je bent klantgericht en communicatief, en houdt tegelijk rekening met de verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden van de betrokken contactpersonen.
• Je werkt vlot met digitale tools en denkt actief mee over het verbeteren van gegevenskwaliteit, procesefficiëntie en standaardisatie.