Assistant·e administratif·ve et commercial·e (H/F/X)

SERVIPLAST - SERVIPLAST; Luxemburg; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

SERVIPLAST - SERVIPLAST recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir les activités du pôle Services et contribuer à l’intégration professionnelle des personnes en situation de handicap. Sous la responsabilité du Responsable Pôle Services, vous assurez la gestion commerciale, la production et l’administration, en veillant à la qualité et au respect des délais.

Le poste implique l’organisation des plannings, la gestion des dossiers techniques et la coordination avec les équipes et

Responsabilités

• Gérer les appels entrants et servir d'interface sur site avec les clients
• Prendre les rendez-vous clients et encoder les demandes d'offres
• Suivre et relancer les offres en cours
• Traiter les commandes via contrats et conventions
• Participer à la communication externe
• Gérer les plannings et coordonner avec les équipes
• Préparer les dossiers techniques destinés aux équipes
• Préparer les chantiers : réservation matériel, commandes, sous-traitants
• Suivre les chantiers et la facturation
• Gérer les stocks (EPI, matériel et consommables)
• Récolter les demandes des travailleurs et coordonner avec le responsable

Description du poste

En tant qu’Assistant(e) administratif(ve), vous contribuez à la réalisation de la mission sociale de l’entreprise : l’intégration professionnelle des personnes en situation de handicap.

Votre mission participe à la mise en œuvre d’une organisation du travail la mieux adaptée aux profils de handicap de nos travailleurs et capable de délivrer le niveau le plus élevé de services à nos clients, basé sur la qualité et le respect des délais.

Sous la responsabilité du Responsable Pôle Services, et pour les différentes activités de ce pôle, votre fonction comporte les tâches principales suivantes :

Gestion commerciale :

• Vous gérez les appels téléphoniques entrants et êtes l’interface sur site entre les clients et l’entreprise
• Vous prenez les rendez-vous clients et encodez les demandes d'offres
• Vous suivez et relancez les offres en-cours
• Vous traitez les commandes effectives via contrats et conventions
• Vous participez à la mise en œuvre des actions de communication vers l’extérieur

Gestion de la production :

• Vous participez à la gestion des plannings, à la communication vers les clients et vers les équipes
• Vous aidez à la préparation des dossiers techniques à destination des équipes
• Vous préparez les chantiers : réservation matériel, commandes marchandises, sous-traitants, déclaration de chantiers, etc.
• Vous suivez les chantiers : gestion des feuilles de prestations, des bons d’achats, préparation de la facturation.
• Vous gérez les stocks : EPI, matériel et produits consommables
• Vous récoltez les différentes demandes des travailleurs et apportez éventuellement le suivi en coordination avec votre responsable.

Gestion administrative :

• Vous gérez les tableaux de bord et outils de pilotage
• Vous gérez les tableaux de prestations mensuels en vue du calcul de salaire