All round planner Facultair Bureau Stages Faculteit Geneeskunde

KU Leuven; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Extralegale voordelen

Job summary

KU Leuven zoekt een stageplanner voor de Faculteit Geneeskunde. Je plant en ondersteunt stages in bachelor- en masteropleidingen, beheert inschrijvingen en selectieprocessen, en verzorgt de administratieve afhandeling.

Je bent contactpersoon voor studenten, stagemeesters en secretariaten, en treedt op als bemiddelaar bij conflicten. De tewerkstelling loopt van begin december 2026 tot 4 juli 2027, met mogelijke verlenging.

Qualifications

• Minimaal bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Goede kennis van MS Office-toepassingen.
• Vlotte communicatie en adviesvaardigheden.

Responsibilities

• Plannen en opvolgen van stages in diverse opleidingen binnen de faculteit.
• Zorgen voor een vlotte organisatie van stages en verdeling van coassistentschappen.
• Informeren doelgroepen en verzorgen de administratie van stages (brochures, infosessies, evaluaties).
• Fungeren als contactpersoon voor doelgroepen en geven advies bij problemen of conflicten.
• Nauwgezet en discreet te werk gaan, flexibel inspelen op uitdagingen.
• Start in december 2026 met een tewerkstelling van 7 maanden (86%–80%).

Skills

Organisatie

Communicatie

MS Office

Discretie

Flexibel

Education

Bachelor diploma

Tools

MS Office

Job description

(ref. ATP-2026-438)
Laatst aangepast: 20/10/26

De Faculteit Geneeskunde leidt studenten op in diverse opleidingen en is één van de grootste faculteiten van de universiteit. Het hecht team van stageplanners zoekt een nieuwe collega voor een tijdelijke tewerkstelling.
Als stageplanners staan we in voor de planning en ondersteuning van de stages in verschillende opleidingen binnen de faculteit, zowel in de bachelor- als masterfase.
Iedere planner heeft eigen verantwoordelijkheden, en wordt daarin bijgestaan door de collega’s en een academisch verantwoordelijke.

• Als stageplanner bereid je de planning van je stages zorgvuldig voor, zoals het bevragen van het aanbod en de selectievoorwaarden, het opvolgen van de inschrijvingen door de studenten, het voorbereiden en opvolgen van de selectie, ...
• Je zorgt voor de vlotte organisatie van jouw stages binnen één of meerdere specifieke opleidingen. Voor de opleiding Geneeskunde maak je de verdeling van het coassistentschap. Je volgt de selectie op, tot uitstroom van onze studenten. Ook de Korte Klinische Keuzestages en tweedelijnsstages zitten in het takenpakket.
• Je informeert je doelgroepen (o.a. studenten, stagemeesters, secretariaten) en verzorgt de administratie die betrekking heeft op de stages, zoals informatiebrochures updaten, infosessies plannen, evaluaties opvragen,…
• Je bent contactpersoon voor je doelgroepen en geeft advies.
• Je bemiddelt bij problemen of conflicten.
• Je bent een echte organisator, nauwkeurig en stipt.
• Je bezit een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt een zeer goede kennis van de verschillende MS-office-toepassingen.
• Je weet hoe je een boodschap moet overbrengen.
• Je bent discreet, professioneel en flexibel.
• Je wacht niet tot je iets gevraagd wordt, maar gaat aan de slag met uitdagingen die je ziet.
• Wij bieden een tewerkstelling van 7 maanden, met een beoogd tewerkstellingspercentage van 80%, in een tof team. Deze tijdelijke aanstelling naar aanleiding een vervanging start idealiter begin december en loopt t.e.m. begin juli 2027. Mogelijk verlengbaar in functie van toekomstige opportuniteiten en beschikbare financiering.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
• Bijkomende extralegale voordelen.
• En ja, een fijne werkomgeving :-).

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Hilde Groenen, mail: [e-mail].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .

Deeltijds

Solliciteren tot en met: 04/11/2026 23:59 CET