Agency Administrator

ICO Terminals; Belgique; À distance; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques/ecocheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Diverse opleidingsmogelijkheden

Résumé du poste

ICO Terminals in Zeebrugge zoekt een Agency Administrator die inkomende facturen per schip verzamelt en verwerkt in ons interne systeem. Je maakt verzamelfacturen aan de rederij en voert controle uit op tarieven en kortingen. Je draagt bij aan digitalisering en zoekt continu naar procesoptimalisatie.

Je rapporteert aan Shipping Agents en boekhouding. Een proactieve aanpak, nauwkeurigheid en teamwerk zijn cruciaal om de facturatie tijdig af te ronden en kwaliteit te waarborgen.

Qualifications

• Basiskennis boekhouden.
• Klantgericht en kostenbewust handelen.
• Proactieve houding bij vragen tijdens/na facturatie.

Responsabilités

• Verzamelen van inkomende facturen per schip en per regime.
• Verwerken en boeken in het interne systeem.
• Verzorgen van doorrekening naar rederij via verzamelfacturen.
• Controleren op volledigheid en juistheid van tarieven en kortingen.
• Ondersteunen kwaliteits-, veiligheids-, milieumanagementsysteem.

Description du poste

Dagwerk, zelfstandig werken.
Minimum 6 maanden

Integriteit, Intensiteit, Innovatie

Maaltijdcheques/ecocheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Diverse opleidingsmogelijkheden

Klaar voor een uitdagende carrière? Sluit je aan bij ons team en maak jouw toekomst!

Doel van de functie

Als Agency Administrator verzamel je alle inkomende facturen per schip, zowel via e-mail als rechtstreeks via PEPPOL. Je verwerkt deze facturen door ze correct te boeken in het interne systeem en verzorgt de doorrekening naar de rederij via verzamelfacturen. Je werkt actief mee aan een digitale mindset en gaat op zoek naar optimalisaties in zowel de verwerking van inkomende als uitgaande facturen. Daarbij hanteer je een proactieve aanpak door inkomende facturen te controleren op volledigheid en correctheid van tarieven en kortingen. Je volgt vragen die ontstaan tijdens of na de facturatie nauwgezet op en beantwoordt deze op een correcte manier. Het kwaliteit-, veiligheid- en milieumanagement systeem samen ondersteunen met alle medewerkers.

Taakomschrijving

Facturatie

• Verzamelen van alle facturen m.b.t. de scheepsafrekening.
• Opmaken van de verzamelfactuur aan de rederij.
• Nieuwe klanten laten aanmaken in systeem en nadien laten accepteren door boekhouding.
• Nieuwe leveranciers aanmaken.
• Nauwgezet facturen opvolgen (correctheid fee's, tarieven)
• Toewijzen facturen havendienst (Concessie, kaaigeld, elektriciteit, ...)
• Basiskennis boekhouden.

Functiespecifieke competenties

• Klantgericht en kostenbewust handelen
• Samenwerken
• Plannen en organiseren

Plaats in de organisatie

Rapporteert aan:

Shipping Agents, boekhouding en klanten

Verantwoordelijkheden

• Verwerken van inkomende facturen.
• Volgens de door de klant opgelegde termijn en specifieke procedures/systemen, de scheepsafrekening opmaken en versturen.