Agency Operations Administrator

AGO Jobs & HR; Zeebrugge; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

AGO Jobs & HR zoekt een Agency Operations Administrator in Zeebrugge om de volledige verwerking en opvolging van facturen voor scheepsafrekening te verzorgen.

Je verwerkt inkomende facturen, boekt ze correct, maakt klanten en leveranciers aan en bewaakt de kwaliteits- en veiligheidsnormen.

Responsabilités

• Verwerken en opvolgen van inkomende facturen, via e-mail en PEPPOL.
• Correct boeken van inkomende facturen in het interne systeem.
• Nieuwe klanten aanmaken in het systeem en laten goedkeuren door de boekhouding.
• Nieuwe leveranciers aanmaken in het systeem.
• Facturen controleren op volledigheid en correctheid van fees, tarieven en kortingen.
• Facturen van havendiensten toewijzen (concessie, kaaigeld en elektriciteit).
• Vragen en opmerkingen tijdens of na facturatie opvolgen en correct beantwoorden.
• Bijdragen aan een digitale mindset en meedenken over optimalisaties binnen facturatieprocessen.
• Ondersteunen van het kwaliteit-, veiligheids- en milieumanagementsysteem met alle medewerkers woordelijk.

Description du poste

Als Agency Operations Administrator ben je verantwoordelijk voor de volledige verwerking en opvolging van facturen met betrekking tot de scheepsafrekening:

• Verzamelen en verwerken van alle inkomende facturen, zowel via e-mail als rechtstreeks via PEPPOL.
• Correct boeken van inkomende facturen in het interne systeem.
• Nieuwe klanten laten aanmaken in het systeem en laten goedkeuren door de boekhouding.
• Nieuwe leveranciers aanmaken in het systeem.
• Facturen nauwgezet controleren op volledigheid en de correctheid van fees, tarieven en kortingen.
• Facturen van havendiensten correct toewijzen, zoals concessie, kaaigeld en elektriciteit.
• Vragen en opmerkingen die tijdens of na de facturatie ontstaan, nauwgezet opvolgen en correct beantwoorden.
• Actief bijdragen aan een digitale mindset en meedenken over optimalisaties binnen de verwerking van zowel inkomende als uitgaande facturen.
• Het kwaliteit-, veiligheids- en milieumanagementsysteem samen met alle medewerkers ondersteunen.