Administrative & Reporting Assistant

Jobat; Brussel; Sur place; EUR 30 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat zoekt een gedreven administratieve spil die processen op rolletjes laat lopen. Je stelt brieven op op verzoek van projectmanagers en management en bewaakt ondertekening en opvolging. Daarnaast beheer je inkomende/uitgaande correspondentie, functionele mailboxen en telefoonverkeer.

Je zorgt voor digitaal beheer en archivering van belangrijke documenten en uploadt bestanden in Axxerion. Je organiseert jaarlijks de update van stakeholdercontactgegevens, ondersteunt presentaties en coördineert

Responsabilités

• Je stelt brieven op in opdracht van projectmanagers, contractmanagers en management en zorgt dat ze ondertekend en opgevolgd worden.
• Beheer van inkomende en uitgaande correspondentie behoort tot jouw verantwoordelijkheden.
• Je bewaakt de functionele mailboxen en verdeelt of beantwoordt inkomende mails.
• Telefonische oproepen behandelen is onderdeel van je takenpakket.
• Je zorgt voor digitaal beheer en archivering van documenten zoals proces-verbalen en contracten.
• Documenten uploaden in ons helpdeskplatform Axxerion doe je vloeiend.
• Je organiseert en bewaakt jaarlijks de controle en update van de contactgegevens van stakeholders.
• Je ondersteunt bij het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.
• Tot slot organiseer je de kwartaalrapportering en zorg je voor een vlotte opvolging hiervan.

Description du poste

Jobomschrijving

Je bent de spilfiguur die ervoor zorgt dat alle administratieve processen op wieltjes lopen. Van het opstellen van brieven tot het beheren van inkomende en uitgaande correspondentie: jij hebt de touwtjes in handen!

Specifieker:

• Je stelt brieven op in opdracht van de project managers, contract managers en het management. Je zorgt ervoor dat deze correspondentie wordt ondertekend en opgevolgd.
• Het beheer van zowel inkomende als uitgaande correspondentie behoort tot jouw verantwoordelijkheden.
• Je houdt de functionele mailboxen in de gaten, en verdeelt of beantwoordt de inkomende mails.
• Telefonische oproepen behandelen? Geen probleem, jij hebt dit volledig onder controle!
• Je zorgt voor het digitaal beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals proces-verbalen, contracten, enzovoort.
• Documenten uploaden in ons helpdeskplatform Axxerion doe je met gemak.
• Jij organiseert en volgt de jaarlijkse controle en update van de contactgegevens van onze stakeholders.
• Je ondersteunt bij het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.
• Tot slot organiseer je de kwartaalrapportering en zorg je voor een vlotte opvolging hiervan.

Je zorgt ervoor dat het team zich volledig kan concentreren op hun kerntaken, omdat jij achter de schermen zorgt voor een vlekkeloze administratie. Zin in deze uitdaging? Dan horen we graag van je!