Administratief medewerker Levenslang Leren

KATHOLIEKE HOGESCHOOL VIVES Noord; Sint-Pieters; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

KATHOLIEKE HOGESCHOOL VIVES Noord zoekt een administratief medewerker die deel uitmaakt van het team Levenslang Leren binnen de Business Unit Research & Innovation. Je draagt bij aan de dagelijkse operationele werking en verzorgt de praktische, administratieve en financiële organisatie van navormingsinitiatieven zoals postgraduaten, microcredentials, permanente vormingen en studiedagen.

Je bent het aanspreekpunt voor cursisten en gastdocenten, beheert registraties in het CRM, stelt

Qualifications

• Verantwoordelijkheden in de administratie van opleidingen en activiteiten.
• Beheer en actualisatie van CRM-gegevens en registraties.
• Informeren en ondersteunen van cursisten en gastdocenten.

Responsibilities

• Opstellen en opvolgen van roosterplanningen en praktische afspraken met docenten.
• Verzorgen van bestellingen zoals lesmateriaal en catering.
• Verwerving en verwerking van vergoedingen voor gastdocenten.
• Planning, communicatie en praktische opvolging van jobstudenten.
• Ondersteuning bij opleidingsmomenten en events.
• Opvolging van attesteringen voor cursisten en docenten.

Job description

Als administratief medewerker maak je deel uit van het team Levenslang Leren binnen de Business Unit Research & Innovation van VIVES. Je draagt bij aan de dagelijkse operationele werking en de vlotte praktische, administratieve en financiële organisatie van diverse navormingsinitiatieven, waaronder postgraduaten, microcredentials, permanente vormingen en studiedagen. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor cursisten, gastdocenten en collega's en staat onder meer in voor:

• Het administratief opvolgen van opleidingen en activiteiten, waaronder het beheren en actualiseren van gegevens en registraties in het CRM-systeem.
• Het informeren en ondersteunen van cursisten en gastdocenten bij praktische, administratieve en financiële vragen.
• Het opstellen en opvolgen van uurroosters en het afstemmen van praktische afspraken met docenten.
• Het verzorgen van bestellingen, zoals handboeken, lesmateriaal en catering.
• De administratieve verwerking van de vergoedingen voor gastdocenten.
• De planning, communicatie en praktische opvolging van jobstudenten.
• Het bieden van praktische en administratieve ondersteuning bij opleidingsmomenten en evenementen.
• Het opvolgen van attesteringen voor cursisten en docenten.