Administratief medewerker Levenslang Leren

Vlaamse Hogescholenraad

West-Vlaanderen

Hybrid

EUR 21,000 - 27,000

Part time

4 days ago

Be an early applicant

A complete application in a minute

Tailored resume and cover letter, ready to send.

Get past ATS filters

Job summary

VIVES Hogeschool zoekt een Administratief medewerker Levenslang Leren voor de campus Brugge met mogelijkheid tot werken op alle campussen. Je zet de dagelijkse operationele骨 en financiële organisatie van navormingsinitiatieven op poten en fungeert als aanspreekpunt voor cursisten en gastdocenten.

Je beheert CRM-gegevens, stelt roosters op en verzorgt bestellingen en vergoedingen voor gastdocenten. Je werkt in een dienstverlenende omgeving en bent bereid tot avond- en weekendwerk in beurtrol met

Qualifications

Relevante bachelor opleiding.
Dienstverlenende houding en klantgerichtheid.
Behoud van kalmte bij uitdagingen en flexibiliteit.
Voldoen aan taalvereisten hoger onderwijs of bereid om die te verwerven.
Bij buitenlandse diploma’s moet attest van gelijkwaardigheid uit NARIC worden toegevoegd.
Bereid tot avond- en weekendwerk (dinsdag- en donderdagavond en zaterdagvoormiddagen).

Responsibilities

Administratief opvolgen van opleidingen en activiteiten in CRM.
Informeren en ondersteunen van cursisten en gastdocenten bij praktische vragen.
Opstellen en opvolgen van uurroosters en afstemmen van afspraken met docenten.
Verzorgen van bestellingen zoals handboeken, lesmateriaal en catering.
Verwerking van vergoedingen voor gastdocenten.
Planning, communicatie en opvolging van jobstudenten.
Ondersteuning bij opleidingsmomenten en evenementen.
Opvolgen van attesteringen voor cursisten en docenten.

Skills

CRM

Excel

Planning

Klantgerichtheid

Netwerken

Analytisch denken

Besluitvaardigheid

Zelfstandig werken

Education

Bachelor diploma

Tools

CRM

Excel

Job description

Administratief medewerker Levenslang Leren

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Brugge | Deeltijds

Als administratief medewerker maak je deel uit van het team Levenslang Leren binnen de Business Unit Research & Innovation van VIVES. Je draagt bij aan de dagelijkse operationele werking en de vlotte praktische, administratieve en financiële organisatie van diverse navormingsinitiatieven, waaronder postgraduaten, microcredentials, permanente vormingen en studiedagen.

Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor cursisten, gastdocenten en collega's en staat onder meer in voor:

Het administratief opvolgen van opleidingen en activiteiten, waaronder het beheren en actualiseren van gegevens en registraties in het CRM-systeem.
Het informeren en ondersteunen van cursisten en gastdocenten bij praktische, administratieve en financiële vragen.
Het opstellen en opvolgen van uurroosters en het afstemmen van praktische afspraken met docenten.
Het verzorgen van bestellingen, zoals handboeken, lesmateriaal en catering.
De administratieve verwerking van de vergoedingen voor gastdocenten.
De planning, communicatie en praktische opvolging van jobstudenten.
Het bieden van praktische en administratieve ondersteuning bij opleidingsmomenten en evenementen.
Het opvolgen van attesteringen voor cursisten en docenten.

Je beschikt over een relevant bachelordiploma; Je hanteert een dienstverlenende houding; Je wordt niet uit het lood geslagen door onverwachte situaties en past je gemakkelijk aan; Je voldoet aan de taalvereisten hoger onderwijs of bent bereid om deze te verwerven. Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, moet een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) worden toegevoegd.; Je bent bereid tot avond- en weekendwerk (dinsdag- en donderdagavond en zaterdagvoormiddagen) in beurtrol met de rest van het team.

Functiespecifieke competenties

Je werkt mediawijs en kan vlot digitale middelen inzetten om samen te werken ( bv CRM en Excel)
Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
Je houdt helikopterview.
Jouw contactvaardigheid en klantvriendelijkheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.
Netwerken en relaties onderhouden zijn jouw grote troeven.
Je bezit vakdeskundigheid en bent bereid deze ook verder te optimaliseren.
Je werkt nauwgezet, stipt en hebt oog voor detail.
Je kan vlot beslissingen nemen rekening houdend met diverse factoren.
Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
Je gaat constructief kritisch te werk.

Salarisschaal equivalent barema 581 (B11) voor bachelor van het departement Onderwijs. Je wordt tewerkgesteld als contractueel medewerker (via het sociaal secretariaat).

Je uitvalsbasis is campus in Brugge met flexibiliteit om op alle campussen te werken.

Je krijgt een laptop bij een opdracht vanaf 35%.

Inhoudelijk

mevrouw Bernadette Van Nieuwenhuyse, hoofdcoördinator - Levenslang Leren, via mail bernadette.vannieuwenhuyse@vives.be
mevrouw Sue Vertriest, medewerker HR administratie, via mail sue.vertriest@vives.be

VIVES is een hogeschool waar 1.700 medewerkers zich dagelijks inzetten voor de toekomst van 18.000 nationale en internationale studenten. Naast onderwijs verstrekken aan toekomstige bachelors en graduaten is VIVES ook actief in praktijkgericht onderzoek, dienstverlening aan bedrijven en organisaties en in de markt van het levenslang leren. Daarnaast blijft de hogeschool voluit inzetten op afstandsonderwijs. Al die programma’s samen vormen onze biotoop op 7 campussen in 5 West-Vlaamse steden.

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk | Voltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Torhout | Deeltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk | Deeltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk en Oostende | Voltijds

Get your free, confidential resume review.

or drag and drop your file here.