Administratief medewerker Levenslang Leren

HR-Technologies; West-Vlaanderen; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop vanaf 35% opdracht

Job summary

VIVES zoekt een administratief medewerker Levenslang Leren voor 60% met mogelijkheid tot werken op alle campussen, basising Brugge. Je maakt deel uit van het team Levenslang Leren binnen de Business Unit Research & Innovation en ondersteunt dagelijkse operationele, administratieve en financiële processen van navormingsinitiatieven.

Je bent het aanspreekpunt voor cursisten en gastdocenten, beheert CRM-gegevens, stelt uurroosters op en verzorgt bestellingen en vergoedingen.

Qualifications

• Een relevant bachelordiploma is vereist.
• Dienstverlenende houding en klantgerichtheid.
• Flexibiliteit om op alle campussen te werken.
• Bereid tot avond- en weekendwerk.
• Goede taalvaardigheden hoger onderwijs of gelijkwaardig.
• Kennis van CRM en Excel is essentieel.

Responsibilities

• Administratieve opvolging van opleidingen en activiteiten.
• Informatie en ondersteuning aan cursisten en gastdocenten.
• Opstellen en opvolgen van uurroosters.
• Bestellingen verzorgen (boeken, lesmateriaal, catering).
• Vergoedingen voor gastdocenten verwerken.
• Planning en opvolging van jobstudenten.
• Ondersteuning bij opleidingsmomenten en evenementen.
• Attesteringen voor cursisten en docenten opvolgen.

Skills

Digitale vaardigheden

Planning

Helikopterview

Klantcontact

Netwerken

Vakdeskundigheid

Zelfstandigheid

Analytisch denken

Oog voor detail

Decisief handelen

Education

Relevants bachelor diploma

Tools

CRM

Excel

Job description

Administratief medewerker Levenslang Leren

60%, Afwijking op percentage is bespreekbaar Bepaalde duur Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Brugge

Als administratief medewerker maak je deel uit van het team Levenslang Leren binnen de Business Unit Research & Innovation van VIVES. Je draagt bij aan de dagelijkse operationele werking en de vlotte praktische, administratieve en financiële organisatie van diverse navormingsinitiatieven, waaronder postgraduaten, microcredentials, permanente vormingen en studiedagen.
Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor cursisten, gastdocenten en collega's en staat onder meer in voor:

Het administratief opvolgen van opleidingen en activiteiten, waaronder het beheren en actualiseren van gegevens en registraties in het CRM-systeem.

Het informeren en ondersteunen van cursisten en gastdocenten bij praktische, administratieve en financiële vragen.

Het opstellen en opvolgen van uurroosters en het afstemmen van praktische afspraken met docenten.

Het verzorgen van bestellingen, zoals handboeken, lesmateriaal en catering.

De administratieve verwerking van de vergoedingen voor gastdocenten.

De planning, communicatie en praktische opvolging van jobstudenten.

Het bieden van praktische en administratieve ondersteuning bij opleidingsmomenten en evenementen.

Het opvolgen van attesteringen voor cursisten en docenten.

• Je beschikt over een relevant bachelordiploma;
• Je hanteert een dienstverlenende houding;
• Je wordt niet uit het lood geslagen door onverwachte situaties en past je gemakkelijk aan;
• Je voldoet aan de taalvereisten hoger onderwijs of bent bereid om dezete verwerven. Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, moet een gelijkwaardigheidsattest van NARIC ( www.naric.be )worden toegevoegd.
• Je bent bereid tot avond- en weekendwerk (dinsdag- en donderdagavond en zaterdagvoormiddagen) in beurtrol met de rest van het team.

Functiespecifieke competenties

• Je werkt mediawijs en kan vlot digitale middelen inzetten om samen te werken ( bv CRM enExcel)
• Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
• Je houdt helikopterview.
• Jouw contactvaardigheid en klantvriendelijkheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.
• Netwerken en relaties onderhouden zijn jouw grote troeven.
• Je bezit vakdeskundigheid en bent bereid deze ook verder te optimaliseren.
• Je werkt nauwgezet, stipt en hebt oog voor detail.
• Je kan vlot beslissingen nemen rekening houdend met diverse factoren.
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
• Je gaat constructief kritisch te werk.

Salarisschaal equivalent barema 581(B11) voor bachelorvan het departement Onderwijs.Je wordt tewerkgesteld als contractueel medewerker (via het sociaal secretariaat).
Je uitvalsbasis is campus in Brugge met flexibiliteit om op alle campussen te werken.

Je krijgt een laptop bij een opdracht vanaf 35%.

VIVES is een hogeschool waar een gemotiveerd team van 1700 personeelsleden dagelijks werkt aan de toekomst van meer dan 17.000 studenten. De hoofdopdracht van de hogeschool is het verstrekken van onderwijs, maar daarnaast is er ook een uitgebreid team van onderzoekers, administratieve en logistieke medewerkersaan de slag in VIVES. Als pionier van afstandsonderwijs in het Vlaamse landschap heeft de hogeschool haar reputatie als innovatieve instelling niet gestolen.

Meer info op www.vives.be

Het betreft eenopdracht van 60% (een afwijking op dit percentage is bespreekbaar).Indiensttreding zo snel mogelijk tot en met 31 augustus 2027, met kans op verlenging mits positieve evaluatie.

Je kan kandideren tot en met 6 november 2026.