Administratief medewerker facilitaire administratie (voltijds, tijdelijk)

APB Provinciaal Onderwijs Antwerpen; Antwerpen; Sur place; EUR 27 000 - 50 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

36 vakantiedagen

Hospitalisatieverzekering

Aanvullende ziekteverzekering

Maaltijdcheques

Openbaar vervoer/fietsvergoeding

Opleidingsaanbod

Tweede pensioenpijler

Vakantiegeld en eindejaarstoelage

Kortingen via personeelsvereniging

Résumé du poste

APB Provinciaal Onderwijs Antwerpen zoekt tijdelijk administratief medewerker facilitaire administratie voor voltijds werk in Antwerpen. Je ondersteunt de facilitaire werking en draagt bij aan een vlotte dienstverlening in het provinciehuis.

Je maakt deel uit van de cel Facilitaire Administratie binnen de Dienst Facilities & Maintenance van het Departement Logistiek. Je volgt bestellingen en facturen, ondersteunt voertuigen en fietsen, en beheert dossiers voor overheidsopdrachten.

Qualifications

• Minimaal een secundair onderwijs diploma.
• Klantgerichte dienstverlening vereist en aandacht voor details.
• Ervaring met facilitaire administratie is een plus.

Responsabilités

• Bestellingen en facturen opvolgen; offertes opvragen; contact met leveranciers bij problemen.
• Beheer van voertuigen en fietsen: inschrijvingen, keuringen, onderhoud en administratieve afhandeling.
• Beheer en opvolging van meldingen in het digitale beheersysteem.
• Ondersteunen praktische en logistieke taken zoals vergaderfaciliteiten en lockers.
• Ondersteunen administratieve dossiers voor overheidsopdrachten en betalingsdossiers.
• Informatie en dossiers up-to-date houden en elektronisch archiveren.

Connaissances

Nauwkeurigheid

Organisatie & planning

Communicatie

Klantgerichtheid

Samenwerken

Zelfstandigheid

Digitaal vaardig

Snel inzetbaar

Flexibiliteit

Leerbereidheid

Formation

Secundair onderwijs diploma

Outils

Ultimo

Microsoft Office

Description du poste

Administratief medewerker facilitaire administratie (voltijds, tijdelijk)

Antwerpen, België

Tijdelijk administratief medewerker facilitaire administratie

Hou jij van afwisseling, administratie en een job waarin je collega’s echt vooruithelpt? Als tijdelijk administratief medewerker ondersteun je onze facilitaire werking en zorg je mee voor een vlotte dienstverlening in het provinciehuis.

Wie zijn wij?

Je komt terecht in de nieuwe cel Facilitaire Administratie binnen de Dienst Facilities & Maintenance van het Departement Logistiek.

In deze cel brengen we de administratieve ondersteuning van verschillende facilitaire teams samen. We werken onder andere rond het beheer van gebouwen, voertuigen en fietsen, bestellingen, facturen, bewaking, catering en andere facilitaire dienstverlening.

De cel is nog in opbouw. Samen zoeken we naar goede afspraken en uniforme werkwijzen, zodat we onze interne klanten snel en correct kunnen helpen.

Omdat een collega afwezig is, zoeken we extra administratieve ondersteuning. Zo zorgen we ervoor dat de dagelijkse dienstverlening tijdens deze opstartperiode vlot blijft verlopen.

Je krijgt een gevarieerd administratief takenpakket. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat facilitaire aanvragen en dossiers correct en tijdig worden opgevolgd.

• Je volgt bestellingen en facturen op. Je plaatst bestellingen, controleert facturen en neemt contact op met leveranciers wanneer er problemen zijn met een levering of factuur. Je vraagt ook offertes op en ondersteunt bij kleinere aankoopdossiers en raamovereenkomsten.
• Je ondersteunt de administratie van onze voertuigen en fietsen. Je verwerkt onder andere inschrijvingen, keuringen, onderhoud en herstellingen. Je volgt ook tank- en laadkaarten, verkeersboetes en schadegevallen administratief op.
• Je verwerkt en volgt facilitaire meldingen en aanvragen op in ons digitaal beheersysteem. Je zorgt ervoor dat vragen bij de juiste collega terechtkomen en volgt mee op tot ze afgehandeld zijn.
• Je ondersteunt praktische en logistieke taken. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van vergaderfaciliteiten, lockers, dienstfietsen en poolwagens, relatiegeschenken en andere facilitaire voorzieningen.
• Je ondersteunt verschillende administratieve dossiers. Je helpt bijvoorbeeld bij prijsaanvragen, betalingsdossiers, schoonmaakplanningen, verhuisbewegingen en administratieve documenten voor overheidsopdrachten.
• Je houdt informatie en gegevens actueel. Je past fiches, registraties en andere administratieve informatie aan en zorgt ervoor dat dossiers volledig en correct zijn.

We zoeken vooral iemand die snel beschikbaar is en die graag administratief ondersteunt, overzicht bewaart en vlot schakelt tussen verschillende soorten taken.

• Je werkt nauwkeurig. Je controleert gegevens, documenten en facturen zorgvuldig en hebt oog voor details.
• Je kunt goed organiseren en plannen . Je houdt verschillende dossiers tegelijk in het oog en weet wat eerst moet gebeuren.
• Je bent digitaal vaardig. Je werkt vlot met Microsoft Office en leert gemakkelijk nieuwe digitale toepassingen kennen. Ervaring met een facilitair beheersysteem zoals Ultimo is een pluspunt, maar geen vereiste.
• Je bent klantgericht . Je helpt collega’s op een vriendelijke en professionele manier en zoekt mee naar een oplossing.
• Je communiceert duidelijk . Je overlegt vlot met collega’s en leveranciers, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig én graag samen . Je neemt je eigen taken op, maar springt ook bij wanneer collega’s ondersteuning nodig hebben.
• Je bent flexibel . Je kunt omgaan met wisselende prioriteiten en vindt het niet erg dat je takenpakket gevarieerd is.
• Je leert graag bij. Je hoeft niet alle facilitaire processen vooraf te kennen, maar je bent bereid om je snel in nieuwe taken en procedures in te werken.
• Je bent in het bezit van een secundair onderwijs diploma

We bieden je een voltijdse contractuele functie met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (duur van de afwezigheid onbekend) aan.

Je start in salarisschaal C1: het bruto maandsalaris ligt tussen de 2.444,31 en 4.473,71 euro . Bij je aanwerving gaan we na hoeveel jaar ervaring je in eerdere functies hebt opgebouwd. Die ervaring wordt meegenomen in de berekening van je brutosalaris. Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.

Met extralegale voordelen:

• 36 vakantiedagen per jaar, flexibele werktijden en telewerkmogelijkheden
• Een hospitalisatieverzekering voor jou en voordelige aansluitmogelijkheden voor je gezin
• Een aanvullende ziekteverzekering
• Maaltijdcheques van € 8 per gewerkte dag
• Gratis openbaar vervoer van en naar het werk, of fietsvergoeding
• Afwisselend opleidingsaanbod
• Een tweede pensioenpijler (extralegaal pensioen)
• Vakantiegeld en eindejaarstoelage
• Toegang tot kortingen op evenementen, cultuur, pretparken en meer via onze personeelsvereniging

• Je zal werken in het provinciehuis vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.

Bij provincie Antwerpen weten we dat diversiteit synoniem staat voor rijkheid. We houden daarbij in het achterhoofd: hoe diverser ons team, hoe rijker onze werking. Vanaf dag één staan jouw talenten en competenties voor ons centraal.

Daarom krijgt talent bij ons alle ruimte. Letterlijk en figuurlijk: van 2.867 km² grondgebied tot onmetelijk veel kansen. Omdat het leven van onze inwoners niet stopt aan de grenzen van steden en gemeenten, zorgen we voor oplossingen die de gemeentegrenzen overstijgen. Dit doen we in heel wat beleidsdomeinen: vrije tijd, ruimte, mobiliteit, economie, landbouw, leefmilieu, waterbeleid, onderwijs, ... Je komt de provincie dan ook vaker tegen dan je denkt. Tijdens een dagje uit in haar parken of domeinen, in één van onze provinciale scholen, fietsend of wandelend langs het routenetwerk of de onbevaarbare waterlopen, op weg naar het werk via onze fietsostrades ...

Meer dan 1700 medewerkers zorgen ervoor dat de provincie Antwerpen een fijne plek is om te werken en te leven. Laboranten, stielmannen, administratief medewerkers, architecten, ingenieurs, poetsvrouwen, consulenten, projectmanagers, … De kans is groot dat er een job is die bij jou past.