Administratief medewerker - dienst werken in eigen beheer

HULDENBERG GEMEENTEBESTUUR; Huldenberg; On-site; EUR 20,000 - 31,000; Full time

Job summary

HULDENBERG GEMEENTEBESTUUR zoekt een administratief medewerker voor de dienst werken in eigen beheer. Je combineert administratieve en organisatorische taken met magazijn- en voorraadbeheer, aankoop- en factuuroploeg.

Je zorgt voor correcte gegevens, opvolging van afspraken en tijdige beschikbaarheid van materiaal voor collega’s. Je werkt nauw samen met hoofddeskundige, ploegleider en financiële dienst om een vlotte werking te garanderen.

Qualifications

• Verwerken en opvolgen van werkopdrachten en interne aanvragen.
• Volgen van aankopen, bestellingen, leveringen en facturen.
• Registreren, ordenen en actualiseren van gegevens.
• Ondersteunen van de planning en administratieve opvolging van werkzaamheden.
• Ondersteunen van overlegmomenten, opleidingen en stages.

Responsibilities

• Administratieve ondersteuning: medewerkers van de dienst werken in eigen beheer ondersteunen en administratie van opdrachten beheren.
• Magazijn- en voorraadbeheer: goederen controleren, registreren en beschikbaar houden, bestellingen opvolgen.
• Aankopen en factuuroplogging: in samenwerking met hoofddeskundige de benodigde aankopen voorbereiden en facturen afstemmen.

Job description

Ben je administratief sterk, werk je nauwkeurig en hou je ervan om structuur te brengen? Steek je daarnaast graag af en toe de handen uit de mouwen en voel je je thuis in een technische werkomgeving?

Dan ben jij de collega die wij zoeken!

Als administratief medewerker binnen de dienst werken in eigen beheer ondersteun je de dagelijkse werking van de dienst. Je combineert administratieve en organisatorische taken met de opvolging van het magazijn, de voorraden, bestellingen en leveringen.

Je zorgt ervoor dat gegevens correct worden bijgehouden, afspraken worden opgevolgd en collega’s tijdig over het nodige materiaal beschikken. Zo draag je rechtstreeks bij aan een vlotte, veilige en efficiënte werking van onze gemeentelijke buitendienst.

Wat ga je doen?

Administratieve ondersteuning

Je ondersteunt de hoofddeskundige, de ploegleider en de medewerkers van de dienst werken in eigen beheer. Je staat onder meer in voor:

• het administratief verwerken en opvolgen van werkopdrachten, projecten en interne aanvragen;
• het opvolgen van aankopen, bestellingen, leveringen en facturen;
• het verwerken van meldingen van inwoners en externe partners;
• het registreren, ordenen en actualiseren van gegevens;
• het ondersteunen van de planning en administratieve opvolging van werkzaamheden;
• het verzamelen en tijdig doorgeven van informatie aan collega’s, leidinggevenden en andere diensten;
• de administratieve ondersteuning van overlegmomenten, opleidingen en stages.

Magazijn- en voorraadbeheer

Je neemt een actieve rol op in de dagelijkse magazijnwerking. Dit betekent onder andere dat je:

• inkomende en uitgaande goederen en materialen controleert en registreert;
• materialen, werktuigen, werkkledij, persoonlijke beschermingsmiddelen en onderhoudsproducten mee beheert;
• opvolgt welke materialen beschikbaar zijn;
• tekorten tijdig signaleert;
• goederen en materialen ordelijk opslaat en ter beschikking stelt;
• bestellingen en leveringen administratief opvolgt;
• mee waakt over een ordelijk, betrouwbaar en actueel voorraadbeheer.

Aankopen en factuuropvolging

In samenwerking met de hoofddeskundige, de ploegleider en de financiële dienst:

• bereid je aankoopbehoeften administratief voor;
• volg je afspraken met leveranciers en raamcontracten mee op;
• controleer en verwerk je binnenkomende facturen;
• stem je leveringen en facturen af met de betrokken medewerkers en diensten;
• ondersteun je de toepassing van de regelgeving rond overheidsopdrachten.