Administratief medewerker (beheer webshop)

Vlaamse Hogescholenraad; West-Vlaanderen; Remote; EUR 34.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

VIVES Hogeschool zoekt een Administratief medewerker voor het beheer van de webshop en logistieke ondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor de verwerking van bestellingen, voorraadbeheer en coördinatie tussen campus locaties.

Je werkt met Microsoft Office en Adobe Acrobat en onderhoudt contacten met studenten en externe leveranciers. Een bachelor-diploma is vereist en Nederlands is de voertaal.

Qualifikationen

• Diploma bachelor is vereist en kennis van administratieve processen.
• Ervaring in een dienstverlenende functie en met stakeholders is een plus.
• Vloeiende Nederlandse taal; basis Engels is een pluspunt.

Aufgaben

• Beheer van de webshop en bijhorende software, verwerking en opvolging van bestellingen.
• Coördineren van interne drukkerij en logistieke verdeling van studiemateriaal.
• Onderhouden contacten met studenten, collega's en leveranciers.
• Genereren van rapporten vanuit de webshop over leermateriaal en registraties opvolgen.
• Stockbeheer organiseren en tijdige beschikbaarheid van lesmateriaal bewaken.
• Verdeling van studiemateriaal overcampussen afstemmen en waar nodig fysieke afhaalpunten installeren.

Kenntnisse

Zelfstandige werkhouding

Communicatieve vaardigheden

Digitaal vaardig

Ausbildung

Bachelordiploma

Tools

Microsoft Office

Adobe Acrobat

Jobbeschreibung

Administratief medewerker (beheer webshop)

VIVES Hogeschool|Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk|Voltijds

Als administratief medewerker binnen de dienst Infrastructuur en Facilities krijg je een veelzijdige administratieve en organisatorische functie. Je neemt een belangrijke verantwoordelijkheid op in de dagelijkse werking van de webshop, de coördinatie van de interne drukkerij en staat mee in voor een vlotte logistieke organisatie van de verdeling van het studiemateriaal voor de meer dan 20.000 studenten.

Je combineert daarbij administratie met praktische organisatie en opvolging. Je volgt leveringen en voorraden op, houdt overzicht over bestellingen en helpt waar nodig ook praktisch mee bij de verdeling. Daarnaast onderhoud je contacten met collega's, studenten en externe leveranciers.

Binnen deze functie kan je ook breder ingezet worden in het coördineren of ondersteunen van verschillende administratieve en/of logistieke processen gekoppeld aan infrastructuur en facilities.

Jouw taken:

• Het beheren van de webshop en bijhorende software: bestellingen van studiemateriaal verwerken en opvolgen en gegevens actueel houden.
• Deelnemen aan de analyse, programmatie en verdere ontwikkeling van de webshop en meedenken over efficiëntere administratieve processen.
• Rapporten genereren vanuit de webshop over het leermateriaal en zorgen voor correcte registraties.
• Het aan te leveren leermateriaal screenen en plannen, en de tijdige beschikbaarheid ervan bewaken.
• De afhandeling en levering van leermateriaal door externe drukkers organiseren en opvolgen.
• Het stockbeheer organiseren en voorraden bewaken.
• Het drukwerk voor examens, klasdrukwerk en intern drukwerk voor medewerkers organiseren vanuit de drukkerij in Kortrijk.
• De verdeling van het studiemateriaal voor studenten organiseren en afstemmen op de verschillende campussen, waar nodig praktisch meehelpen. Zo ook het installeren van een fysiek webshop-afhaalpunt.
• Aanspreekpunt zijn voor studenten, collega's en externe leveranciers rond cursussen en drukwerk, en instaan voor de nazorg van bestellingen (terugbetalingen, foutieve bestellingen, ontbrekend studiemateriaal).

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma;
• Je bent digitaal vaardig en kan vlot werken met de courante toepassingen van Microsoft Office en Adobe Acrobat en leert gemakkelijk nieuwe software gebruiken.
• Je hebt ervaring in een dienstverlenende functie en communiceert vlot met verschillende stakeholders (studenten, docenten en externen)
• Je bent hands-on ingesteld en vindt het geen probleem om naast administratie ook praktisch mee te helpen.
• Nederlands is de voertaal; kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je bent veiligheidsbewust
• Je bent bereid tot sporadisch avond- en weekendwerk
• Je voldoet aan de taalvereisten hoger onderwijs of bent bereid om dit te verwerven. Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.
• Wie wenst in te gaan op deze vacature via een TAO in een ander onderwijsniveau, kan dit enkel wanneer de opdracht binnen VIVES 35% of meer bedraagt en bovendien binnen het statuut, dus niet als contractuele gastprof.

Functiespecifieke competenties

• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
• Je kan vlot beslissingen nemen rekening houdend met diverse factoren. Je handelt ook naar je beslissing.
• Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
• Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.
• Jouw contactvaardigheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.
• Je ondersteunt en begeleidt anderen.
• Je bent sterk in het geven van advies, het argumenteren en onderhandelen.
• Je werkt vernieuwend/innovatief.
• Je gaat constructief kritisch te werk.

Salarisschaal equivalent met barema B11 voor bachelor van het Departement Onderwijs. Je wordt tewerkgesteld via het sociaal secretariaat als contractueel bediende.

VIVES is een hogeschool waar 1.700 medewerkers zich dagelijks inzetten voor de toekomst van 18.000 nationale en internationale studenten. Naast onderwijs verstrekken aan toekomstige bachelors en graduaten is VIVES ook actief in praktijkgericht onderzoek, dienstverlening aan bedrijven en organisaties en in de markt van het levenslang leren. Daarnaast blijft de hogeschool voluit inzetten op afstandsonderwijs. Al die programma’s samen vormen onze biotoop op 7 campussen in 5 West-Vlaamse steden.

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk | Voltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Brugge | Deeltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk en Oostende | Voltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk | Voltijds