Medewerker Onderwijs & Studenten en Internationalisering

KU Leuven; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Bijkomende verlofdagen

openbaar vervoer pendelen gratis of g

Bedrijfsfiets

EcoCheques

Job summary

KU Leuven zoekt een enthousiaste medewerker onderwijs- en studentenadministratie en internationalisering aan de Faculteit Wetenschappen op campus Arenberg in Heverlee. Je werkt mee aan roosterplanning, studentenadministratie en ondersteuning van internationalisering.

Je werkt samen met opleidingsverantwoordelijken, docenten en collega’s, beheert de mailbox en neemt deel aan infosessies. Vereiste bachelor, uitstekende organisatie en beheersing van Nederlands en Engels.

Qualifications

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Organisatievaardigheden en oplossingsgericht denken.
• Planmatig en nauwkeurig werken, zelfstandigheid en teamwork.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in NL en EN.
• Kennis van MS Office en bij voorkeur tijdsplanningstools zoals TimeEdit/SAP/BI.

Responsibilities

• Opstellen van haalbare en kwalitatieve uurroosters voor opleidingen met TimeEdit.
• Aanspreekpunt voor studenten, docenten en collega’s rond roosters en aanpassingen.
• Samen werken aan optimalisatie van planningsprocessen en modeltrajecten.
• Admin en organisatie rondom inkomende/uitgaande uitwisselingsstudenten.
• Mailbox beheren en reageren op berichten; infosessies begeleiden.

Skills

Organisatievaardigheden

Oplossingsgericht denken

Teamwerk

Communicatie NL/EN

Flexibele werkhouding

Education

Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring

Tools

TimeEdit

MSOffice (Word/Excel/Outlook/MS Teams)

SAP

BI

Job description

Medewerker Onderwijs & Studenten en Internationalisering

(ref. ATP-2026-437)
Laatst aangepast: 23/10/26

Aan de Faculteit Wetenschappen binnen de Groep Wetenschap & Technologie van KU Leuven zoeken we een enthousiaste medewerker (ATP) die een gecombineerde rol opneemt binnen de dienst Onderwijs & studenten én de dienst Internationalisering.
De Faculteit Wetenschappen biedt haar studenten 7 bacheloropleidingen op 2 verschillende campussen aan in de disciplines Biochemie en Biotechnologie, Biologie, Chemie, Fysica, Geowetenschappen, Informatica of Wiskunde. Daarnaast voorziet de faculteit in een uitgebreid aanbod van master- en master-na-master-opleidingen, en een doctoraatsprogramma binnen elk domein.
Het decanaat van de Faculteit Wetenschappen bestaat uit een dynamisch team van een 15-tal administratieve medewerkers die instaan voor de praktische organisatie en administratieve ondersteuning van het onderwijs en de ondersteuning van het (internationaal) beleid van de faculteit. Vertrouwen, collegialiteit en kwaliteit staan centraal.

Als medewerker van de onderwijs- en studentenadministratie maak je deel uit van een enthousiast en betrokken team van vier collega’s. Samen zorgen wij ervoor dat de administratieve en organisatorische processen achter het onderwijs vlot verlopen en onze studenten kunnen rekenen op een efficiënte en kwalitatieve ondersteuning.
Aanvullend draag je ook bij aan de administratieve ondersteuning van het team Internationalisering. Dit team bestaat uit 3 enthousiaste collega’s die hun best doen om alle studenten een internationale ervaring aan te bieden. Kortom, een veelzijdige functie waarin planning, administratie, samenwerking en dienstverlening hand in hand gaan.

Voor deze functie ligt de focus voornamelijk op volgende taken:

• Als medewerker lessenroosterplanning ben je verantwoordelijk voor het opstellen van haalbare en kwalitatieve uurroosters voor een aantal opleidingen. Je houdt daarbij rekening met uiteenlopende randvoorwaarden zoals beschikbaarheden van lokalen, docenten en studenten. Met behulp van de planningssoftware TimeEdit bouw je expertise op om efficiënte en tegelijkertijd studentvriendelijke uurroosters uit te werken.
• Je bent een aanspreekpunt voor studenten, docenten en collega's bij vragen rond de lessenroosters. Wanneer zich wijzigingen of onverwachte situaties voordoen, denk je actief mee na over oplossingen en zorg je voor een vlotte bijsturing van de planning.
• Daarnaast krijg je de kans om mee te werken aan de verdere optimalisering van planningsprocessen. Samen met de opleidingsverantwoordelijken analyseer je het curriculum en werk je modeltrajecten uit die studenten ondersteunen bij het samenstellen van een coherent studietraject en die tegelijk een efficiënte en haalbare lessenroosterplanning mogelijk maken.
• Je werkt mee aan de administratieve en organisatorische taken met betrekking tot inkomende en/of uitgaande uitwisselingsstudenten.
• Je volgt de mailbox op en duidt aan wie welke mail dient te behandelen.
• Je ondersteunt en neemt actief deel aan evenementen en infosessies in het kader van internationalisering.Dit kan ertoe leiden dat je occasioneel (2 à 3 keer per jaar) ’s avonds aanwezig zal moeten zijn.

Daarnaast ondersteun je de algemene dienstverlening tijdens piekperiodes en spring je bij waar nodig om afwezigheden van collega’s op te vangen. Zo draag je mee bij aan een vlotte werking van de dienst.

In deze functie werk je nauw samen met opleidingsverantwoordelijken, docenten en collega’s van verschillende facultaire diensten. Daarnaast heb je regelmatig contact met collega’s van andere faculteiten en diverse centrale diensten van KU Leuven. Zo krijg je de gelegenheid om een boeiend en uitgebreid netwerk uit te bouwen binnen de universiteit. De kantoren van de faculteit bevinden zich op Campus Arenberg in Heverlee.

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt organisatorische vaardigheden, kan oplossingsgericht denken en plannen is echt jouw ding.
• Je kan nauwkeurig, planmatig en efficiënt werken, zowel zelfstandig als in teamverband.
• Je bent vlot in de omgang en hebt een flexibele werkhouding.
• Je kan goed werken met courante MS-officetoepassingen, vooral met Word, Excel, Outlook en MS Teams. Ervaring met BI, SAP, TimeEdit of andere planningstools is een troef.
• Je kan helder communiceren in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Wij beogen een voltijdse tewerkstelling voor één jaar aan met mogelijkheid tot verlenging voor onbepaalde duur.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle facetten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Onze werkomgeving is in volle beweging met ruimte voor initiatief, opleidingen, work-life balans (telewerk), engagement en werkzekerheid.
Bovendien biedt KU Leuven extralegale voordelen, zoals

• hospitalisatieverzekering
• groepsverzekering
• bijkomende verlofdagen
• gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer
• bedrijfsfiets
• ecocheques

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Annemie Schellens, mail: [e-mail]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Kim Lamproye, mail: [e-mail], of via [phone].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Tewerkstellingspercentage: Voltijds