Administratief projectbeheerder

KU Leuven; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 20,000 - 32,000; Part time

Job summary

KU Leuven zoekt een administratief en financieel projectondersteuner voor de post-award projectadministratie en contractopvolging binnen het Grants Office (KCB). Je onderhoudt databanken, verzorgt databeheer en coördineert ondertekeningsprocessen.

Je werkt samen met DOC, onderzoekers en interne diensten, hebt een diploma secundair onderwijs en ervaring met administratief projectbeheer. Kennis van SAP en MS Office is een pluspunt. Je start 50% tewerkstelling voor 1 jaar.

Qualifications

• Minimaal een diploma secundair onderwijs.
• Ervaring met administratief projectbeheer is een meerwaarde.
• Goede kennis van MS Office en SAP is een pluspunt.

Responsibilities

• Post-award projectadministratie: gegevensinvoer en databankbeheer voor KU Leuven, FRIS en LRD, en databeheer van Europese dossiers.
• Coördineren van het ondertekeningsproces van documenten en archivering van ondertekende documenten.
• Ondersteunen van DOC, projectpromotoren en onderzoekers bij de uitvoering van dossiers en mobiliteiten.

Skills

Nederlands (vloeiend)

Engels (vloeiend)

Education

Diploma secundair onderwijs

Tools

MS Office

SAP

Job description

(ref. ATP-2026-448)
Laatst aangepast: 29/10/26

Binnen het Grants Office van de dienst Onderzoekscoördinatie van KU Leuven (DOC) ondersteunen we onderzoekers, doctoraatstudenten en medewerkers die betrokken zijn bij interne, nationale of internationale onderzoeksprojecten, beurzenprogramma’s en initiatieven rond mondiale ontwikkeling.
In het team Krediet- en Contractbeheer (KCB) van het Grants Office moet tijdelijk iemand worden vervangen en zijn we op zoek naar een administratief en financieel projectondersteuner voor de post-award projectadministratie en contractopvolging. Je staat in voor de administratieve en financiële ondersteuning die met elke projecttoekenning gepaard gaat. Daarnaast kan je occasioneel of op termijn voor bepaalde dossiers ook betrokken worden bij de contractuele opvolging.
In deze functie ondersteun je de collega’s van DOC, projectpromotoren, onderzoekers en collega’s bij een vlotte uitvoering van projecten en mobiliteiten.

Post-award projectadministratie: Het grootste deel van de taken bestaat uit gegevensinvoer en het up-to-date houden van data in verschillende databanken (onderzoeksdatabank, infrastructuurdatabank, onderzoekssamenwerkingen):

• Je maakt kredieten en projecten aan en doet het databeheer van dossiers die worden opgevolgd bij KU Leuven, zodat ze in het KU Leuven Onderzoeksportaal en FRIS verschijnen.
• Je maakt projecten aan voor, en doet het databeheer van dossiers die worden opgevolgd bij Leuven Research&Development (LRD), zodat ze in het KU Leuven Onderzoeksportaal en FRIS verschijnen.
• Je maakt projecten aan voor, en doet het databeheer van Europese dossiers voor KU Leuven en LRD op basis van gegevens uit CORDIS.
• Je voert samenwerkingsakkoorden in van KU Leuven en LRD-projecten op basis van samenwerkingsovereenkomsten.
• Je voert nieuwe externe organisaties in voor onderzoeksinstellingen op basis van ROR-gegevens.
• Je voert gegevens m.b.t. onderzoeksapparatuur en -infrastructuur in.
• Je voert periodiek controles op de gegevens uit en doet aan data cleaning.
• Je coördineert het ondertekeningsproces van een document/overeenkomst, zodat het document/overeenkomst correct en snel kan ondertekend worden.
• Je archiveert ondertekende documenten/overeenkomsten, zodat de financiële dienst toegekende budgetten kan vrijgeven en zodat alle finale documenten per dossier beschikbaar blijven op een centrale plaats voor onderzoeker/financiële dienst/juridische dienst bij eventuele onduidelijkheden tijdens/na afloop van het project.

Samenwerking en dienstverlening

• Je onderhoudt noodzakelijke contacten met de collega’s van het Grants Office met betrekking tot de taken die je opvolgt.
• Je neemt deel aan het 6-wekelijkse KCB-overleg.
• Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team en met diverse interne diensten van KU Leuven om een vlotte afhandeling van dossiers te garanderen.
• Je neemt actief deel aan teamactiviteiten.
• Je hebt een diploma secundair onderwijs.
• Ervaring met administratief projectbeheer vormt een meerwaarde.
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent vertrouwd met de courante MS Office-toepassingen. Kennis van SAP is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig, zeer nauwkeurig en hebt oog voor detail bij de verwerking van gegevens.
• Je voert de standaardprocessen binnen je projectportefeuille zelfstandig uit.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, continuïteit en voortgang van je werk.
• Je communiceert helder, professioneel en klantgericht met collega’s en onderzoekers.
• Je bent een teamspeler en zoekt actief naar manieren om de samenwerking en kennisdeling binnen het team te versterken.
• Je bent stressbestendig en behoudt kwaliteit en nauwkeurigheid tijdens piekperiodes en bij strikte deadlines.

Wij beogen een arbeidsovereenkomst (bepaalde duur) van 50% VTE voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging of tot een beperkte uitbreiding van percentage van de aanstelling.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3 .

Je bent bereid zo snel mogelijk te starten, liefst uiterlijk 1 december 2026.

Meer info over de selectieprocedure is te verkrijgen bij mevrouw Kim Lamproye, mail: [e-mail].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .

Solliciteren tot en met: 18/11/2026 23:59 CET