Administratief coördinator

LIMTEC+ nv - ANTTEC+ nv; Sint-Agatha-Berchem; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Leuke collega’s en aangename werksfeer

Voltijds contract voor onbepaalde duur

Groeps- en hospitalisatieverzekering

Maaltijdcheques

Ruimte voor eigen initiatief

Job summary

ANTTEC+ Berchem zoekt een administratief coördinator om het team te versterken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, cursisten en lesgevers en coördineert de hele opleidingsadministratie.

Daarnaast organiseer je lokalen, verzorg je relaties met lesgevers en leveranciers, en ondersteun je de facturatie en boekhouding. Je werkt nauw samen met de Limburgse collega’s om back-up te vormen en denkt proactief mee over procesoptimalisaties.

Qualifications

• Ervaring met opleidingsadministratie is een pluspunt.
• Kennis van facturatie of subsidieregelingen is een pluspunt.

Responsibilities

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, cursisten en lesgevers.
• Je coördineert en verzorgt de administratie van opleidingen van A tot Z.
• Je plant lokalen en stemt praktische afspraken af met lesgevers en leveranciers.
• Je volgt klantentevredenheid, subsidieregelingen en Vlaams opleidingsverlof op.
• Je ondersteunt de facturatie en boekhouding, waaronder verwerken van facturen en opvolging van betalingen.
• Je voert administratieve taken uit voor het bestuur en de Algemene Vergadering.
• Je assisteert bij communicatie zoals nieuwsbrieven en websiteberichten.
• Je helpt bij het opbouwen van een kwaliteitsvol klantenbestand en onderhoudt relaties.
• Je werkt mee aan optimalisaties en fungeert als back-up in Limburg.

Skills

Administratieve vaardigheden

Klantencontact

Coördinatie van opleidingen

Job description

ANTTEC+ is een dynamisch opleidingscentrum ontstaan uit het loopbaanfonds van de Antwerpse technologische sector mtech+.

Om ons team te versterken zijn wij op zoek naar een administratief coördinator.

ANTTEC+ te Berchem is een dynamisch opleidingscentrum gespecialiseerd in praktijkgerichte technische opleidingen voor professionals. Ons motto: “Uw opleidingspartner in techniek”.

Taken & verantwoordelijkheden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers, cursisten en lesgevers. Je ontvangt hen professioneel, luistert naar hun vragen en helpt hen op weg.
• Je coördineert en verzorgt de administratie van opleidingen van A tot Z.
• Je plant lokalen, stemt praktische afspraken af met lesgevers, de collega’s van mtech+ Antwerpen en leveranciers. Je organiseert onder meer catering, cursusteksten, zaalopstellingen en de verplaatsing van didactisch materiaal.
• Je volgt klantentevredenheid, opleidingssubsidies en Vlaams opleidingsverlof op. Je houdt relevante wijzigingen in de regelgeving bij, waakt over beslissingen van nieuwe opleidingen om tijdig aanvragen voor Vlaams Opleidingsverlof in te dienen en verstrekt hierover advies.
• Je ondersteunt de facturatie en boekhouding, waaronder het verwerken van facturen en het opvolgen van openstaande betalingen.
• Je voert administratieve taken uit voor het bestuursorgaan en de Algemene Vergadering (zoals opmaak rapporten, overzichtslijsten en dossiers).
• Je assisteert bij communicatie, zoals nieuwsbrieven, websiteberichten en sociale media.
• Je helpt bij het uitbouwen van een kwaliteitsvol klantenbestand en onderhoudt duurzame relaties met bedrijven, lesgevers en andere partners.
• Je kan projecten trekken in een snel veranderende context, doet proactief voorstellen in het kader van optimalisaties binnen de organisatie.
• Je werkt nauw samen met de administratief coördinator in Limburg zodat jullie op termijn elkaars back-up kunnen zijn.

Je bent vriendelijk en behulpzaam aan het onthaal, maar kunt je ook concentreren op administratief werk dat nauwkeurigheid vraagt. Je organiseert je werk zelfstandig, bewaart het overzicht wanneer plannen veranderen, denkt mee over verbeteringen en werkt taken tijdig af. Je communiceert helder en professioneel met cursisten, bedrijven, scholen en collega’s. Met vertrouwelijke informatie ga je discreet om.

Je schakelt vlot bij dringende of wijzigende omstandigheden. Ervaring met opleidingsadministratie, facturatie of subsidieregelingen is een pluspunt.

Voordelen

• Leuke collega’s en een aangename werksfeer.
• Eén gevarieerde functie met veel contacten, teamwerk en ruimte voor eigen initiatief.
• Een voltijds contract voor onbepaalde duur, jobbegeleiding, een competitief salarispakket in verhouding tot je kennis en ervaring, aangevuld met extralegale voordelen (o.a. groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, …)

Bij ANTTEC+ werk je mee aan technische opleidingen die mensen en bedrijven vooruithelpen. In deze functie zie je rechtstreeks het resultaat van je werk: cursisten worden goed ontvangen, opleidingen zijn zorgvuldig georganiseerd en collega’s kunnen rekenen op een sterke administratieve ondersteuning.