Administratief bediende bouw

MOENENS MARINO; Harelbeke; On-site; EUR 23,000 - 36,000; Full time

Job summary

MOENENS MARINO bvba zoekt een administratieve duizendpoot met bouwkennis om als spil tussen kantoor, werf, klanten en leveranciers te functioneren. Je bereidt offertes voor, verwerkt calculaties en volgt betalingen op, met aandacht voor btw-regeling en nauwkeurige facturatie.

Daarnaast beheer je aankoopfacturen, zet je werf- en projectdossiers op, en ondersteun je de administratie van premies en leveringen. Een proactieve aanpak en communicatie met alle partijen zijn cruciaal.

Qualifications

• Administratieve ervaring, bij voorkeur in bouwsector.
• Goede planning en calculatie van offertes.
• Kennis van btw-regels in de bouw is een plus.
• Vlotte communicatie met klanten en leveranciers.

Responsibilities

• Voorbereiden van offertes en calculaties.
• Facturatie, betalingsopvolging en btw-toepassing.
• Beheren van aankoopfacturen en werfadministratie.
• Opzetten en afsluiten van werfdossiers.
• Functie als aanspreekpunt voor klanten en leveranciers.

Skills

Organisatie

Communicatie

Bouwkennis

Administratie

Tools

Checkin@Work

Job description

Wij zijn een gevestigd bouwbedrijf, actief in bouwwerken, dakwerken en totaalprojecten. Onze ploegen staan elke dag op de werf voor particulieren en professionele klanten. Om ons team te versterken, zoeken we een administratieve duizendpoot met bouwkennis. Je wordt de spil tussen kantoor, werf, klanten en leveranciers.

Voorbereiding offertes en calculatie

• Je bereidt offertes voor, zodat de zaakvoerder ze snel kan afwerken.
• Je leest plannen en meetstaten en verzamelt de nodige gegevens.
• Je vraagt prijzen op bij leveranciers en onderaannemers en maakt prijsvergelijkingen.
• Je vraagt technische fiches van materialen op.
• Je houdt de prijslijsten up-to-date.
• Je volgt verstuurde offertes op bij klanten.

Facturatie

• Je maakt vorderingsstaten, voorschotfacturen en eindfacturen op.
• Je factureert meerwerken correct en tijdig.
• Je past de btw-regels in de bouw juist toe (6 %, 21 %, medecontractant).
• Je volgt betalingen op en verstuurt herinneringen.
• Je controleert aankoopfacturen en wijst ze toe aan de juiste werf.
• Je zet de stukken klaar voor de boekhouder.

Nacalculatie en controle

• Je verwerkt de uren en het materiaalverbruik per werf.
• Je maakt nacalculaties en rendabiliteitsoverzichten per project.
• Je controleert leveringsbonnen tegenover bestellingen en facturen.
• Je signaleert afwijkingen proactief aan de zaakvoerder.

Aankoop en werfadministratie

• Je bestelt materialen voor de werven, volgt de leveringen op en houdt de stock in het oog.
• Je volgt de tijdsregistratie en Checkin@Work op.
• Je volgt de werfplanning mee op.
• Je start werfdossiers op en sluit ze af.
• Je verzamelt de nodige documenten van onderaannemers (attesten, verzekeringen).
• Je regelt aanvragen voor signalisatie en inname van het openbaar domein.
• Je helpt klanten met hun premiedossiers.

Algemeen

• Je bent het aanspreekpunt voor klanten en leveranciers, via telefoon en mail.
• Je zorgt voor een correct klassement en archief.
• Je denkt mee over het digitaliseren en verbeteren van onze werkwijze. Je zet daarbij ook AI-tools in om sneller en efficiënter te werken.