Administratief bediende bouw (H/F/X)

MOENENS MARINO; Harelbeke; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

MOENENS MARINO zoekt een administratieve duizendpoot met bouwkennis om het kantoor en de werven te ondersteunen. Je wordt de spil tussen kantoor, werf, klanten en leveranciers en verzorgt offertes, calculaties en de facturatie.

Daarnaast beheer je nacalculaties, aankoopdossiers en de werfplanning, en help je klanten met premiedossiers. Je denkt mee over digitalisering en ondersteunt waar nodig met AI-tools.

Qualifications

• Je beheert offertes, calculaties en facturatie zelfstandig.
• Je leest plan- en meetstaten en verzamelt gegevens.
• Je werkt nauwkeurig met leveranciers- en werkplaatstgegevens.

Responsibilities

• Voorbereiden offertes en calculatie voor de zaakvoerder.
• Facturatie, orderinvoer, en controle van betalingsstatus.
• Nacalculatie en rendabiliteitsoverzichten per project.
• Aankoop en administratieve werfcontrole, documenten bijhouden.
• Aanspreekpunt voor klanten en leveranciers, via telefoon en mail.

Skills

Administratieve ondersteuning

Bouwkennis

Planning & organisatie

Klantcontact

Samenwerken

Communicatie

Tools

Checkin@Work

AI-tools

Job description

Wij zijn een gevestigd bouwbedrijf, actief in bouwwerken, dakwerken en totaalprojecten. Onze ploegen staan elke dag op de werf voor particulieren en professionele klanten. Om ons team te versterken, zoeken we een administratieve duizendpoot met bouwkennis. Je wordt de spil tussen kantoor, werf, klanten en leveranciers.

Voorbereiding offertes en calculatie

• Je bereidt offertes voor, zodat de zaakvoerder ze snel kan afwerken.
• Je leest plannen en meetstaten en verzamelt de nodige gegevens.
• Je vraagt prijzen op bij leveranciers en onderaannemers en maakt prijsvergelijkingen.
• Je vraagt technische fiches van materialen op.
• Je houdt de prijslijsten up-to-date.
• Je volgt verstuurde offertes op bij klanten.

Facturatie

• Je maakt vorderingsstaten, voorschotfacturen en eindfacturen op.
• Je factureert meerwerken correct en tijdig.
• Je past de btw-regels in de bouw juist toe (6 %, 21 %, medecontractant).
• Je volgt betalingen op en verstuurt herinneringen.
• Je controleert aankoopfacturen en wijst ze toe aan de juiste werf.
• Je zet de stukken klaar voor de boekhouder.

Nacalculatie en controle

• Je verwerkt de uren en het materiaalverbruik per werf.
• Je maakt nacalculaties en rendabiliteitsoverzichten per project.
• Je controleert leveringsbonnen tegenover bestellingen en facturen.
• Je signaleert afwijkingen proactief aan de zaakvoerder.

Aankoop en werfadministratie

• Je bestelt materialen voor de werven, volgt de leveringen op en houdt de stock in het oog.
• Je volgt de tijdsregistratie en Checkin@Work op.
• Je volgt de werfplanning mee op.
• Je start werfdossiers op en sluit ze af.
• Je verzamelt de nodige documenten van onderaannemers (attesten, verzekeringen).
• Je regelt aanvragen voor signalisatie en inname van het openbaar domein.
• Je helpt klanten met hun premiedossiers.

Algemeen

• Je bent het aanspreekpunt voor klanten en leveranciers, via telefoon en mail.
• Je zorgt voor een correct klassement en archief.
• Je denkt mee over het digitaliseren en verbeteren van onze werkwijze. Je zet daarbij ook AI-tools in om sneller en efficiënter te werken.