Administratief assistent - Tweetalig (NL/FR)

Jobat; Lebbeke; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Onze klant, dé referentie in de streek voor hoogstaand personenvervoer, zoekt een Business Assistent. Je maakt deel uit van een actief backoffice team en ondersteunt de planner en stelplaatsverantwoordelijke.

Je verwelkomt bezoekers, beantwoordt telefoons en verwerkt lopende vragen. Daarnaast log je klachten, volg je lopende opdrachten op, beheer je verloren voorwerpen en zet je bevestigde offertes om in concrete opdrachten.

Responsibilities

• Je verwelkomt bezoekers aan het onthaal en beantwoordt de telefoon
• Je beantwoordt algemene vragen van klanten en lopende opdrachten
• Je registreert en volgt klachten op
• Je houdt een lijst van verloren voorwerpen bij en zorgt voor terugkeer
• Bij bevestigde offertes zet je deze om naar concrete opdrachten
• Je bent samen met je collega verantwoordelijk voor communicatie, coaching en opvolging van chauffeurs
• Je stuurt tijdig de planning door naar chauffeurs en contacteert hen bij wijzigingen
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor chauffeurs rond hun planning
• Je zorgt voor praktische voorbereidingen zodat ritten correct uitgevoerd worden
• Je legt 's avonds het uitrijblad klaar en controleert dagelijks dekking door chauffeurs
• Samen met je planner ben je afwisselend verantwoordelijk voor wachtdienst en telefonische ondersteuning na kantooruren
• Je beheert het klassement van documenten

Job description

Onze klant is dé referentie in de streek voor hoogstaand personenvervoer.

Jobomschrijving

3 redenen om voor deze job te kiezen

• Vrijheid en variatie ten top
• Flexibele uren in samenspraak met je team
• Elke dag start en eindigt anders

Zo ziet je job er uit

Als Business Assistent zorg je voor een optimale ondersteuning van de planner en stelplaatsverantwoordelijke. Je maakt deel uit van een actief backoffice team. Jouw kerntaken zijn:

• Je verwelkomt bezoekers aan het onthaal en beantwoordt de telefoon
• Je beantwoordt algemene vragen van klanten en de vragen over lopende opdrachten
• Je bent verantwoordelijk voor het loggen en opvolgen van klachten
• Je houdt een lijst bij van de verloren voorwerpen en zorgt ervoor dat deze terug bij de rechtmatige eigenaar komen
• Als een offerte wordt bevestigd, zorg je samen met de planner dat deze wordt omgezet naar een concrete opdracht
• Je bent samen met je collega verantwoordelijk voor de communicatie, coaching en opvolging van de chauffeurs
• Je stuurt de planning tijdig door naar de chauffeurs. Bij wijzigingen contacteer je de chauffeurs zo snel als mogelijk
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor chauffeurs bij vragen rond hun planning
• Je zorgt voor alle praktische voorbereidingen zodat de chauffeurs hun rit correct kunnen uitvoeren
• Je legt ‘s avonds het uitrijblad klaar en volgt dagelijks op of het correct ingevuld werd door de chauffeurs
• Je bent samen met je planner afwisselend verantwoordelijk voor de wachtdienst. Je geeft dan telefonische ondersteuning waar nodig na de kantooruren en in het weekend
• Je bent verantwoordelijk voor het klassement van documenten