Administratief assistent - Tweetalig (NL/FR)

Jobat; Buggenhout; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Jobat in België zoekt een Business Assistent die het backoffice-team ondersteunt en de planner en stelplaatsverantwoordelijke optimaal bijstaat. Je verwelkomt bezoekers en beantwoordt de telefoon, en behandelt algemene vragen van klanten en lopende opdrachten.

Daarnaast log je klachten, beheer je verloren voorwerpen en zet offertes om in concrete opdrachten. Je coördineert communicatie met chauffeurs en zorgt voor tijdige planning en opvolging, inclusief wachtdienst en documentbeheer.

Qualifications

• Klantgerichte communicatievaardigheden.
• Goede organisatorische capaciteiten en nauwkeurigheid.
• Teamplayer met verantwoordelijkheidsgevoel.

Responsibilities

• Verwelkomt bezoekers aan het onthaal en beantwoordt de telefoon.
• Beantwoordt algemene vragen van klanten en lopende opdrachten.
• Logt en volgt klachten op.
• Beheert verlies voorwerpen en zorgt voor terugbezorging aan eigenaar.
• Zorgt samen met de planner voor omzetting offerte naar concrete opdracht.
• Coördineert communicatie en opvolging van chauffeurs.
• Stuurd planning tijdig door naar chauffeurs en rapporteert wijzigingen.
• Is het eerste aanspreekpunt voor chauffeurs rond planning.
• Zorgt voor praktische voorbereidngen zodat ritten correct uitgevoerd worden.
• Legt ’s avonds uitrijblad klaar en volgt werking van ingevuldheid.
• Draagt bij aan wachtdienst na kantooruren en in weekends.
• Beheert klassement van documenten.

Job description

Onze klant is dé referentie in de streek voor hoogstaand personenvervoer.

Jobomschrijving

3 redenen om voor deze job te kiezen

• Vrijheid en variatie ten top
• Flexibele uren in samenspraak met je team
• Elke dag start en eindigt anders

Zo ziet je job er uit

Als Business Assistent zorg je voor een optimale ondersteuning van de planner en stelplaatsverantwoordelijke. Je maakt deel uit van een actief backoffice team. Jouw kerntaken zijn:

• Je verwelkomt bezoekers aan het onthaal en beantwoordt de telefoon
• Je beantwoordt algemene vragen van klanten en de vragen over lopende opdrachten
• Je bent verantwoordelijk voor het loggen en opvolgen van klachten
• Je houdt een lijst bij van de verloren voorwerpen en zorgt ervoor dat deze terug bij de rechtmatige eigenaar komen
• Als een offerte wordt bevestigd, zorg je samen met de planner dat deze wordt omgezet naar een concrete opdracht
• Je bent samen met je collega verantwoordelijk voor de communicatie, coaching en opvolging van de chauffeurs
• Je stuurt de planning tijdig door naar de chauffeurs. Bij wijzigingen contacteer je de chauffeurs zo snel als mogelijk
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor chauffeurs bij vragen rond hun planning
• Je zorgt voor alle praktische voorbereidingen zodat de chauffeurs hun rit correct kunnen uitvoeren
• Je legt 's avonds het uitrijblad klaar en volgt dagelijks op of het correct ingevuld werd door de chauffeurs
• Je bent samen met de planner afwisselend verantwoordelijk voor de wachtdienst. Je geeft dan telefonische ondersteuning waar nodig na de kantooruren en in het weekend
• Je bent verantwoordelijk voor het klassement van documenten