Administratie Aanbestedingsdossiers

Maes & Coucke; Dentergem; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Maes & Coucke in West-Vlaanderen zoekt een Administratief Bediende voor de aanbestedingsdossiers. Je ondersteunt de offertedienst met dossiervoorbereiding, verwerking van projectgegevens en administratieve informatie zodat de calculatieafdeling vlot kan werken.

Je plant, registreert belrondes, behandelt inkomende e-mails en zorgt dat documenten correct en op tijd ingediend worden via e-Procurement. Een flexibele teamspeler met stressbestendigheid en nauwkeurigheid past hier goed.

Qualifications

• Ervaring in een gelijkaardige functie binnen de bouwsector is een pluspunt.
• Kennis van e-Procurement en aanbestedingsdossiers is een meerwaarde.
• Zoek een veelzijdige administratieve kracht met oog voor detail.

Responsibilities

• Klaarzetten van dossiers en verwerken van projectgegevens en administratieve informatie zodat de calculatieafdeling efficiënt kan werken.
• Prijsaanvragen versturen naar onderaannemers met de juiste documenten en versturen naar onderaannemers.
• Offerte-mailbox beheren en inkomende e-mails per project klasseren.
• Belrondes organiseren om tijdig offertes te ontvangen.
• Opvolging van aanbestedingsplatformen via e-Procurement en collega's tijdig informeren.
• Opmaak administratieve dossierbundels en inschrijvingsbundels samenstellen volgens opdrachtgeverseisen.
• Dossierindiening via e-mail en e-Procurement.
• Prijsverantwoordingen opstellen samen met calculators volgens richtlijnen en deadlines.
• Flexibel schakelen tussen taken en dossiers.
• Communiceren schriftelijk en telefonisch.
• Zelfstandig werken, verantwoordelijkheid nemen en stressbestendig zijn.
• Werk efficiënt plannen en overzicht behouden bij meerdere deadlines.
• Ervaring in een gelijkaardige functie binnen de bouwsector is een pluspunt.

Job description

Administratief Bediende Aanbestedingsdossiers gezocht

Bij het deelnemen aan projecten is een correcte en tijdige administratieve ondersteuning essentieel voor het succesvol indienen van aanbestedingen en offertes. Daarom zoeken we een veelzijdige administratieve kracht die flexibel inzetbaar is binnen het team en ondersteuning biedt binnen onze Offertedienst.

Jouw rol bij Maes & Coucke

Binnen deze job als projectleider krijg je verantwoordelijkheid over het volledige bouwtraject.

• Klaarzetten van dossiers: je verwerkt projectgegevens, meetstaten en administratieve informatie zodat de calculatieafdeling efficiënt aan de slag kan.
• Prijsaanvragen versturen naar onderaannemers: je bereidt prijsvragen voor met de juiste documenten en verstuurt deze naar de onderaannemers.
• Offerte-mailbox: je verwerkt inkomende e-mails en klasseert ze per project.
• Belrondes: om tijdig de nodige offertes te ontvangen, organiseer je systematisch belrondes.
• Opvolging van aanbestedingsplatformen: je volgt meldingen, aankondigingen, wijzigingen en communicatie via e-Procurement en zorgt ervoor dat de juiste collega’s tijdig geïnformeerd worden.
• Opmaak administratieve dossierbundels: je stelt inschrijvingsbundels samen en vult de gevraagde documenten correct aan volgens de vereisten van de opdrachtgever.
• Dossierindiening: je dient inschrijvingsbundels in via e-mail en e-Procurement.
• Ondersteuning bij prijsverantwoordingen: je stelt samen met de calculators prijsverantwoordingen op volgens de opgelegde richtlijnen en deadlines.
• Je bent flexibel ingesteld en schakelt vlot tussen verschillende taken en dossiers.
• Je communiceert vlot en foutloos, zowel schriftelijk als telefonisch. Je hebt geen moeite met telefonische contacten en de bijhorende smalltalk.
• Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en bent stressbestendig.
• Je plant je werk efficiënt en weet het overzicht te behouden, ook bij meerdere strikte deadlines.
• Ervaring in een gelijkaardige functie binnen de bouwsector is een pluspunt.

Wat wij bieden

• Een jong en enthousiast team binnen een groeiende kmo, met een werkomgeving vol dynamiek en collegialiteit.
• Marktconform loon, ecocheques, een aansluiting op onze collectieve hospitalisatieverzekering en regelmatige teambuildings.
• Een grondige inwerkperiode met persoonlijke begeleiding.

Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging?

Krijg je energie van een afwisselend takenpakket en een administratie die tot in de puntjes klopt?