Senior Executive Assistant - Kalender & Finanzen

Chaka2 GmbH; Salzburg; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Lunchzuschuss (6€) pro Office-Tag

My Club Membership – Fitness

Job summary

Chaka2 GmbH in Salzburg sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur operativen Unterstützung. Sie managen Kalender, Reisen und Meetings zweier CEOs, bereiten Präsentationen vor und unterstützen Finanzen/Backoffice.

Die Rolle erfordert Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine proaktive, serviceorientierte Arbeitsweise. Sie arbeiten eng mit internen Teams zusammen, koordinieren Stakeholder-Kommunikation und tragen zur Optimierung administrativer Prozesse bei.

Qualifications

• Abgeschlossene kfm. Ausbildung (HAK, Studium oder vergleichbare Qualifikation).
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Bereich Senior Leadership inkl. Kalender-, Reise- und Tagesmanagement.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke sowie hohe Serviceorientierung.
• Zahlenaffinität und sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung im Finanz-/Backoffice von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Zuverlässigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Proaktive, flexible Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität.

Responsibilities

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Ganzheitliches Kalender- und Meetingmanagement für zwei CEOs inkl. Priorisierung und Koordination komplexer Termine.
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen.
• Mitwirkung im Bereich Finanzen & Administration (Übersichten, Budget- und Kostenkontrolle, Spesen- und Rechnungsmanagement).
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und internen Teams.
• Stakeholder-Kommunikation (ERP-Provider, Steuerberatung, Beirat).
• Unterstützung bei Event- und Projektorganisation (Logistik, Abstimmungen).
• Verantwortung für Office-Organisation, interne Prozesse und administrative Optimierungen.

Skills

Organisationstalent

Verlässlichkeit

Kommunikationsstärke

MS Office

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung/Studium

Tools

MS Office

Job description

Chaka2 GmbH in Salzburg sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur operativen Unterstützung. Sie managen Kalender, Reisen und Meetings zweier CEOs, bereiten Präsentationen vor und unterstützen Finanzen/Backoffice.

Die Rolle erfordert Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine proaktive, serviceorientierte Arbeitsweise. Sie arbeiten eng mit internen Teams zusammen, koordinieren Stakeholder-Kommunikation und tragen zur Optimierung administrativer Prozesse bei.