Executive Assistance (W/M/X)

Chaka2 GmbH; Salzburg; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Lunchzuschuss (6€) pro Office-Tag

My Club Membership – Fitness

Résumé du poste

Chaka2 GmbH in Salzburg sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur operativen Unterstützung. Sie managen Kalender, Reisen und Meetings zweier CEOs, bereiten Präsentationen vor und unterstützen Finanzen/Backoffice.

Die Rolle erfordert Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine proaktive, serviceorientierte Arbeitsweise. Sie arbeiten eng mit internen Teams zusammen, koordinieren Stakeholder-Kommunikation und tragen zur Optimierung administrativer Prozesse bei.

Qualifications

• Abgeschlossene kfm. Ausbildung (HAK, Studium oder vergleichbare Qualifikation).
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Bereich Senior Leadership inkl. Kalender-, Reise- und Tagesmanagement.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke sowie hohe Serviceorientierung.
• Zahlenaffinität und sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung im Finanz-/Backoffice von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Zuverlässigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Proaktive, flexible Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität.

Responsabilités

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Ganzheitliches Kalender- und Meetingmanagement für zwei CEOs inkl. Priorisierung und Koordination komplexer Termine.
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen.
• Mitwirkung im Bereich Finanzen & Administration (Übersichten, Budget- und Kostenkontrolle, Spesen- und Rechnungsmanagement).
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und internen Teams.
• Stakeholder-Kommunikation (ERP-Provider, Steuerberatung, Beirat).
• Unterstützung bei Event- und Projektorganisation (Logistik, Abstimmungen).
• Verantwortung für Office-Organisation, interne Prozesse und administrative Optimierungen.

Connaissances

Organisationstalent

Verlässlichkeit

Kommunikationsstärke

MS Office

Englischkenntnisse

Formation

Kaufmännische Ausbildung/Studium

Outils

MS Office

Description du poste

DEIN JOB - WHAT WE LOOK FOR

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Ganzheitliches Kalender- und Meetingmanagementfür zwei CEOs inkl. Priorisierung, Koordination komplexer Termine, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Tagesablaufs
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Mitarbeit im Bereich Finanzen & Administration (Erstellung von Übersichten, Unterstützung bei Budget- und Kostenkontrolle, Spesen- und Rechnungsmanagement)
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und internen Teams
• Stakeholder-Kommunikation(ERP-Provider, Steuerberatung, Beirat etc.)
• Unterstützung bei Event- und Projektorganisation (Koordination von Abläufen, Logistik und internen Abstimmungen)
• Verantwortung für Office-Organisation, interne Prozesse und administrative Optimierungen

DEIN PROFIL - WHAT YOU BRING

• Abgeschlossene kfm. Ausbildung (HAK, Studium oder vergleichbare Qualifikation)
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Bereich Senior Leadership (Head of aufwärts) inkl. volles Kalender-, Reise- und Tagesmanagement
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke sowie hohe Serviceorientierung
• Zahlenaffinität und sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung im Finanz-/Backoffice von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Proaktive, flexible Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

WAS DICH ERWARTET - WHAT YOU GET

• Ein kreatives und dynamisches Arbeitsumfeld
• Zusammenarbeit mit einem engagierten, jungen und internationalen Team
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne Arbeitskultur, flache Hierarchien und ein inspirierendes Umfeld
• Dein Arbeitsplatz:Salzburg
• Lunchbooster:Damit dein Energie-Level konstant bleibt, bekommst du pro Office Tag einen Essenszuschuss in der Höhe von 6 €
• Fitness:Ob Yoga für die innere Balance oder einen HIIT-Kurs, um dich so richtig auszupowern, mit unserem My Clubs Membership ist für jede:n was dabei und du kannst je nach Vorliebe den für dich passenden Sport wählen

Über uns

Bei Chaka2 glauben wir an die Kraft von echten Erlebnissen. Wir schaffen Momente, die Gänsehaut auslösen - Augenblicke, die Marken zu Emotionen und Menschen zu Fans machen. Als führende Agentur für Event- und Live Marketing in der DACH-Region begleiten wir Top-Brands wie adidas, Audi und Red Bull auf ihrem Weg, unvergessliche Geschichten zu erzählen - "we create feelings"

Unsere Stärke liegt in der kreativen Markeninszenierung - sowie in Live-Events, die Eindruck hinterlassen und Menschen verbinden. Von der ersten Idee bis zum letzten Applaus betreuen wir jedes Projekt mit Hingabe, Präzision und dem Anspruch, Emotionen nicht nur zu wecken, sondern sie zu hinterlassen.