Sekretär*in Stabsstelle Recht

Stadt Wien; Wien; On-site; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Essenszuschuss

Sicherer Arbeitsplatz in krisenfestemU

Mobiles Arbeiten nach Einarbeitung

Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

Gratis Jahreskarte der Wiener Linien

Job summary

Stadt Wien sucht eine engagierte Bürofachkraft zur Unterstützung der Stabsstelle Recht. Sie übernehmen administrative Sekretariatsarbeiten, erstellen und bearbeiten Dokumentvorlagen und unterstützen bei Gesetzesnovellen im elektronischen Rechtsinformationssystem ELAK und eRecht.

Zu Ihren Aufgaben gehört die tägliche Posteingangsverwaltung, Terminkoordination und die Ansprechpartnerfunktion für ELAK. Erwartet wird eine abgeschlossene Büro-/Verwaltungs-Ausbildung sowie Teamfähigkeit und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Büro-/Verwaltungsbereich.
• Erfahrung im Kanzleidienst oder Verwaltung von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• EDV-Kenntnisse, idealerweise in ELAK und eRecht.
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke.

Responsibilities

• Administrative Betreuung des Büros der Stabsstelle Recht und Sekretariatsarbeiten.
• Unterstützung bei Schreibarbeiten für rechtskundige Referentinnen und Referenten.
• Erstellung, Bearbeitung und Änderung von Dokumentvorlagen und Schriftstücken.
• Bearbeitung von Gesetzesnovellen und Arbeiten im eRecht-System.
• Verwaltung des Posteingangs und Terminkoordination der Stabsstelle Recht.
• Ansprechperson für das Elektronische Aktensystem (ELAK).
• Mitwirkung an Bildungsinvestitionsgesetz-Vorhaben.

Skills

Deutschkenntnisse

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Belastbarkeit

Flexibilität

Education

Lehre als Bürokaufmann/Bürokauffrau oder Verwaltungsassistenz oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS Office

ELAK

eRecht

Job description

Stadt Wien (Allgemein)

Wir haben das klare Ziel: unser Wien tagtäglich zu einer lebens- und liebenswerten Stadt zu machen, in der sich jede Bewohnerin und jeder Bewohner in gleichem Maße und bei gleicher Qualität auf unsere Leistungen und Services verlassen kann. Dazu brauchen wir Sie!

Informationen Dienststelle

Die Abteilung Stadt Wien - Schulen (MA 56) ist als Schulerhalterin für die Errichtung, Erhaltung, Modernisierung und Verwaltung der mehr als 400 öffentlichen Wiener Pflichtschulen (Volks-, Mittel-, Sonder-, polytechnische Schulen und Berufs- und Fachschulen) zuständig. Auf Landes- und Gemeindeebene sind wir die größte Schulerhalterin Österreichs. Täglich schaffen wir damit die Basis für einen bedarfsorientierten, modernen und qualitativ hochwertigen Schulbetrieb für rund 128.400 Kinder und Jugendliche sowie mehr als 15.000 Pädagog\*innen dieser Stadt.

Text Stellenbesetzung

Folgende Stelle wollen wir besetzen:

Ihr Aufgabengebiet

• Sie übernehmen die administrative Betreuung des Büros der Stabsstelle Recht und erledigen anfallende Sekretariatsarbeiten insbesondere für die Stabsstellenleitung.
• Sie unterstützen bei Schreibarbeiten für rechtskundige Referent\*innen sowie für die den sprengelfremden Schulbesuch administrierenden Referent\*innen.
• Sie sind verantwortlich für die Erstellung, die Bearbeitung und die Durchführung sämtlicher Änderungen bei Dokumentvorlagen und Schriftstücken.
• Sie unterstützen die Bearbeitung von Gesetzesnovellen und führen entsprechende Arbeiten im elektronischen Rechtsinformationssystem eRecht durch.
• Sie sind verantwortlich für die tägliche Verwaltung und Bearbeitung des Posteingangs der Stabsstelle Recht.
• Sie verwalten die Terminkoordination der Stabsstelle Recht.
• Sie führen und aktualisieren die Terminliste für die Erledigungen der Stabsstelle Recht sowie den Rückstandsausweis.
• Sie fungieren als Ansprechperson für das Elektronische Aktensystem (ELAK).
• Sie wirken bei der Abwicklung des Bildungsinvestitionsgesetzes sowie bei vergleichbaren Vorhaben mit.

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene Lehre als Bürokaufmann/Bürokauffrau oder Verwaltungsassistenz oder eine gleichwertige Ausbildung.
• Sie bringen Erfahrung im Kanzleidienst, in der Verwaltung bzw. Administration oder in der allgemeinen Sachbearbeitung mit.
• Sie verfügen über ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Sie weisen sehr gute EDV-Kenntnisse auf, insbesondere in MS Office sowie idealerweise in ELAK und eRecht.
• Sie können Prioritäten richtig setzen und Arbeitsabläufe effizient und selbstständig organisieren.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise aus.
• Sie sind belastbar, flexibel, genau und haben ein sicheres Auftreten.
• Sie arbeiten gern im Team und verfügen über soziale Kompetenzen.

Unser Angebot

• Beschäftigung in Vollzeit (40 Wochenstunden)
• flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• Essenszuschuss
• Sicherer Arbeitsplatz in einem krisenfesten Umfeld
• mobiles Arbeiten nach Abschluss der Einarbeitungsphase
• Gratis Jahreskarte der Wiener Linien nach 30 Monaten Zugehörigkeit

Wir bieten ein Einstiegsgehalt von 2.929,77 Euro brutto monatlich (40 Wochenstunden, 14x jährlich). Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten kann sich ein höheres Gehalt ergeben.

Kontakt

Stadt Wien - Schulen (MA 56)

Mollardgasse 87, 1060 Wien

Herr Mag. Udo Graßl

Tel.: [phone]

Haben wir Ihr Interesse geweckt?